勤怠管理と連携し働きやすい環境整備 勤怠の見える化と入力工数削減を目指す

1964年に創立され、食品をはじめ、ケミカルや電子材料、医療など幅広い業界に多種多様な粉体プラントを提供している東洋ハイテック株式会社。創業以来、粉体機器の販売や粉体プラントエンジニアリング業務を専門に手掛けており、様々な会社の製品と自社の粉体ハンドリング技術を組み合わせて最適なプラントを構築するエンジニアリング機能と、自社製品を扱うメーカー機能を併せ持っているのが特徴だ。粉体プラント構築に関する高度な技術と豊富な経験を武器に、世界中の顧客に粉体プラントを提供、粉体装置のリユース事業や受託加工事業など粉体に関連したさまざまなソリューションを展開している。

以前の仕組みでは、残業申請や休暇申請をGaroon上のワークフローで提出し、申請が承認されたらスケジュールに内容を記入。さらに月末にはExcelに自分の1ヶ月の勤怠情報をまとめて提出する必要があり、煩雑な管理になっていた。

新たな勤怠管理では、正確な打刻ができること、手間なく勤務表が作成できることが必要とされた。「自己申告ではなく正確な勤怠状況を把握することと、ExcelとGaroonでバラバラになっていた勤怠報告の手間をなくすこと、この２つを実現したいと考えていました」と山田氏は話す。

勤怠管理の改善の検討に着手した山田氏。特に重視していたのは、Garoon、勤怠管理、そしてワークフローが連携できる仕組みだったという。「グループウェアと勤怠管理システムが別になってしまうと、ユーザー側は2つのシステムにログインしなければいけないし、管理側の手間もかかります。スムーズな勤怠管理を実現するには、グループウェアと勤怠管理、ワークフローが連動して動く必要がありました」

しかし、同社の仕様に適した、十分な機能が備わったものがなかなか見つからなかったという。

「当社の勤務状況は、プラント構築のためにお客様の工場に常駐しての残業や、2交代や3交代など現場によって複雑な勤務パターンが存在しており、シンプルなシステムでは対応できない部分もありました。世の中に適したものがないのであれば、使い慣れている既存のグループウェアをベースに、我々の勤務体系にマッチした形でカスタマイズできないか考えるようになりました」と山田氏は語る。そこで山田氏が着目したのが、Garoonの連携機能だ。

「Garoonは、連携して利用できるソリューションが豊富に揃っています。その中の１つ、ファイブクリック合同会社の“FCL勤怠管理システム for サイボウズ ガルーン”を採用しました。複雑な勤務環境にも対応でき、さらにユーザーから見るとGaroonの一機能のように利用できる。やりたいことが実現できると思いました」Garoonの拡張性を活かし、現場が使いやすいシステムを作り上げた。

以前まで、勤怠のワークフロー申請はGaroon、月次の勤怠報告はExcelと分かれており煩雑だったが、今回Garoonと勤怠管理システムを連携させたことで、スムーズな勤怠登録が実現できるようになった。

出社するときは、Garoon上のポータル画面に表示されたボタンを押すと、勤怠管理システムに勤務時刻が反映される。

残業をする場合などは、Garoon上のワークフローを使って残業申請を行うことで、勤務表に残業申請を行ったかが表示され、Garoonのスケジュール上にも自動的に申請が反映されるようになっている。

残業申請のみならず、有給申請や出張申請、休日出勤申請、私用外出申請などさまざまな申請業務がGaroon上で行えるようになっており、マネージャーが管理画面を見て勤務時間が適正かどうか一目で判断できるようになっている。打刻し忘れなどの場合はコメント欄にその理由を入力し、管理者側で判断できる仕組みだ。申請したワークフローがGaroon上のスケジュールにも自動的に表示されるため、従業員側はワークフロー申請とスケジュール登録の二度手間がなくなったという。

新たな仕組みでは、社外にいてもスマートフォンのアプリから打刻できるようになっており、管理者による承認も社外から可能だ。また、打刻時刻と共にスマートフォンのGPSによる位置情報を取得できる仕組みになっており、不正の防止や事故防止の記録としても役立っている。この位置情報のデータは、kintone（*1）で閲覧することができる。

給与計算システムへのデータの受け渡しもスムーズになった。以前はExcelの勤務表が給与システムと連携していなかったために転記作業が発生していたが、今は勤怠管理システム側からCSVで情報を取り出して給与計算システム側に流し込めるようになっており、転記の手間やミスの削減にもつながっている。

「Garoonと勤怠管理システムの連携によって、正確な打刻ができるようになりました。勤怠に関するルールが以前より守られるようになり、全社のガバナンス強化に大きく役立っています」と碓井氏は評価する。従業員が同じ情報を何度も入力せずにすむようになり、従業員の業務時間削減にも大きく貢献しているという。

なお、今回のプロジェクトを進めるにあたって、社外のメンバー含めたプロジェクトの情報共有およびコミュニケーション基盤としてGaroonの持つスペース機能が活用された。

Garoonについては、勤怠管理システムとの連携以外にも、さまざまな機能が日々の業務に活用されている。「すでに数年クラウド版のGaroonを利用していますが、スペースやファイル管理、電話メモなどの機能も便利で、社内のコミュニケーション基盤となっています。また、バックアップやBCP対策などに社内の人員を割くことなく運用できる点も助かっていますね。オンプレミス版の場合、データサイズが増えるとストレージの増強などが必要ですが、クラウドだけに管理工数含めて外部にお願いできるのはありがたい」と碓井氏。

「手始めに名刺管理システムとkintoneを連携させ、顧客管理や案件管理と連携させることで現場の入力負担軽減につなげていく予定です。単純な業務はRPAを活用するなど、できる限りの業務をIT化することが今経営から課せられたミッションの1つとなっています。そのための情報共有基盤として、Garoonとkintoneをさらに活用していきたい」と山田氏は語った。

*1…自由に業務システムが作れるwebデータベース。他システムとの連携やカスタマイズが可能。
*2…クラウド版Garoonユーザーの40%が、kintoneと併用をしている。