12,500名で利用する情報共有システムをNotesから刷新 連携でより便利に

――新たな基盤としてどんな環境を希望していましたか。

利便性の高い標準的な機能が利用可能なクラウドサービスであること、そしてファイル管理やスケジュールなどNotesで利用されてきた機能がきちんと再現できるものを選定基準にあげました。また、学生の認証情報生成を行う利用者管理システムで採用していたシングルサインオンの基盤となるShibboleth認証に、教職員ポータルも移行できることも必須でした。新しいSaaS型のサービス、日本で通用しているサービスをそのまま使うべきだという考えもありました。

――NotesDBで作成されていた独自のアプリを再現するべく、サイボウズのkintoneが生かされているわけですね。

はい。当初の要件からNotesDBで実現していた機能が移行できることがありましたので、そんなNotesの独自のアプリが作れるものとしてkintone、グループウェア機能としてGaroonを組み合わせて使うという応札結果になりました。

――Garoonをどのようにして使っているか教えてください。

教職員ポータルの基盤であるGaroonは、派遣職員も含めた12500名ほどの教職員全員が利用しており、kintoneはおよそ700のアカウントで運用しています。 Garoonで利用しているのは、ファイル管理やスケジュール、施設予約、そして掲示板の機能などNotesで利用率の高かったアプリケーションが中心です。

他にも、Notesにて複雑に構築されていたワークフローも基本的にはGaroonに移行し、一部kintoneと連携して以前同様のフローを実現しています。なお、スペースやメッセージ、電話メモ、ToDOなどGaroonが持っている機能は全て開放しており、自由に利用できるようにしています。

――複数のクラウドサービスをどのように連携させているのでしょうか。

Garoonとkintone、Google Workspaceという各クラウドサービスを活用していますが、全員がアカウントを持っているわけではないため、個人アカウントと共用アカウントをうまく変換させるなど、フルスクラッチでユーザー情報が連携できるように作り込んでいます。例えば、Googleのグループ配信機能を使う場合は、Garoon上の申請フォームから申請してもらい、その情報をGoogleのグループに配信したり、kintone上で管理している二次グループの管理簿アプリに配信したりといったことを行っています。

――NotesからGaroonに移行したことで、得られている効果はどんな点でしょうか。

クラウド環境に移行したことでサーバのメンテナンスについては不要になりましたし、Notesのために2名ほど抱えていた開発者を1名体制に切り替えることができたのは効果の1つと言えます。また日常の運用については、ブラックボックスだったNotes環境から脱却したことでだいぶクリアになりました。権限の整理などは移行時に苦労したものの、Garoonへ移行したことで運用負荷が軽減できた点は大きな効果だと考えています。

そして、BCPの観点でも効果がありました。以前は事業継続に関しては、BCP環境として遠隔地にバックアップを持つぐらいでしたが、SaaSに移行したことで安心感が得られています。大学独自でBCP環境を構築するとなると相当なコストがかかりますが、最小限の費用でBCP環境が整備できたことも効果として見ています。

――利用者からの反応はいかがでしょうか。

Notesと比べてグループウェアの利用率が向上していると考えています。今では事務職員が教員のスケジュールを登録するなど、スケジュールそのものをオープンな形で運用しており、本来のグループウェア的な使い方になってきていると思います。また、これまで情報セキュリティの観点からメールへの情報添付を避けるように啓蒙活動を続けてきましたが、ファイルをGaroonでやり取りすることで、メールに添付ファイルを使用することが徐々に少なくなっていると思います。
現在の環境が整備できたおかげで、メールリテラシの向上にもつながっているはずです。

――他に、カスタマイズをされて工夫されている点はありますか。

掲示板の情報に関しては、全学向けのお知らせと部局内限定の情報が混在しているため、自分宛てのお知らせだけをうまくゾーニングして表示するようにしています。また、掲示板のフォルダ構成も、全学向けのお知らせを掲示する総合掲示板と、情報環境機構や企画・情報部など各組織のフォルダをルート直下に配置し、切り分けて選択できるようにしています。研究科と研究所など複数の組織を兼務している人は、人事上の所属組織だけでなく双方の組織の情報にうまくアクセスできるようにしなければならず、複数所属設定を可能にするなど、使い勝手を高めるような工夫を施しています。

文言表現や更新日の出方といった細かな要望は寄せられることもありますが、細かな要望に対応してしまうと以前のNotes同様に複雑になり、運用コストも膨れ上がる。実はどの大学でもみんな同じ課題を持っているのが実態ですが、カスタマイズする方がデメリットは大きい。汎用的なSaaSなので頑張って使ってくださいと内心思っています（笑）。

――今後どんな点を改善していきたいと考えていますか。

教職員用ポータルについては、まだ教員の利用率が十分とは言えませんが、SaaSに切り替えられたことだけでも大きな一歩です。実際には、学内ホームページ上にある掲示板的な機能で情報確認したいという多くの教員の要望を叶えているのですが、どうしても学内共通の認証基盤を利用することがネックとなり、Garoonの掲示板への移行はそれほどすすんでいないようです。それでも、当初よりも教職員用のポータルにアクセスいただけるようになってきているため、さらに利用しやすい環境を整備して、利用率を向上させていきたいですね。

――SaaSやPaaSというプラットフォームに関して、今後どのようにお考えでしょうか。

正直に言えば、もうオンプレミスで独自の環境で運用する時代ではないと考えています。自治体が進めているパッケージの標準化同様、大学でも同じようなことを進めていくべきです。法人化の流れのなかで大学ごとに業務システムが個別に構築されてしまったために、データやシステムの互換性が悪くなり、データの利活用が進まないのが問題になっています。

それを解消するための1つの方法が、SaaSやPaaSを使っていくことではないでしょうか。アカデミックな機関向けの共通ガイドラインのようなものがあればベストですが、現実的な解はクラウドを利用してデータやシステムの互換性を高めていくこと。国にはそんな旗振りをして欲しいと思いますし、その動きに京都大学は貢献していきたい。他の大学の皆さんもぜひご協力いただければと思っています。