Garoon

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兵庫県伊丹市では「超勤レス」「ペーパーレス」「キャッシュレス」の3つを柱とする「Smart Itami宣言」を2019年に発表。2022年の新庁舎移転も見据え、働き方改革や業務効率化に取り組んでいます。近年は新型コロナウイルス感染症対策に伴う新しい生活様式への対応も必要となる中で、2021年にサイボウズのGaroonとkintoneを導入し、情報共有基盤を刷新しました。導入の経緯について、総務部 デジタル戦略室 主幹 伊藤 公男さん、同室 主査 竹中 史明さん、同室 主任 村社 朋代さんにお話を伺いました。

INDEX.01 導入前の課題

20年使い続けたNotesの管理負荷が増大
ペーパーレス、Web会議対応も必要に

――はじめに、伊丹市におけるデジタル戦略の方向性やデジタル戦略室の位置づけなどについて教えてください。

伊藤さん:伊丹市では国のデジタル化に先駆け、2019年に「超勤レス」「ペーパーレス」「キャッシュレス」の3つを柱とした「Smart Itami 宣言」を行い、働き方改革、業務の効率化を全庁で推進しています。その中でデジタル戦略室は、システムの標準化やテレワークの促進、行政手続きのオンライン化など、伊丹市の総合的なデジタル化推進を担っています。また、2022年度に予定している新庁舎移転に向け、新庁舎に合わせたシステム構築、業務改善、ペーパーレス化も重点施策として取り組んでいます。

総務部 デジタル戦略室 主幹 伊藤 公男さんの写真

総務部 デジタル戦略室 主幹
伊藤 公男さん

――今回は新たにグループウェアの刷新を行ったとお聞きしました。従来利用されていたNotesにはどんな課題があったのでしょうか?

竹中さん:20年ほど業務基盤として運用してきたことでNotesDB(Notesで実現していた業務アプリケーション)が肥大化し管理負荷が大きくなっていました。運用には専門知識が必要なので、システム改善が必要なときは情報部門に依頼してもらうしかなく、スピーディな改善が難しくなっていました。また最近はスマートフォンやタブレット端末など、多種多様なデバイスを使うようになっているので、クライアントサーバー型から脱却しWebブラウザベースのシステムへの移行も必要でした。これらの課題を踏まえ、2018年から移行を検討し始めました。

――2018年から検討開始して導入まで3年間。さまざまな状況の変化があったと思います。

竹中さん:そうですね。検討中に状況が大きく変わりグループウェアに求める要件が増えました。まず2019年の「Smart Itami 宣言」と新庁舎移転決定により、ペーパーレス化の重要性が高まりました。新庁舎は紙の保管スペースが少ないので、紙資料の削減が必須になったのです。また2020年以降は新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークが進みWeb会議が増えました。しかし当時はWeb会議の会議室をExcelで管理していたり、専用のPC端末の予約が必要だったりと、手軽に利用できるものではありませんでした。Web会議のスムーズな運用も含め、新型コロナウイルス感染症対策に適した新たな生活様式への情報基盤づくりが要件に加わり「新型コロナウイルス感染症対応地方創生臨時交付金」も活用しながら移行を進めることになりました。

INDEX.02 導入の決め手

現場主体のデジタル化推進には
高い専門知識がなくても使いこなせるツールが必要

総務部 デジタル戦略室 主任 竹中 史明さんの写真

総務部 デジタル戦略室 主査 竹中 史明さん

――今回クラウド版のGaroon、kintoneを導入いただきました。オンプレミスやLGWAN-ASPを選択する自治体もある中、なぜクラウドを採用されたのでしょうか?

竹中さん:先ほどの経緯のとおり、コロナの影響で予算の組み換えを行った関係で、本格的な製品選定を開始しRFPを出したのが2020年9月でした。その後、2020年10月に製品決定、2021年2月から段階的に稼働開始と、非常にタイトなスケジュールでした。プロポーザル方式で各社に提案を求めましたが、導入期間が短いこともあり全ての提案がクラウドでした。折しも2020年12月に総務省の「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」が5年ぶりに改定され、自治体でもクラウドを取り入れやすくなっており、クラウドの採用は自然な流れでした。

――サイボウズのクラウドサービスを利用するにあたりセキュリティの不安はありませんでしたか?

竹中さん:現在、伊丹市では職員端末がLGWAN接続系にあり、特定通信でクラウドにアクセスしています。グループウェアは総務省からも提示されているとおり個人情報を持たないシステムではありますが、提案評価ではセキュリティを最重視しました。外部からアクセスできない仕組みで、かつ特定通信で利用するので、セキュリティは十分保たれていると考えています。サイボウズのクラウドサービスはISMAPにも登録されたので安心感がありますね。

伊丹市のGaroon、kintoneの利用方法

伊丹市のGaroon、kintoneの利用方法。職員はLGWAN系から特定通信でサイボウズのクラウドサービスに接続している。

――Garoonとkintoneを採用いただいたときの選定基準を教えてください。

竹中さん:NotesDBの移行が必要なのでまずDB作成機能のあるツールが必要でした。kintoneはNotesで利用していたDBを再現でき、操作がとても簡単です。フォームブリッジなど連携製品を利用すれば市民・事業者等との情報のやり取りもできます。他のDB作成ツールも検討しましたが、操作の手軽さ、外部連携の両方を満たしていたのはkintoneでした。


kintone :サイボウズの業務アプリ開発プラットフォーム。業務に合わせたシステムをすばやく作成できる。
フォームブリッジ :kintoneと連携できるWebフォーム作成サービス。

Notesではスケジュールや掲示板、メールなども利用していたので、それらの基本機能を実現できるものとしてグループウェアも必要でした。1500名程の職員が毎日利用するため操作のしやすさを重視しました。複数のグループウェアを職員20名程に実際に操作してもらい、アンケートを取った結果では、Garoonが使いやすいという声が1番多かったです。「洗練された使い勝手のいいサイボウズは令和のシステム」と表現した職員もいましたね。さらに、すでに導入が決まっていたCisco Web会議システムWebExと連携できるなど、他システムとの連携によって使い勝手を高められる点も高く評価しました。画面の使いやすさと、システムの連携性、さらにNotesからの移行実績を総合的に評価しGaroonを選びました。

――「Smart Itami宣言」の中にも含まれる業務改善の観点ではいかがですか。

竹中さん:現場が求めるスピード感で業務改善をしていくには、ある程度現場が主体的にデジタル化を進められる環境づくりが必要と考えていました。


Garoonとkintoneはアプリ作成やアクセス権の設定変更など、管理権限の一部を移譲できるので、管理を現場に任せることができます。やはり現場のことは現場の担当者が1番知っています。自分の仕事がどうやったら楽になるのか?を自分で考え、改善できるようにすれば業務改善はより早く進められます。現場の細かい設定は担当者が進める一方、デジタル戦略室はその伴走役となって、より上位の戦略を推進する。このような体制ができれば、伊丹市のデジタル化戦略全体が底上げできると思いました。

ーーExcelやPowerPointなども一緒に利用できるMicrosoft 365という選択もあると思いますが検討されましたか。

竹中さん:Microsoft 365を含めたご提案もありましたが、グローバルIPアドレスが頻繁に変更されるため、特定通信で運用する伊丹市では管理が煩雑になってしまいます。また使い勝手の点を考えても、kintoneとGaroonの組み合わせの方が本市には適していると判断しました。

INDEX.03 導入効果

権限移譲による管理負荷軽減と
約43万枚のペーパーレス化
を実現

――具体的にどんな使い方をされているのか教えてください。

村社さん:1500名程の職員が利用するシステムとしてGaroonおよびkintoneを活用しており、2,3名で運用管理を行っています。Garoonはスケジュールや、施設予約、メール、ファイル管理、掲示板、ワークフロー、スペースと、ほとんどの機能を利用しています。

総務部 デジタル戦略室 主任 村社 朋代さんの写真

総務部 デジタル戦略室 主任
村社 朋代さん

――少人数で1500名のシステムを管理するのは大変だと思いますが、導入前の課題として挙げられていた管理負荷についてはいかがですか。

村社さん:Notesではカスタマイズをして運用していた掲示板やファイル管理が、標準機能で利用できるようになり、運用しやすくなりました。以前は、掲示板やフォルダの権限設定を情報部門側で行っていたため手間がかかっていましたが、Garoonの掲示板やファイル管理は一度作った後は担当者側で権限設定が変更できるため、運用負担を大きく軽減できました。プロジェクトの情報共有についても、以前は毎回情報部門へ設定依頼がきていましたが、今は担当者が自由にGaroonのスペースを立ち上げ、やりとりできるようになりました。例えば新庁舎移転のプロジェクトもスペースで情報共有しています。

掲示板のキャプチャ

掲示板は部署ごとにカテゴリーを作成して、各部署で運用している

――職員の方々にとっても、自分たちで設定できた方が依頼の手間が省けて効率的ですよね。新庁舎移転の重要課題だったペーパーレスについてはいかがですか。

村社さん:これまで紙で行っていた約300種類の庁内の申請手続きをGaroonのワークフローに置き換えたことで、年間約18,000枚分の紙出力を削減できました。以前は承認者の机に申請書の紙が滞留してしまうことも多かったのですが、ワークフローにしたことで承認スピードが早くなり、3日程かかっていた申請が1時間程度で承認されるようになった例もあります。2022年には別途導入を進めている電子決裁システムが稼働し、庁外を含めた公的な申請も電子化するのでさらに紙ペーパーレス化が進められると思います。


他にも、これまで紙の冊子で配布していた予算、決算、行政計画などの資料をGaroonのファイル管理で共有することで年間約410,000枚分の紙が削減され、過去の資料も大型ファイル約2,000冊分を廃棄できました。紙で運用していたころは、誤字脱字があれば修正用のシールを作って徹夜で直すといった作業もありましたが、今は電子ファイルの修正だけで済み、資料の管理負担がとても楽になりました。
ワークフローとファイル管理で、合わせて約430,000枚分の紙資料が削減、印刷費用は年間約100万円削減できたのは大きな効果です。

ワークフローの申請一覧のキャプチャ

庁内の申請業務は紙からワークフローへ移行した

ファイル管理の一覧画面キャプチャ

ファイル管理は部署ごとにフォルダーを作成して、各部署で運用している

――庁内資料の多くを電子化されたのですね。資料を紙で配って欲しい、という要望はありませんでしたか。

竹中さん:もちろん紙の方がいいという方もいますが、新庁舎移転のために紙の削減が必要であることを繰り返し説明しています。新庁舎移転が職員共通の合言葉になっていますね。また最初に部長以上が集まる会議で、Microsoft Surfaceを導入しペーパーレスを実践するなど、上層部が率先して取り組んだことも大きいですね。

――新庁舎移転が合言葉になって、ペーパーレスが推進できたのですね。コロナ対策についてはいかがですか。

竹中さん:GaroonのスケジュールとCisco WebExを連携させることで、Web会議がとても楽になりました。以前はデジタル戦略室で予約を受けて、Excelの管理表を見ながら会議室を割り振っていましたが、今はGaroonのスケジュール上で会議室が予約でき、接続用のURLも表示されるので情報部門が入らずともWeb会議を開催できます。特にテレワークが広がってWebカメラなど機材の貸し出しも増えていますが、Garoonの施設予約で管理することで、機材予約がスムーズに行えています。先ほどのペーパーレス化とWeb会議連携によりテレワークしやすい環境が整いつつあります。

スケジュールの詳細画面のキャプチャ。

スケジュールを登録するとWeb会議へのリンクが自動で表示される。

――これまでGaroonの活用についていろいろお伺いしましたが、kintoneについてはいかがですか?

竹中さん:Notesで利用していた機能のうち、必要なものをkintoneのアプリに移行しています。例えば「市民の声システム」では市民からの質問の受付、回答の作成、承認までをkintoneで完結し市民へのスムーズな情報提供を実現しました。フォームブリッジ、kViewerなど連携製品を活用することで、市民や事業者とのやりとりもデジタル化が進んでいます。また「建築予定地に関する調査依頼書合議システム」では、これまで紙で行なっていた各課の承認作業をkintoneアプリ上で実現し、業務効率化に繋がりました。

kViewer :kintone内の情報を外部に公開するための連携サービス。

――NotesDBを全てkintoneで再現したのでしょうか?

村社さん:NotesDBは全部で200くらい稼働中のものがありましたが、最終的にkintoneで再現したDBは50程度になりました。大半は掲示板、施設予約、スペースなどGaroonの標準機能で実現できましたし、業務の棚卸しで移行が不要なものも多数見つかったためです。

――グループウェア移行が業務の棚卸しのきっかけになり、移行するDBを厳選できたのですね。中に入っているデータの移行についてはいかがでしょうか?

竹中さん:移行したデータはスケジュール、施設予約、ファイル管理、とかなり絞りました。スケジュールと施設予約はサイボウズ オフィシャル パートナーに移行作業をお願いし、ファイル管理は職員が手動で移行しました。掲示板やメールは移行せず、必要な場合は閲覧用に残しているNotesを見ています。職員には「Notesの再現ではなく、より現在の業務にあった新しいシステムに刷新するため、データ移行は最小限にしたい」と説明しました。Garoonやkintoneのマニュアルや動画は伊丹市独自のものをパートナーに作成してもらい、操作方法に迷わないよう準備を徹底しました。そのおかげもあり移行後大きな混乱はなくほっとしました。

Garoon、kintoneの導入効果の表。

Garoon、kintoneの導入効果

INDEX.04 今後の展望

各課にkintoneスペシャリストを育成
全庁的に活用したい

――Garoonとkintoneの利用を今後どのように広げていきたいですか?

伊藤さん:Garoonはポータルを広く開放し、部署ごとにポータルを作成してもらえるようにしたいですね。部署ごとによくある問い合わせをまとめて載せ、問い合わせの削減、職場のノウハウを蓄積・共有するなど、現場の業務改善につなげてほしいと思っています。例えば職員服務規則の周知や各種事務の手引きなど、職員用の情報を充実させていければと思っています。

竹中さん・村社さん:kintoneに関しては、現場で業務改善を進められるようにしたいです。現在はデジタル戦略室のメンバーが中心に管理していますが、ゆくゆくは140ある課それぞれにkintoneのスペシャリストを育成したいと考えています。そのために職員向けのkintone研修も今後行う予定です。現場にはブラックボックス化したマクロ入りのExcelファイルが多数ありますが、それらも必要に応じてkintoneに移行できればと思っています。

――デジタル戦略全体としては、今後どのようなことに取り組んでいきたいですか?

伊藤さん:新庁舎を起点とした新しい窓口サービスの構築を進めていきたいです。市民の皆さまが来庁せずとも知りたい情報にアクセスでき、申請をはじめとした各種手続きができるようなオンライン化をさらに推し進めていきたいと考えています。もちろん、スマートフォンやパソコンに不慣れな方もいらっしゃるので、庁舎の窓口も併用しながら「お待たせしない」「書かなくてもよい」スマートな窓口を目指します。


2040年に現役世代の人口が急減するいわゆる「2040年問題」を見据え、仮に職員が半減しても業務が維持できる環境づくりが喫緊の課題です。今回のグループウェア刷新をはじめ、AIやRPAなどのテクノロジーを活用することで「Smart Itami 宣言」の一定の成果がでてきておりますが、今後、持続可能な行政運営に向けて伊丹市全体のデジタル化を推進していきたいです。

伊丹市総務部デジタル戦略室の3人が映った写真

伊丹市総務部デジタル戦略室の皆さま

INDEX.05 詳しい使い方

スケジュール・kintone連携

スケジュールは公開で活用

職員同士の予定調整が効率化

スケジュールの画面キャプチャ

スケジュールは原則公開で登録し、空いている日時には事前連絡なしで予定を入れて良い運用にしています。市長・副市長の予定もスケジュール上で閲覧でき、日程調整が効率化しました。

スケジュールの画面キャプチャ

職員の予定の多くが誰でも見られる状態で登録されている

機材管理は施設予約で

Web会議用の機材の予約忘れ防止に

施設予約の画面キャプチャ

Web会議用のWebカメラ、貸出し用のPCは施設予約で管理。スケジュール登録時に複数の機材を一緒に予約できるので、打ち合わせに必要な機材が揃っているか一目でわかるようになりました。

施設予約の画面キャプチャ

Web会議用のWebカメラなどの機材、備品は施設予約で管理されている

市民の声システム、公文書の件名公開などをkintoneで実現

連携製品の利用で庁外との情報共有も可能に

kintoneの画面キャプチャ

「市民の声システム」ではフォームブリッジで市民の声を受け付け、kintoneのアプリで回答作成と庁内承認を行い、kMailerで市民への回答を行うため、情報の一元管理、迅速な回答が可能になりました。

kMailer  :kintoneと連携できるメール送信システム。

市民の声システムの構成図

フォームブリッジで市民の声を受け付け、kintoneのアプリで回答作成と庁内承認を行い、kMailerで市民への回答を行う

市民の声の受付フォーム

フォームブリッジで作成された市民の声の受付フォーム

kintoneで作成された「市民の声システム」アプリの画面キャプチャ

kintoneで作成された「市民の声システム」アプリの画面。回答作成と庁内承認を行い、kMailerで市民への回答を行う。

「公文書の件名公開」ではkViewerを利用し、kintone上で承認された公文書の件名が即時公開できるようにしています。

公文書の件名公開の構成図

公文書の件名公開の構成図

kViewerで作成された公文書の件名一覧

kViewerで作成された公文書の件名一覧

kintoneで作成された「公文書の件名公開」アプリの画面キャプチャ

kintoneで作成された「公文書の件名公開」アプリの画面

「建築予定地に関する調査依頼書合議システム」では従来は外部業者が複数の部署に申請を出していた申請をまとめて受けられるようにし、作業負荷が軽減されました。

kintoneで作成された「建築予定地に関する調査依頼書合議システム」アプリの画面キャプチャ

kintoneで作成された「建築予定地に関する調査依頼書合議システム」アプリの画面

「議会答弁書管理」では議員からの質問と回答を一元管理。回答の作成と関係部署の確認がkintone上でできるようになりました。回答時間の計算ができる仕組みも実装しています。

kintoneで作成された「議会答弁書管理」アプリの画面キャプチャ

kintoneで作成された「議会答弁書管理」アプリの画面

取材日 2021/11/15

伊丹市

業種
自治体・官公庁
利用規模
1000〜1999名

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