経営戦略の転換を成功に導いたグループウェア 透明な組織運営をかなえた活用

現場の声が経営側に集まるような企業に変わるには、誰もが忌憚なく意見を伝えられる、風通しの良さが必要だと、石井社長は考えていた。それができる風土を醸成するためにも、まずは、現場からの強い信頼を獲得する必要があった。そこで、社内の意思決定を限りなく透明化し、情報を公開できるツールが Too には求められた。 またインターネットとSNSの発達によって、世の中の情報拡散のスピードは、加速する一方だ。いままでならば、限られた地域でしか情報共有が進まなかったものが、いまやたった数時間で世界中に広がっていく。石井社長は、この変化がビジネスに与える影響も、強く意識していた。離れた拠点ともリアルタイムに情報共有ができるグループウェアは、これからのビジネスを築いていくために、不可欠だと考えた。

社内の情報を限りなくオープンにし、現場の情報が経営側に次々と集まる企業にしたい。石井社長は、グループウェアをいまの時代に合ったものへ刷新することを決めた。また、グループウェア上での情報のオープン化だけでなく、リアルの場でも「透明性」を社員に意識させるため、扉や仕切りを取り払ったオフィスへの移転も同時に進めることとなった グループウェアの刷新とオフィスの移転という、バーチャルとリアルの両側面での「変革プロジェクト」がはじまった。

「変革プロジェクト」が動き出し、さっそく情報システムチームにて、グループウェアの選定が始まった。社長がグループウェアに期待することは、活用が進むことで、社内のすべてのやりとりが可視化され、意思決定のプロセスを社員が閲覧できるようになること。その実現には、現場が使いやすい製品を導入することが第一であると、システムチームは考えた。そこで、システムチームは現場に向かい、グループウェアに対する要望のヒアリングを行った。また、システムチームの今後のミッションも踏まえながら、要件を詰めていった。 現場からはどのような要望が挙がり、またシステムチームはどのような点を重要視しながら、要件を詰めていったのか、社内システムをご担当されている川北様に、お話を伺った。

「まずは、現場からの要望を整理しました。弊社では全体の2 / 3 の従業員が、主として外勤で業務を行っております。以前のシステムは社外からアクセスできなかったので、現場からいちばん強くあった要望は、Eメールとグループウェアをモバイルでも使えるようにしたい、というものでした。お客様や取引先様を、待たせることのない対応を行うためには、いただいたメールを社外から確認できるだけでなく、社内に蓄積された情報を、社外から確認できる仕組みを必要としていました。
また、グループウェアと施設予約、Eメールはそれぞれ別製品を使っており、現場の利便性が低かったことから、それらをワンストップで利用できる製品を探していました。
現場からの要望を整理すると同時に、今後システムチームが担う役割も踏まえながら、システムを検討しました。これからの私たちには、システムの運用保守をメインの業務とせず、新たなビジネスに対応したシステムを、積極的に提案していくことが求められます。そこで、システムのメンテナンスを任せることができる、クラウド環境への移行も、要件の一つとなりました。」（人事総務部総務課　川北様）

外勤頻度が高い従業員に提供するモバイル機能、旧グループウェアで不満の多かった機能の一体感、クラウド環境への移行といった、現場とシステムチームからの要件も固まり、改めて著名なグループウェアを集め選定を行った。その結果、自分たちの要件をすべて満たし、かつ自社の解決するべき課題に適していると、採用に至ったのが「Garoon」であった。階層型組織での利用を想定し、役職に合わせて利用権限のコントロールをしながら、必要な情報は公開して見せられるという「Garoon」の強みが、他のグループウェアとの差別化となった。
また、石井社長は導入前にサイボウズ社を訪問し、「Garoon」を使って、透明な経営を実現している様子をご覧になられていた。サイボウズに強く共感し、製品への可能性を感じていただけたことも、決め手になったようだ。

現場の活用を促進させたのは、
「徹底した使いやすさの追求」と「トップからの継続的なメッセージ発信」

石井社長が常日頃から「Garoon」の導入目的を伝えていたこともあり、移行を行いやすい雰囲気が社内にできあがっていた。しかしながら、操作性の変更が、社内に与える影響を限りなく減らすため、システム部で十分な配慮を行う必要があった。

「グループウェアを移行するにあたり、事前に全国各地の拠点で説明会を行いました。移行した直後は、毎日のように内線で質問をいただきましたが、スタッフからの質問をポータルで全体に告知するようにして、オンラインマニュアルを充実させていきました。ユーザーが使い方に戸惑うことがないように、掲示板やスペースは、あらかじめ部署ごとにカテゴリ分けをし、業務に必要になりそうなスレッドは、すべて事前に用意しました。また、「迷ったらここ」ポータルという、「Garoon」の案内板となるポータルを作り、以前のグループウェアとの使い勝手のギャップをできる限り減らしていきました。」（人事総務部総務課　荒明様）

「変革プロジェクト」を成功に導くために、導入後は石井社長は自ら主体となって「Garoon」活用の推進を図った。毎週月曜日に、社長自らグループウェアに自分の想いやTooのビジネスの現在の状況、今週活躍した社員などについて書き込み、従業員が定期的に「Garoon」をチェックする習慣付けを行った。 社長からの継続的なメッセージの発信と、システムチームによる使いやすさ向上への取り組みが相まって、「Garoon」はスムーズに社内に浸透し、活用されていくようになった。

「Garoon」の導入とオフィスの移転という変革プロジェクトは、Tooにどのような効果をもたらしたのだろうか

「このオフィスに来て、部署間の壁がなくなったことで、隣の部署との境目が滲んできました。それによって、各部署が連携して営業を行うといった動きが、自然と生まれています。
お客様向けのイベントを行う際も、いまでは主幹の部門が自分たちの持っている商材のみを提供していましたが、いまでは、あちこちの営業部から応援をもらい、様々な商材を提供しています。お客様のためになるものはすべて紹介していく、必要があれば他の部門からも協力をいただく、という動きが現場で行われるようになってきたので、それは、とても素晴らしいことだと思っています。
このように、他部署とコラボレーションしようとすると、社員が自発的に「Garoon」上でスペースを立ち上げるようになってきました。必要な情報が共有され、議論が始まり、ビジネスが進んでいきます。いままで使っていたグループウェアでは、起こりえなかった動きです。毎日のようにスペースが増えてきています。システムが確実に社員の手足となりつつあります。」 （人事総務部総務課　川北様）

最後に、石井社長に経営目線から見た「Garoon」を導入いただいた効果と、今後のToo のビジネスの展望について、お話を伺った。

「「Garoon」を導入し、１年が経ちました。活用が浸透し、現場と経営の間で、すばやく情報共有が行われるようになりました。その結果か、つい最近の出来事なのですが、１年間でこんなにも社員の目線が高くなり、明るくなった会社はないとお客様から評価していただけました。社員の頑張りなしには、成し得なかったことだと感じています。 これからは、自分たちの活動を、取り扱い製品のブランドを高めるだけでなく、自社ブランドの育成に貢献するものへと移していきたいと考えております。オリジナルなサービスの提供に今後は特に注力し、生き残りに賭けていくつもりです。「Garoon」から集まってきた現場の声をもとに、新たなビジネスにどんどんチャレンジしていきます。
スタッフが「Too グループの社員であること」に誇りに持ち、お客様から「やっぱり Too だね」とお仕事を任せていただけるような行動をどんどん増やしていくことが、私たちの次のステップであると考えています。
弊社は5年後に創業100周年を迎えます。それに向けて、Tooが変わったとお客様にも従業員にも感じていただき、業績にもしっかりと反映されていることを目指していきます。」（代表取締役　石井社長）

グループウェアを経営ツールとして活用する。先進的な取り組みのもと、100年企業を目指して躍進を続ける Too に、今後も注目したい。