複数グループ企業のシステムをクラウド化で統合、
運用コストが半分以下に

「特に弊社の場合には、社内情報の大部分が「ガルーン」に集中していますから、例えば、大規模な首都直下型地震などが発生して、それが失われてしまうと、"過去"はもちろん、"未来"も一切見えなくなってしまいます。サイボウズに問い合わせたところ、セキュリティ、遠隔地バックアップなど十分に信頼できる体制で、これなら、様々な不安を解消できると確信しました。究極的に言えば、万全の体制で提供されているサイボウズのサービスが止まってしまうとしたら、それはもう、地球規模での大きな災害ですから、それでビジネスが続けられなくなったとしてもあきらめがつくでしょう。クラウド型への移行は、いま考えうる最善の手だと思っています」（山崎氏）

実際の移行作業に関しては、本社で利用していた「ガルーン」と関連会社で利用していた複数の「サイボウズOffice」の統合を行い、15年分、100名規模の膨大なデータ量を準備段階から1ヵ月半程度という短期間で移行することができた。しかも、これには通常の移行作業とは異なる工程も含まれている。ぴーぷるは、もともとサイボウズ製品の"熟練ユーザー"だったが、実は現在ではサイボウズ オフィシャル パートナー（ゴールド パートナー）として、顧客企業にサイボウズ製品を提案する立場でもある。だからこそ、今回の移行は次のような意味も持たされていた。

「先陣を切ってクラウド移行を果たし、それで良好な結果が得られたら、自信を持って、お客様にも"いいもの"としておすすめしたいということです。また、自分たちが移行や利用を実施する中で得られたノウハウや検証結果を、お客様にも伝えたいと考えていました」（橋本氏）

そのため、移行にあたっても顧客に提供する場合を想定しながら、サイボウズとの事前打ち合わせ、移行ツールの活用、テスト環境での運用など、様々な作業を進めていった。その中で、「移行するとシステムはどう変わるのか（変えなくてはいけないのか）」「クラウドではどのような運用管理体制が望ましいのか」「現在の環境の中で移せないものはあるのか」といった点を確認しながら、サイボウズとも何度もやりとりや調整を行いつつ、最終的には納得して本番環境へ移行させることができたという。

「振り返ると少しバタバタしてしまった部分もありますが、そうした自分たちの失敗の経験が今後、移行や導入を実行する企業の方に活かされるのであれば本望です。まずは、既存のシステム/ネットワーク環境やグループウェア利用状況のチェックといった、移行前の検証を十分に行った上で、様々な検討事項を慎重に詰めていくことが、結果的に早道になると感じました。」（井上氏）

顧客にITサービスを提供する業だからこそ、クラウドという流れに対する一定の理解はあり、事前に社員会で移行を説明した際にも特に疑問や懸念の声はなかった。とはいえ、クラウドを本格的に業務に活用するのはほぼ初めてのことであり、漠然とした不安がまったくなかったわけではないという。ただ、実際に移行を完了した現在では、ユーザーから「反応速度などについても全然問題はなく、快適に作業できる」「操作感覚もほとんど変わらず、むしろクラウド型に移行して、モバイル利用などでの使い勝手がよくなった」といった良好な評価を得ている。

また、運用管理の側でも大きなメリットを感じている。まずは、面倒なバージョンアップなどのメンテナンス作業やライセンス有効期限の管理が不要になった点。さらに、いままではグループウェアのユーザー設定/各種変更などを行う際、サーバやネットワークなどのハードウェアインフラ担当部署に依頼すべき作業も生じていたが、現在では管理部だけでユーザー設定がすべて完結するため、短時間かつ少ない手間で作業が完了できるようになった。

「今回は、クラウド型へ移行するということで、パッケージ版『サイボウズ Office』を利用していた関連会社2社についても、『Garoon』へ統合を図ることができました。従来はこれら関連会社のシステムは個別に管理していたわけですが、移行後は本社の担当者が単一の画面上で管理できるようになり、その点でもずいぶん楽になっています。アクセス制限によって、3社の棲み分けも問題無く行えています。」（南雲氏）