100校以上の教室で情報共有部門横断プロジェクトを成功に導くグループウェア

株式会社日能研様

パッケージ版教育機関 1000〜1999名ポータルスペース運用・管理工数の低減速度・パフォーマンスの改善部署・拠点間コミュニケーション

神奈川県横浜市に本部を置き、日本全国に100校以上の教室を開設する中学受験予備校、株式会社日能研（以下、日能研）。中学受験の世界に初めてコンピューターによる成績処理システムを導入し、そのテクノロジーは今も最先端を歩み続けています。「子どもの学びが真ん中」をテーマに、知識をまる暗記して合格するのではなく、子どもたちが自分で主体的に考えること、その未来をともに作ることをサポートしています。

日能研はこれまで13年間使った他社グループウェアから2015年に全社の情報共有基盤としてサイボウズの「Garoon(ガルーン)」を採用。今回は導入に向けた製品選定から運用に携わるシステムサービス部の吉永様、古川様、三枝様、髙木様、子ども未来進学センターの久保様にお話を伺いました。

01.導入前の課題

ハードウェアの老朽化で動きが遅くなっていたシステム

02.導入の決め手

ユーザーの使い勝手はもちろん、きめ細やかなアクセス権、管理権限の委譲などの管理機能を評価

03.導入効果

スペース活用により業務スピードを向上。部署や組織の垣根を越えた情報共有でプロジェクトを成功に導く

04.今後の展望

子どもたちのサポートにつながるよう更なる活用を目指す

INDEX.01 導入前の課題

ハードウェアの老朽化で
動きが遅くなっていたシステム

同社では、2004年より他社グループウェアを導入し、13年間利用していました。

「従来使っていたハードウェアが老朽化し、利用者の増加もあいまってグループウェア自体の動きが遅くなっていました。またWebブラウザーの対応バージョンが限られていたため、一部で不具合が発生するようになっていました。」（古川氏）

INDEX.02 導入の決め手

ユーザーの使い勝手はもちろん、
きめ細やかなアクセス権、管理権限の委譲などの
管理機能を評価

プロジェクト管理を行うことをベースに候補に上がっていたのは、Garoonを含む6製品。選定条件には以前のグループウェアで出来ていたことが変わらず出来るかといった視点やユーザーの使いやすさ、管理機能がありました。

「まず、以前のグループウェアで行っていた業務の再現が出来るかどうかを重視しました。Garoonはメッセージ、スペース、ポータル、掲示板、ファイル管理などの機能をセットで備えているため、以前のグループウェアとほとんど同様のことができると思いました。また、試用をするなかで使い勝手も良さそうだと分かりました。スペースだろうとメッセージだろうと、通知が全て一緒に見られるのは素敵ですね。」（三枝氏）

「Garoonはマニュアルを見ながら比較的容易に構築ができました。管理権限を委譲できる点やきめ細かなアクセス権を設定できる点など、運用管理のしやすさの点も評価しました。」（古川氏）

INDEX.03 導入効果

スペース活用により業務スピードを向上。
部署や組織の垣根を越えた情報共有で
プロジェクトを成功に導く

プロジェクトベースでイベントが進むことが多い同社は、スペース機能の活用が盛んです。一定期間のなかで動き、メンバーが決まっているもの、進捗管理をしたいもの、複数のディスカッションを管理するもの、リアクション機能を使いたい場合にスペースを利用しています。

「みんなが積極的に利用していることからも分かるように、スペースの使い勝手はよいですね。一覧性があり、自分の興味のあるスペースにアクセスすることもできます。それぞれの部署ごとではなく、いろいろな組織や部署の人間が集まってプロジェクトベースで動くことが多いため、スペース機能は当社にぴったりだったなと感じています。」（久保氏）

「たとえば入試問題の管理にはスペース機能を利用しています。お昼過ぎに私立中学の入試が終わって生徒が問題を持って教室にくると、「〇△中学入試」というスペースをたてて、問題を入手できたことを100校近くある教室に通知します。同時に問題を解く先生を募集し、担当が決まります。問題が解き終わるとファイルサーバーに解答をアップし、それをスペースで知らせることで、スピーディーに解答を共有し、その後も2回、3回と続くテストの傾向を掴み、対策するのに活かしています。また、以前と比べてディスカッション名が変更できるのがスペースのいいところで、全ての問題の解答が格納されると【完】の文言をディスカッション名に追加しています。終わったことがひと目で分かるのでよいですね。」（久保氏）

「ほかに各種イベントや部署のタスク管理にもスペースを利用しています。過去の成功プロジェクトのディスカッションが再利用できる機能はとても便利で、過去にどんなやりとりやタスクがあったのかを参考にしながらプロジェクトを進めていくことができています。また、全体発信が多いので、抜けもれなく宛先を再利用して発信できるのは役立っています。」（三枝氏）