クライアントサーバー型の旧グループウェアをリプレイスし効率的でセキュアに

ゼブラ株式会社様

クラウド版製造 500〜999名スケジュールポータル掲示板 kintone併用社外からの利用速度・パフォーマンスの改善

明治30年の創業以来、100年以上に渡って筆記具を作り続けているゼブラ株式会社（以下、ゼブラ）。日本有数の筆記具メーカーとして、筆記具を通して人々の創造を拡げていく活動を続けている。これまで単頭が当たり前だったマーカーで、両頭を実現した「マッキー」や、芯が折れない新しい機構を搭載したシャープ「デルガード」など、革新的な製品を続々と生み出している。
現状に満足することなく、飽くなき探求心を持ち、果敢に新たな技術・製品の開発に邁進している同社は、2015年に、1995年より20年間使っていたクライアントサーバー型の旧グループウェアの利用を見直し、クラウド版「ガルーン」と「kintone」へ移行した。今回はその狙いや導入効果について、情報システム課の狐塚氏に話を伺った。

01.導入前の課題

管理者がおらず、維持することがやっとだった

02.導入の決め手

業界スタンダード、シェアNo1、導入企業実績、サポート体制を高く評価

03.導入効果

システムトラブル、バージョンアップコストがゼロに

04.今後の展望

メールや紙ベースの業務の改善を図る

INDEX.01 導入前の課題

管理者がおらず、維持することがやっとだった

ゼブラの情報システム課は各工場、本社をあわせ10名前後。20年前に旧グループウェアを導入した担当者は退職しており、移行検討時に旧グループウェアの管理をメイン業務としている担当者はいない。また、旧グループウェアには特有の技術が必要で、その技術者は1人か2人しかおらず、現状を維持していくのも困難な状態だった。ゼブラが特に課題に感じていた4点がある。

1.サーバー老朽化とデータ量増加に伴うレスポンスの低下、障害の多発。
「当時はサーバーの停止や障害がたびたび発生していました。多い時は1週間に1回以上トラブルが起きていたため、早急な改善が求められました。」

2.サポートが切れているため、問題発生時の対処ができない
「サポートを受けるためには、数千万円以上の費用をかけてバージョンアップを行う必要があるので、このタイミングでシステムの管理を外のプロに一任したいと考えていました。」

3.PC以外の端末（スマホ、タブレット）から快適に利用できない。
「外出先からの利用に関しては、VPN経由で自分のPCを起動し、遠隔で旧グループウェアを見ている状態でした。数年前から営業部全員にiPadを配布していますが、操作性の観点から快適に利用することができず、結局、東京近辺の営業部の人は本社に帰ってきてから仕事をしていました。」

4.新しいアプリケーションの開発が困難
「掲示板を新しく作成することはもちろん、既存の掲示板のフォームを少し変更するにも特有の技術が必要で、敷居が高く大きな手間と感じていました。」

INDEX.02 導入の決め手

業界スタンダード、シェアNo1、
導入企業実績、サポート体制を高く評価

旧グループウェアからのマイグレーションにあたり、ゼブラはサイボウズを含め、ほかのグループウェア製品との比較検討を実施した。そのなかでもクラウド版「ガルーン」を選定した経緯について狐塚氏は以下のように語る。

「移行の際にはサイボウズの他、旧グループウェアのバージョンアップ、desknet's、Arielを比較検討しました。選定するにあたり、最も重視したのはシステムの運用やメンテナンス、BCP対策を一任できるかといった点です。まず、旧グループウェアのバージョンアップについては、このまま使い続けることに対する疑問があったこと、新たにサーバー一式とソフトウェアを購入する初期投資、運用コストが高いことを理由に断念しました。次にArielは、短期間で製品選定をしなくてはならないという時間的制約があった中で、時間内での移行イメージが出来ないことから不安要素があったことや、サーバーの管理を一任できなかったため断念。残ったのはクラウド版のグループウェアを提供しているサイボウズとdesknet'sでした。国内グループウェア市場において9年連続シェアNo1の業界スタンダードであることに加え、サポート体制が充実していること、直感的な使いやすさがサイボウズを選定する決め手になりました。業務が改善できるアプリを自由に作れる「kintone」があること、大手企業や有名企業の導入実績が多くあったのも理由のひとつです。また、「ガルーン」はオンラインデモサイトがあり、実際に製品を触ることで、導入後のイメージがつきやすかったです。」

INDEX.03 導入効果

システムトラブル、バージョンアップコストがゼロに

「前提として、使用する機能は異なるものの、旧グループウェアでできていた業務は「ガルーン」と「kintone」に移行してからも問題なく行えています。そのうえで、移行後はシステムトラブルがゼロになり、安定運用できていることが情シスとして非常に助かっています。また、今まではバージョンアップ費用が高価で、ソフトウェアに対する投資がなかなか認められない時代だということもあり、バージョンアップが実施できずにいました。しかし、今ではバージョンアップコストがゼロで常に最新バージョンを使用することができ、クラウド版「ガルーン」を選んだ恩恵を受けています。」

続けて、情報システム部門だけでなく一般ユーザーにも変化が見られたと狐塚氏は語る。

「社内の情報を公開、共有することで業務効率は向上したと感じています。以前はスケジュールを登録している社員は1割もいませんでしたが、ガルーンに切り替わった後は、半分以上がスケジュールを登録し、情報を共有しています。
たとえば工場と本社など、拠点をまたいだ社内打合せの際、今までは電話やメールで予定を確認し、調整業務だけで1~2日を要していました。ガルーンであれば、施設の予約も合わせて数分で済んでしまうことも可能になりました。出欠確認もスケジュール上で完結します。

メインポータル。重要な情報、見返す情報はお気に入りに登録しておくことで、後から容易に確認できる。

施設の一覧を表示したポータル。何時にどの会議室が空いているのかをひと目で確認できる。

ALLユーザー宛、工場ALLユーザー宛など、内容によって利用する掲示板を選択できるようにしている。

スケジュールを中心としたグループウェア機能の使い勝手がよくなったことで、社員に配布しているiPadの活用も進んだ。

続けて、情報システム部門だけでなく一般ユーザーにも変化が見られたと狐塚氏は語る。

「営業部に配布していたiPadは、旧グループウェアが快適に利用できないことが原因の一つで活用が進んでいませんでしたが、「ガルーン」に移行してからは変わりました。予定や通知の確認がストレスなく行えるので、利用率がグッとあがりました。
また、「kintone」ではアプリの開発も簡単で、商品マスタアプリ、プロセス管理（ワークフロー）を利用した特別物件管理アプリを作成しました。こちらのアプリについても出先からiPadで入力・確認できるようになっています。」