Garoon

県庁職員7000名でのクラウド活用、テレワーク推進にも寄与

茨城県庁 様

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DX実現に向け業務のデジタル化などを進めている茨城県では、職員約7000名が利用するグループウェアにクラウド版Garoonを採用。業務のオンライン化によりスムーズなテレワークの導入にも役立っているようです。製品選定や活用方法について情報システム課 飯野 和広(いいの かずひろ)さんにお話を伺いました。

INDEX.01 導入前の課題

LGWAN系でのグループウェア運用に課題

――茨城県の特徴と情報システムの方針についてお聞かせください。

飯野さん:関東地方の北東にある茨城県は、豊かな自然に恵まれ、常陸牛やメロンなど全国に誇る特産品も多くあり、基本理念として掲げる「活力があり県民が日本一幸せな県」を目指してさまざまな課題に取り組んでいます。情報システムに関しては2017年に就任した大井川県知事の旗印のもと、それまで低調だった電子決裁率の100%達成など業務のデジタル化を進めています。

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情報システム課飯野 和広さん

――Garoon導入前にはグループウェアでどのような課題があったのでしょうか?

飯野さん:Garoon導入前はLGWAN接続系でGroupSessionを利用していたのですが、職員からは「インターネットに接続できないためメールの送受信が煩雑だ」などの声が上がっていました。インターネット経由で受け取ったメールは、LGWAN接続系に転送する前に無害化処理する必要がありますが、処理に時間がかかったり、正しく受信できなかったりすることもあります。LGWAN接続系での利用が作業効率の低下を招いていました。職員からの要望を受け、システム更新のタイミングでインターネット接続系への移行を進めることにしました。

LGWAN系で利用していたためメール受信が煩雑だった

LGWAN系で利用していたためメール受信が煩雑だった

INDEX.02 導入の決め手

システムはクラウドを前提に使い勝手も重視

――今回クラウド版のGaroonを導入いただきました。庁内システムにクラウドを選択する自治体はまだ少ない中なぜクラウドを選ばれたのでしょうか?

飯野さん:茨城県では5年前から庁内システムのクラウド化を進めています。大井川県知事が就任後システムの最適化を目的として「各業務システムはサービス利用を原則とする」という指針が示されました。独自システムを持たない、システムの共通化を進めるなどの取り組みで、庁内システムの全体最適化を目指しています。予算要求前協議もこうした指針に基づき実施しているため、システム導入はクラウドを前提に検討することが当たり前の考え方として定着しています。

――クラウドはセキュリティが不安という声もありますがどのような対策をされていますか?

飯野さん:職員のセキュリティ教育はしっかり行うようにしています。LGWAN接続系は基本的に外部からアクセスできないので機密性が高いですが、その分不便さがありました。インターネット接続系に移したことでクラウドの利便性を享受できる分、自治体情報セキュリティクラウドにおける監視を行いながらも、職員一人一人が情報の取り扱いについての意識を高める必要があると思っています。

――どのように製品選定を行いましたか?

飯野さん:特に重視したのはユーザー機能の使い勝手です。複数製品をテストして比較したところGaroonは迷わずに簡単に操作できました。メールよりも気軽に連絡が取れるメッセージ機能があること、スケジュール調整がしやすいことも魅力でした。導入後は簡単なマニュアルが配布されたのみで勉強会などはありませんでしたが移行前のグループウェアと操作感が似ていたこともあり混乱なく移行できました。移行前のグループウェアのデータについては、必要なものは個人個人で保存してもらいました。

INDEX.03 導入効果

メール送受信の利便性向上、情報キャッチアップの効率化、ペーパーレス化

――グループウェアをインターネット接続系に移行したことでどのような効果がありましたか?

飯野さん:グループウェアと業務利用端末がLGWAN接続系からインターネット接続系に移ったことで、インターネット経由でのメールの送受信がトラブルなく行えるようになり、利便性が向上しました。

インターネット接続系に移ったことで利便性が向上した

インターネット接続系に移ったことで利便性が向上した

――業務端末とグループウェアがインターネット接続系に移行されたことによりメールを含め利便性が高まったのですね。では次にGaroonの導入効果についてお伺いします。導入後にどのような効果がありましたか?

飯野さん:まず日程調整の手間が減りました。以前はグループウェアのスケジュールを使う職員が少なかったので、メールや電話で予定を調整していました。卓上カレンダーや紙の手帳で予定を管理している人も多かったです。グループウェアが新しくなったことをきっかけにスケジュールを利用する職員が増え ” 日程調整はお互いのスケジュールを見て空き時間に予定を入れる” という運用が定着しつつあります。事前に根回しせずスケジュールを入れるという習慣が自然に浸透しました。

――業務のコミュニケーションはどのように行っていますか?

飯野さん:業務の連絡や相談はメッセージやスペースを使っています。メッセージは1日50件以上のやりとりがあり日々使っていますね。以前は電話や口頭でのやりとりが中心だったので、オフィスにいないと情報が把握できませんでしたが、テキストでのやりとりが増えた現在は、出張時やテレワーク中でも庁内の情報をキャッチアップできるようになりました。オフィスで直接話さなくても、誰がどんなことを考えているのか、どんなやりとりが行われているかなど、Garoonを見れば必要な情報が入ってくるようになりました。

――ペーパーレスにも取り組まれているとのことでしたが、Garoonもペーパーレス化に役立っていますか?

飯野さん:今まで紙にハンコを押していた決裁をワークフローでペーパーレス化しました。主に使っているのは簡易決裁ですね。問い合わせに対する回答内容の承認などにワークフローを利用しています。情報システム課への機器申請もワークフローを使って管理していますので紙は使っていません。また、会議の資料もメッセージや掲示板で添付するので印刷はしていません。庁内全体でペーパーレス化を進めています。

Garoonの導入効果

Garoonの導入効果

――2020年は突然テレワークを余儀なくされる事態になりましたが、スムーズに取り入れられましたか?

飯野さん:Garoonを含め庁内システムのクラウド化が進んでいたことで、テレワークもスムーズに取り入れられました。現在、情報システム課のメンバーはほとんどがテレワークをしています。頻度は人によりますが、1週間ずっと在宅で勤務することもあります。業務に必要な情報共有、連絡や相談はGaroonで行っているのであまり困ることなく、庁内にいるときと同じように業務ができています。テキストのやりとりで足りない時はWeb会議や電話も併用しています。

庁外からのアクセス

Garoonへは庁内のLAN経由でアクセスしている。テレワークなどで庁外からGaroonにアクセスするときも、証明書による端末認証と、VPN接続による画面転送によりセキュリティを確保している。 ※図は簡略化しているため実際の構成とは異なる部分があります

INDEX.04 今後の展望

移行できるものはクラウドへ移行し職員の利便性の向上を

――最後に今後の展望をお聞かせください。テレワークは今後も推進していくのでしょうか?

飯野さん:今は情報システム課が先行してテレワークを行い、課題を洗い出しているところです。テレワークだと出勤時間をカットできるので時間を効率よく使え、プライベートとの両立がしやすくなるのが良いところだと思います。テレワークでもGaroonがあれば業務上の連絡は困らないので、他の課でもテレワークができるようにシステム面の整備を進めていきたいと思っています。

――システム面の展望についてもお聞かせください。今後もクラウドの活用を進めていきますか?

飯野さん:まだ道半ばではありますが、庁内の多くのシステムがクラウドに移行されつつあります。独自にシステムを持つのではなく既存のサービスを利用することでコスト低減やシステムの最適化が見込めます。自治体財政の面でもICTの効率的な活用の面でもこの原則はスタンダードになっていくでしょう。移行経費との兼ね合いもありますが、クラウド移行の推進で、職員の利便性の向上を図りたいと考えています。

情報システム部の皆さま

茨城県政策企画部情報システム課の皆さま

INDEX.05 詳しい使い方

スケジュール、メッセージ、スペース、ワークフローなどの利用が定着

Garoon導入をきっかけに職員のスケジュール利用が定着

スケジュールは基本「公開」で登録し空き時間を確認しやすく

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スケジュールを利用する職員が増え、以前は電話やメールで行っていた予定の確認作業がほぼ不要に。日程調整はお互いのスケジュールを見て空き時間に予定を入れる、という運用が定着しつつあります。

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スケジュールは基本「公開」で登録し日程調整を効率化

職員同士の連絡にはメッセージやスペースを活用

メッセージやスペースの活用で、オフィスにいなくても情報が把握できるように

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業務上のやり取りをテキストで行うようになったことで出張時やテレワーク中でも庁内の情報をキャッチアップできるように。オフィスで直接話さなくても必要な情報が入ってくる環境になりつつあります。

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メッセージの受信画面。1日 50件以上のやりとりがあり、活発に利用しています。

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案件ごとにスペースを作成し、情報共有を行なっている。

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日にちやテーマごとにディスカッションを作成し情報を共有している。

さまざまな申請に対応できるフォームの工夫

ワークフローで申請業務をペーパーレス化

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以前は紙にハンコを押していた簡易決済裁や在宅勤務関連の申請にワークフローを活用。承認ステップごとに分けた汎用フォームを準備することで、さまざまな業務で利用できるよう整備しています。

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承認ステップごとにフォームを準備することで幅広い業務に利用できる。

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テレワーク関連の申請はワークフローで行っている。

取材日 2021/04/22

茨城県庁

業種
自治体・官公庁
利用規模
5000名〜9999名

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