タイムライン型情報共有で時差のあるメンバー同士も快適にコミュニケーション

「店舗数と同時に従業員も増えていく中で、スピーディーに細部まで情報を行き渡らせるにはグループウェアのようなツールが必要だと感じて探しはじめました。「サイボウズ Office」の導入を決めた大きな理由の一つとして、画面がシンプルかつ分かり易いなど、ユーザーインターフェースが親しみやすいことから、利用者に特別な教育をすることなく使い始めることができる点でした。」（佐藤氏）

そして、最初の導入から6年後に、パッケージ版の「サイボウズ Office」からクラウド版「Garoon」へと移行します。移行の背景は何だったのでしょうか。

「社内にグループウェアが定着してきて、次のステップとして『売上を共有できるポータルを作ろう』『社内の決裁・承認フローを電子化しよう』という計画がでてきました。そこで、システムをクラウド化することにしました。この時も、特に他社比較はせずにポータル機能があり、クラウド版ならワークフローが標準搭載していたので「Garoon」を選びました。」（佐藤氏）

同社では、ここ数年人材育成の観点から本社から店舗への権限委譲をすすめ、それまで本社が行っていた店舗スタッフの採用業務や総務手続きなど、店舗で完結するようになったといいます。こういった権限委譲による業務改革で、本社と店舗間の情報共有やコミュニケーションは、一方通行中心から双方向へと変化してきました。グループウェア上でのコミュニケーションが定着することで業務にはどのような変化が生じたのでしょうか。

「例えば、人事では店舗毎にスペースを作って、採用した人毎にディスカッションを分け必要な手続きに関するやり取りをしています。この運用にしてから、採用時の事務処理で本社と店舗の役割分担が明確でスムーズに進むようになりました。スペースは大きなテーマがあって、テーマのなかで更に目的を分けてやり取りしたいときに便利です。」（佐藤氏）

同社ではG-Suiteも併用しています。主にGmailとGoogleドライブを利用されているとのことですが、どのように使い分けているのでしょうか。

「Gmailは社外とのやり取りに使っています。「Garoon」からGmailが起動するリンクを貼っているので、グループウェアを使っている延長上に「社外の人への連絡だからGmail」と自然と使い分けています。」（小林氏）

社内コミュニケーションには、サイボウズのグループウェアの特徴である、本文＋コメント欄を使ったタイムライン形式の利点を活かして効率化を実現する一方で、社外とのやり取りはグループウェアと切り離したG-mailで行うことで電子メールトラブルによくある、宛先指定ミスが原因で起こる社内からの情報漏えいの防止にもつながっていることが分かります。

バーニーズ　ジャパンのWebサイトには、バーニーズ　ニューヨークの理念は「Select, don’t settle. —選べよ、固執するな」の一言に集約されると書かれています。安閑と落ち着くことなく、常に新しいものを探し、選びつづけることを意味し、バーニーズ　ジャパンもその理念を受け継ぎ、バーニーズに関わる全ての従業員が “バーニーズらしくあること“を自らに課しています。

「バーニーズでのショッピングには、店舗で接客を受けながら買うことで初めて分かる発見や喜びがあり「またこのお店で」「またこの人から」買いたいと思わせる魅力がある。バーニーズで買い物をしたいと思ってくださるお客様のために、バックオフィスも含めてスタッフ全員の質を上げていく、そこにITの力は必ず必要だと思っています。グループウェアを使った日々の情報共有もそのためで、これからも上手く使っていきたい。」（佐藤氏）

「ITの面では、レジをiPadに変えて無駄を省くといった業務改善の他に、リアル店舗が持っているバーニーズならではの強みをオンラインストアでも活かしたいと考えています。今はデジタルコミュニケーションに力をいれています。」（小林氏）