「資料の印刷はもうやめます」Garoonを使った
ペーパーレス化への挑戦

働きやすい環境づくりの一環として、NotesからGaroonへの移行を決めた

2005年にパッケージ版を導入、その後クラウド版に移行し現在まで10年以上Garoonを利用しているハヤシ海運。以前はLotus Notesを利用していた。

「Lotus Notesは標準機能でも結構難しく、なかなか使いづらかったんです。ITの展示会でたまたまサイボウズを知り、デモを見せてもらうと分かりやすく使いやすかった。我々にはこの方が合うと思いました。」（林社長）

ハヤシ海運にとってグループウェアを含めた社内システムの整備は大きな意味を持っている。同社が常に経営の柱に掲げてきたのが人材育成・人材確保。優秀な人材に長く働いてもらうために、従業員にとってストレスなく使える社内システムを整備することの必要性を感じていたという。

「使いやすさ」が導入の決め手となったGaroon。ユーザー画面だけでなく、システム管理画面が使いやすいことも評価につながっている。現在、Garoonのシステムの実務担当者をしている東氏は取材の半年前に入社したばかりの新人だ。

「Notesと比べるとGaroonは癖がないのがいいですね。標準機能が充実していて、特に設定を変えなくても利用できるので、社員からの問い合わせが少なく助かっています。またユーザー管理などもすべてGUIでできるので難しくはないですね。私はもともとIT知識がほとんどなかったのですが、ユーザー追加やアクセス権の管理などは1、2回やれば1人でできるようになりました。」（東氏）

Garoonは事務系の社員中心に約120ライセンス契約しており、ほぼすべてのアカウントがアクティブに使われている。特に大きな効果として現れたのはペーパーレス化だ。以前は紙で行なっていた役員会議の資料配布をGaroonで行うようになった。

「毎回印刷していた会議資料を、事前にスケジュールで共有するようにしました。最初は社員からの抵抗もあり、『これまでどおり紙で資料が欲しい』という要望も寄せられたのですが『資料はすべてグループウェアのGaroonの中に入っているので、必要でしたらご自身で印刷願えませんでしょうか』とあえて突き放しました。

そうこうしているうちにGaroonの使い方に慣れてきて、逆にいちいち紙に印刷するのが面倒になり、ペーパーレスが定着していきました。いまでは紙の資料を渡すと『いらない』と逆に突き返されるほどで、ずいぶん会社の雰囲気が変わりました。」（榎課長）

メッセージ、ワークフロー、マルチレポート、スケジュール…とすでにGaroonの機能を使いこなしているハヤシ海運。今後はスペースの利用も検討しているという。

「プロジェクトメンバーとのやりとりにスペースを使いたいと思っていて、試験的に運用しているところです。以前はメールでやりとりしていたんですが、メールだと情報が流れてしまって、対応に漏れが出たりすることがよくありました。

スペースを使えばそこに情報が集約されます。スペース以外でやりとりした場合も公式な決定事項はスペースに書くように運用しているので、スペースさえ見ていれば漏れなく対応できる。あと、メールだとどうしても文が堅苦しくなりますが、スペースはより気楽にコメントできるのもいいですね。」（木村部長）

現在は試験的に一部のプロジェクトのみで利用しているが、今後は他拠点でも使えるようにしたいそうだ。