Garoon kintoneで15年利用のNotesから移行 クラウド化で運用負担はほぼゼロ

東洋ハイテック株式会社では、約15年前に社内ネットワークおよび拠点間接続を構築したのにともない、グループウェアとして「Notes」を導入し、情報共有に活用。「社内メール」に加えて、「掲示板」、さらにそのテンプレートからの派生で作成した「日報」を主に利用していた。全社員が日常業務に活用し、使い勝手の面では特に不満は出ていなかったものの、長年使い込む中で、バージョンアップやシステムの複雑化などにともなうレスポンス低下が目立つようになってきた。毎日アクセスするからこそ、少しのレスポンスの遅れといえども、その積み重ねが大きなストレスになっていた。さらに、大きな問題となっていたのが「システム運用の負担」だ。サーバを社内運用しており、しかも、1人の管理者だけで担当していたため、トラブル発生時や、システムが停止してしまうと、例え休日だったとしても対応を行う必要があった。もちろん、このこと自体も課題ではあったのだが、何より、そのような運用体制ではどうしても対応に一定以上の時間がかかってしまい、その間、ユーザーの業務が停止してしまうということを解決したかった。

「情報システム担当の業務はグループウェアの障害対応やメンテナンスだけではないので、できるかぎり運用管理の負担を減らしたいと考えていましたが、それ以上に"24時間使えるシステムにしたい"という思いも大きかったのです。また、すでに拠点を設置している中国も含めて、海外での事業展開にも柔軟に対応できるようにしておくためには、インターネットVPN接続が最善だともいえないでしょう。そこで、"いつでも""シームレスに"アクセスできるグループウェア環境を求めていたわけです。」

こうした課題を解決すべく、同社ではまず、ホスティング/ハウジングサービスを利用してサーバを外へ出す、あるいは、運用そのものをアウトーシングするといった手段を検討したが、それではレスポンス面が改善されない可能性も高いため、選択肢としては消えた。また、管理者の立場としては、そろそろ「『Notes』からの脱却を検討すべきではないか」との思いもあったと語る。ユーザーがより扱いやすく、快適に使うことができるグループウェアがあれば、そちらへ移行すべきではないかと数年前から考えていた。

そうした状況の中、2010年11月開催の展示会「ITpro EXPO 2010」で目に留まったのが、サイボウズのブースだった。実際にデモンストレーションを見たり、試用してみたことで、移行先の選択肢として検討してもいいのではないかと考えたのだ。ただ、その際に懸念されたのが、自社のビジネス環境に合わせて構築してきた「日報」などの業務アプリをどうするかということである。 一方で、別に考慮すべきこととして浮上したのが、ほかならぬ「クラウド」だ。2011年の東日本大震災を受け、BCPの観点から社内で議論を行った際、災害などの予期せぬ出来事が生じたときにも業務を継続できるようにしておくためには、いつでもどこからでも利用できるクラウド上のサービスがよいのではないか。また、データを社内で保持するという形態よりは、信頼できるプロバイダー/ベンダーに委ねたほうが、バックアップやセキュリティという見地からも望ましいのではないという考えも生じていた。

そこでクラウド型グループウェアの導入検討を始め、いくつかのクラウド型グループウェアを候補に挙げて比較していたが、最終的に決め手となったのは、業務アプリを容易に素早く構築できる「Garoon」＋「kintone」の登場だったという。

「簡単にデータベースが作れるということでしたから、実際に「Garoon」+「kintone」のデモを見せていただきました。そこで、弊社の日報も容易に構築できるのではないかと感じ、サイボウズをメインで考えていこうという流れに。もちろん、グループウェア自体の比較検討も行いましたが、サイボウズはグループウェアにおける国内シェアがトップだという点で、社内で導入提案を通す際にも"安心感"を与えられ、実際試用期間でも使い勝手の面で経営層から好感触を得られました。」

「Garoon」＋「kintone」導入後は、クラウドサービスならではのメリットを享受しており、運用管理については最初に若干の設定変更が生じた以外は「ほとんど何もしておらず、トラブルなどもない」という。さらに、従来の環境ではどうしても運用管理が属人化してしまいがちで、別の担当者に引き継ぐといったことは難しかったが、現在では、管理画面の簡単な説明さえすればいいため、ほかの誰かに任せるといったことも可能だと感じている

そして、これは「Garoon」＋「kintone」を"扱う"という点でも同様のことが言える。まず、「Notes」で作成していた業務ごとの日報や見積台帳といった20程度の業務アプリは、ほぼそのままのかたちで自ら「Garoon」＋「kintone」へ移行させたが、特に苦労する点などはなかった。特に、「kintone」はグラフィカルなインターフェースで、あらかじめ用意されているパーツをドラッグ＆ドロップするだけでフォーム設計が可能なため、作業は短期間で完了。しかも、プログラミングの知識などがなくてもアプリケーションを作成可能なことがわかったため、今後は一般社員が必要に応じて作成するケースも大いにありえるだろうと考えている。

「特によいと感じているのは、アプリケーションやレコード単位だけでなく、フィールドに対してアクセス権が設定できる点ですね。フィールド単位でロール（役職）などの条件を細かく指定可能なので、例えば、管理者が閲覧のチェックだけ行えばいい場合には、ほかのフィールドは編集不可にして、閲覧済みのチェックボックスだけ設けてあげれば、操作ミスなども防げる。そうした制御は便利ですし、すごく使いやすいと思います。あとは、レポート集計が見やすい。データの羅列だけではなく、簡単にグラフを表示させられるので、BI的に、視覚的に訴えるレポートを出力可能ですよね。」

コストについては、「Garoon」＋「kintone」を150ユーザーで利用しているため、月額料金は27万円程度となるが、管理面での作業負担/費用がほとんど必要なくなり、しかも、24時間止まらないということを鑑みれば、妥当な金額だと語る。

「オンプレミスとのコスト比較に関してはいろいろな見方があるでしょうが、弊社の場合は同じようなことを実現するために必要な"（運用管理の）人件費"だけでも、27万円では済まないと考えました。しかも、クラウド版ならハードウェアのリプレースやバージョンアップ費用なども不要ですから。」

今回の導入は全社規模で実施したため、中国現地法人の日本人社員、そして、中国人社員も含めて、同じ土壌での情報共有が可能になった。これまでメールでの連絡のみであった状況が、中国語にも対応している「Garoon」+「kiintone」上でコミュニケーションがとれるようになり、連絡や相談のスピード化につながっている。

「 『Garoon』＋『kintone』へ移行してから2ヵ月が経過しましたが、現在、活発に利用されている機能は、スケジュールやワークフローそして、「スペース」です。特に「スペース」は、横断的に使えるという点で社長が高く評価しています。経営情報などが含まれるものは別ですが、部門単位、あるいは各部門から抜粋したメンバーで進めるプロジェクトなどは、可能な限り、オープンなかたちでスペースを使っています。このグループはこういう活動をしている、このプロジェクトはこのように動いているというのが、ほかの社員からも見えるというのが大事じゃないかということです。」

また、今回のグループウェアのリプレースをきっかけに、スマートフォンの本格導入に関しても、検討を始めることになった。現在は個人レベルでの活用にとどまっているが、社長を筆頭に、ユーザーの間では「スマートフォン経由で使えるようになった」ことへの評価は非常に高い。

「いちいちPCを開く必要もなく、どこでも営業日報などを見られるし、承認なども行える。これはすごく楽だし、簡単なフォーム入力なら電車の中でもできますからね。とはいえ、じゃあ、メインとして使えるかというと、やはりPCが必要な場面も多いですし、使い分けるということになるかと思います。ただ、「kintone」のスマートフォン向けアプリが利用できるようになると、スマートフォンの用途もより広げられるかもしれませんから、大いに期待しています」

今回のリプレースでグループウェアをクラウド環境へ移行させたことで、運用管理の負担が大幅に軽減。しかも、使いやすく見やすい"スケジュール"や、多様なビジネススシーンに対応する"スペース"などにより、全社員が多くの機能を積極的に活用し始めている。そして、もちろん、既存の「Notes」環境で最も重要だった、自社のビジネスフローに合わせた業務アプリ構築という役割も、「kintone」を導入したことでしっかりと維持されているため、結論として「Notes」マイグレーションには「Garoon」＋「kintone」が非常に有効だと感じているという。東洋ハイテックでは、今回の新たな情報共有/業務基盤の構築を礎に、今後も業務効率を高める取り組みを続けていくつもりだ。