Garoon

機能・サポート ファイル管理

複数人でのファイルの管理・共有を効率化

アクセス権設定やバージョン管理で
安全にファイルを共有できる

誰が、いつ、どのようにファイルを更新したか簡単に把握できます。更新ミスがあっても、過去のファイルに切り戻せるので安心です。

アクセス権や更新通知を設定し
全社やチームでファイルを管理できる

ファイルを全社やチーム
で共有

任意・強制でファイル追加や更新の通知を設定

こんな場合にも便利

フォルダー単位で閲覧・書き込み権限を制御

フォルダー単位で運用権限を委譲

部署別や目的別など、用途に応じてフォルダーを自由に設計できます。複数人でファイルを管理、共有したい場合に便利です。社内規定や部署内の業務で使うマニュアルなどでの利用がおすすめです。

他のユーザーがファイルの更新や追加をしたときに通知を受け取ることができます。ユーザーの任意、または管理者の強制でフォルダーごとに通知設定が可能。重要なフォルダーの更新を見逃しにくくなります。

フォルダー単位でのアクセス権をユーザー、組織、ロール単位で設定できます。他のフォルダーにアクセス権をコピーすることもできます。

各フォルダーごとに、その配下のフォルダーの作成、削除等の管理権限を移譲できます。管理者の負担を軽減できる機能です。

誰が、いつ、どのように更新したか
確認できるバージョン管理

バージョン管理機能で過去のファイルに戻せる

更新時にコメントを残し
変更箇所を把握

こんな場合にも便利

ファイル更新中は警告が出て二重保存を防止

ごみ箱のファイルも期間内なら復活可能

ファイルを何世代分保存しておくか、1〜10世代、または無制限の中から選択可能。過去のファイルにいつでも戻せます。ファイル登録時だけでなく、登録後もバージョン管理を途中から開始できます。

ファイルの登録者や更新者の情報とコメントがあわせて確認できます。ファイルをどのように更新したかも把握しやすく、該当ファイルについて質問したい時にも担当者がわかりやすく便利です。

他のユーザーがファイルの更新画面を開いている際に更新をしようとすると警告が表示されます。ファイルの二重編集のトラブルを防ぎやすくなります。

復旧可能期間内なら各フォルダーごとに存在する「ごみ箱」からファイルを戻せます。復旧可能期間は管理者が1〜10日まで設定可能です。

ファイルの中身も検索できる全文検索など
大量のファイルを扱える機能を搭載

ファイル名だけでなく
内部の文言も検索

ファイルを移動しても同じURLでアクセス

こんな場合にも便利

複数のファイルを一括で
追加・ダウンロード

ファイル名や更新日で
ソート

単一キーワード検索、AND検索、OR検索、NOT検索、フレーズ検索といった検索キーワードで検索が可能です。WordやPowerPoint、Excelはもちろん、PDF、テキスト、HTMLなどさまざまなファイル形式も検索できます。

Garoonのファイル管理内の別のフォルダーにファイルを移動させても、前と同じURLで同じファイルにアクセスできます。フォルダー構造を大きく変えてもファイルへのリンクが切れることがありません。

複数ファイルの一括ダウンロード、アップロード機能を搭載。Zipファイルとしてまとめてダウンロードできます。圧縮時のファイル名の文字コードも指定可能。ダウンロードサイズの上限値は管理者で設定できます。

フォルダー内のファイルは、タイトル 、ファイル名、 更新者、 更新日時、 サイズでソートできます。更新日時でソートすれば最新のファイルも簡単に発見できます。

あわせて使うと便利な
Garoonの機能

最新のファイルを全社に共有できる「ポータル」

Garoonトップ画面である「ポータル」にもファイル管理のフォルダーが設置できます。ファイル管理を更新すればポータルにも最新の情報が自動で反映されます。