24時間365日安定して稼働するクラウド型グループウェアを選択

2014年にGaroonを導入・運用を開始したアトムグループ。Garoonの導入前は他国産メーカーのパッケージ型グループウェアをホスティングサービス上で運用していました。

「以前のグループウェアは、ホスティングの専用サーバーで使っていましたが利用年数を重ねていくにつれ、サーバーの容量不足が問題になりました。ユーザーに『（ダウンロード済みや使い終わった）データは削除するように』というアナウンスばかりをしていました。」（曽根田氏）

「年に2,3回はサーバートラブルで止まってしまい、土日サポートをしてもらえないサービスだったのも課題でした。当グループのメイン事業である、医療・福祉・教育は土日が休日とは限りません。社内のITシステムは、24時間365日安心して使えるものを選びたい・・・という思いがありました。」（渡部氏）

以前のグループウェアでは容量不足も課題になっていましたが、移行した2014年の時点でGaroonの容量は1ユーザーあたり3GB。全体では約2TBあったため支障なく使えるようになったそうです。さらに2015年2016年には1ユーザーあたりのユーザー数が５GB になるアップデートがあり、利用開始から4年目の現在では全体で3TB以上の容量があり「容量については全く気にしなくてよくなった」とのことです。

また、導入にあたってはサービスの稼働率にも注目。cybozu.comは、2011年のサービス開始以降、99.9%の稼働実績を残していることからも安心してお選びいただきました。

「グループウェアを使う前は口頭ベースでのやり取りが多かったんです。口頭で依頼すると、その場ではうんうんと聞いていても、実は依頼した側の意図と受けた側の理解が異なっていて、間違った対応をしてしまった、とか。一度に複数の依頼をされて、そのうち1,2個対応が漏れてしまった、とか。ちょっとしたすれ違いや、あとになって言った・言わないのやり取りになったり。そういう課題を解決するために、小さなことでもタスクが発生することは電話で済まさないように、口頭ではじまったことでもGaroonに記録することを徹底しました。記録することは手間がかかるように見えるけれど、結果的には近道。仕事の質は格段に上がっています。」（上田常務）

「Garoonに残しておくことで翌年以降の業務にも役立つし、これまでどうやって処理してきたかがすぐにわかることもメリットですね。」（新田氏）

高齢化社会を迎え、行政に任せておけば全てやってくれるという時代は既に終わっている。健康づくり、介護予防、共働き社会、防火・防災など多様なテーマで、子供や障がい者、高齢者との交流が広く行えるのは、アトムグループの強みと語ります。

「当社は、異業種の集合体ではありますが、これらが有機的に結合し効果をあげる為には、各部門間での完璧な意志統一が必要不可欠です。サイボウズというツールを使いこなしてきたことで、今となってはほぼ理想形として実現し、経営に活かされていることを実感しています。
今後は更に、地域と一体となった『新たな生活モデルの実現（地域包括ケアシステム）』に、チャレンジしていきたい。 情報システム部門は、IT技術の向上と同時に、現場に関わる人たちに寄り添っていくことが重要だと考えています。」（上田常務）

「高いハードルを超えなければならないITではなくて、音声入力や手書きの自動テキスト化など、働く人に負荷をかけずにITの恩恵を受けてもらいたい。そういう環境を目指して作っていくのが仕事だと思っています。」（曽根田氏）