グループ間の“壁”を取り払う情報共有基盤

SBSホールディングス株式会社様

パッケージ版運輸 2000名〜4999名スケジュールポータルワークフローペーパーレス化運用・管理工数の低減ツールの社内浸透・活用促進操作性・使いやすさの改善業務効率化組織力向上部署・拠点間コミュニケーション複数システムの統合

国内外の連結子会社22社で物流事業を展開するSBSグループは、ガバナンス強化と情報共有を実現するために、これまで各社別々だったグループウェアを統一することにした。同社は共通グループウェアに「サイボウズガルーン 4（以下、ガルーン）」を選定し、システム基盤に「アマゾン・ウェブ・サービス（以下、AWS）」を採用した。「SIPS（シップス：SBS Group Information Portal Site）」と名付けられた情報ポータルサイトは、SBSグループ約350拠点の事務系社員2500人ほどが利用しており、必要な情報を社員に速く確実に届けられるようになった。約７年前から検討していたという、グループ共通情報ポータルの構築実現への道のりを伺った。

01.導入前の課題

グループ間の非効率なコミュニケーション

02.導入の決め手

ホールディングス形態の組織運営に適した「ガルーン」の製品設計とAWSのコストパフォーマンスを評価

03.導入効果

情報の伝達コスト削減と同時に心理的な壁がなくなった

04.今後の展望

ワークフローの利用も開始、紙による申請書をなくしていく

INDEX.01 導入前の課題

グループ間の非効率なコミュニケーション

－SBSグループの概要と情報共有の方法を教えてください。

森井私たちはM＆Aを成長ドライバーの一つとして、現在国内外22社でグループを形成し、物流事業を展開しています。グループ経営では「情報」がカギを握ります。情報を速く、正確に集め、伝えることがとても重要です。しかし、グループ会社が増える中で、各社の情報共有のやり方が違い、コミュニケーションがうまくいかない問題が発生していました。

渋田事業会社はそれぞれ別々にシステムを持っており、グループウェアを使っていない会社もありましたし、導入している場合でも製品が異なっていました。利用していても、グループウェアにはユーザーやPC単位で細かくアクセス制限がかかっていて、他の会社の社員のスケジュールを確認することができず、会議の日程調整などに手間がかかっていました。

SBSホールディングス株式会社総務部統括課長森井逹哉氏 — SBSホールディングス株式会社
総務部統括課長*森井逹哉氏*

SBSホールディングス株式会社情報システム部システム統括一課長渋田廣一氏 — SBSホールディングス株式会社
情報システム部システム統括一課長*渋田廣一氏*

森井 IR・広報部や人事部から発信する情報は、まずホールディングスの総務部に連絡をします。総務部が各社の総務部に連絡をしてそれぞれの事業会社のポータルに掲載、さらにメールで社員に連絡していました。

渋田他にも、グループ共通の規程などを掲載するポータルサイトが複数あり、社員は複数のサイトをチェックしなければならないケースもありました。そのため、情報システム部では7、8年前からグループ全体で共通の情報基盤を構築したいと検討していました。

－グループウェアの導入はどういう経緯で進んだのでしょうか。

森井 2013年春にユーザー部門である総務部がプロジェクトに入って、導入に向けた動きが本格的に進み始めました。ホールディングスでは、統一グループウェアを使うことでガバナンスの強化と情報共有が実現することに大きなメリットを見いだしており、グループウェア本体と連携システムの費用をホールディングスが負担することにしました。それでグループ各社の納得も得られて、約5500人の正社員のうち、まず本社部門と350弱ある拠点の事務部門を合わせた約2500人から利用を開始することにしました。

INDEX.02 導入の決め手

ホールディングス形態の組織運営に適した
「ガルーン」の製品設計と
AWSのコストパフォーマンスを評価

横田導入製品の選定に当たっては、各事業会社にヒアリングした上で、要件をまとめ、最終的に5製品に絞り、その中からサイボウズ「ガルーン」を選びました。決め手になったのは、グループ各社が利用する上で必要なきめ細かなアクセス権設定と権限委譲ができること、エンドユーザーがすぐに使えて導入が容易なこと、の二つでした。

渋田システム基盤としては、アマゾンのクラウドサービス「AWS」を採用しました。クラウドとオンプレミスの選択肢がありましたが、システム運用に関わる社員が多くいないため、できるだけ自社でシステムを持たないようにしようと、クラウドにすることにしました。その上で、可用性とデータ保全性、コストを基準に複数のサービスを比較しました。AWSの可用性は、国内ベンダーと比べて高くはないのですが、コストが圧倒的に安いのが大きな魅力でした。加えて、データの保全性では複数のデータセンターを持っているのと同じような使い方ができ、当社でデータのバックアップを考える必要もないことから、AWSに決めました。

SBSホールディングス株式会社情報システム部システム統括一課係長横田大典氏 — SBSホールディングス株式会社情報システム部システム統括一課係長*横田大典氏*

INDEX.03 導入効果

情報の伝達コスト削減と同時に
心理的な壁がなくなった

－統一グループウェアは2015年4月から稼働しているそうですね。導入効果やユーザーの声をお聞かせください。

横田プロジェクトでは共通グループウェアという言葉を使っていますが、これまで社内ではポータルとかグループウェアとかいろいろな呼び名があって、統一されていませんでした。そこで、社員に愛着を持って毎日使ってもらうために、「SIPS（シップス：SBS Group Information Portal Site）」という名前を付けました。 SIPSの画面にはグループの共通ポータルと、社員が所属する会社のポータルのタブがあります。共通ポータルではグループ規程や組織図、人事異動情報、福利厚生情報、リンク集、グループ報、ニュースリリースなど、グループ全体に知らせる情報を載せています。会社ポータルは、各社に内容、運営を任せています。

森井 2015年4月の本稼働からこれまで、トラブルもなく、すでに何年も使っているような印象です。グループ各社の社員から役員までのスケジュールを見ることができるので、とても便利です。これまでは、在席しているかどうか電話してみないと判りませんでしたが、今はその必要もありません。グループで会議を招集する時に、わざわざ連絡しなくても、スケジュールを入れるだけでよくなりました。人の動きが見えるようになったことで、グループ各社の間にあった“壁”が少しずつ取り払われるようになってきていると感じています。

INDEX.04 今後の展望

ワークフローの利用も開始、
紙による申請書をなくしていく

－スケジュール活用のほかに、情報共有の在り方が変わったことはありますか。

横田 2015年7月からワークフローを使い始めました。営業担当者は、社外で承認申請ができるようになって効率化が進みました。また、意外に役立っているのが電話メモです。不在時の電話は、SIPSに取り次ぎ内容を入力し携帯電話やスマートフォンにメールを飛ばすことができるので、外回りの人は特にメリットを感じていると思います。

棚橋これまでは紙文化で紙の申請書が唯一でしたが、ワークフローを使い、紙をできるだけなくしていくことにしました。まず、ホールディングスの中で一番簡単な総務部への申請書をワークフローに切り替え、現在では7、8割の申請がワークフロー経由になっています。

SBSホールディングス株式会社総務部課長棚橋由幸氏 — SBSホールディングス株式会社総務部課長*棚橋由幸氏*

森井今後の目標は、ドライバーまで含めた約5500人の社員全員がPCやスマートフォン、タブレットなどで情報を見られるようにすることです。ただ、セキュリティの問題がありますので、現在、慎重に議論を進めているところです。まずは、各拠点の事務所や休憩室などにPCを置いて、SIPSで情報を見たり、申請できたりするところから手をつけていく予定です。