約8000人の集合知活用に向けた情報共有基盤構築へ 刷新のポイントは拡張性

海外事業のさらなる成長を見据えて社内システムの整備を進めている同社で、課題の1つになっていたのが約14年前から利用していたグループウェアだった。

「今まで使っていたグループウェアは今から約14年前に我々がスクラッチ開発したものです。国内明電グループで利用していたのですが、細かい改修を重ねるにつれて情報管理の統制を取るのが難しくなってきました。また日本人向けのものだったので、これから海外事業を強化していくにあたって限界だった部分もありました」（天野氏）

旧グループウェアは複雑に作り込まれていて、どこにどのような情報があるのか、誰がそれを見られるのか、情報システム部でも全体を把握するのが難しい状況だった。国内外の情報共有・ノウハウ基盤の整備のためには、これらの課題を解決する新しいグループウェアへの刷新が必要だった。

2016年にグループウェアの移行を検討し始めた明電舎。当初からクラウド型のサービスを使うことを考えていた。

「現在当社はクラウド化を進めていますので、グループウェアについてもクラウドベースで検討を始めました」（天野氏）

製品選定にあたり、Garoonを含めたいくつかのサービスを比較した。明電舎では、2016年にMicrosoftのExchangeとOutlookの使用を開始していたため、グループウェア機能をOffice365に集約する案も当初はあったという。

「SharePointをカスタマイズして以前と同じようなグループウェアを開発する、という方法も検討しましたが、それだと結局自分たちで作らないといけない。使い勝手や操作性を旧グループウェアと同じレベルに持っていくためにはかなりの工数がかかりますし、メンテナンスコストや管理の複雑化など、これまでと同じ課題が生まれてしまいます。今までスクラッチのグループウェアを運用してきた教訓として、自分たちでガリガリ作るのはもうやめよう、と判断しました」 （天野氏）

スクラッチ開発も可能な体制がありながら、SharePointをカスタマイズして利用することは避け、既に完成されたグループウェアであるGaroonを利用することを選択した。

「まず早く入れたい、というのがありました。私たちが1から機能を考えるのではなく、グループウェアの機能についてのノウハウは外から買って来てしまおう、そして早く活用しようと思っていました。サイボウズさんはこれまで多くの導入実績がありますので、グループウェアのノウハウについては信頼できました」（天野氏）

現在はOffice365とクラウド版Garoonを併用している。機能面で導入のポイントとなったのはポータル、そしてOffice365を含めた他システムとの連携性だった。

「以前のグループウェアでは、すべての社内システムへの入り口をポータルに集約していたため、それと同様のことができる必要がありました。また、当然既に利用を開始していたOffice365やそのほかのシステムとの連携なども必要でした」（天野氏）

GaroonにはREST API・JS API・カスタマイズ機能などが備わっているため他システム連携やカスタマイズがしやすい環境が整っている。またOutlookとGaroonのスケジュールを同期させるツールなど、パートナー企業が提供する連携製品が充実していることも評価のポイントとなったという。

「例えばPIMSYNCなどの連携ツールを使えばOutlookとGaroonのスケジュールを同期することもできます。そのようなツールがすでにある、というのが良かったですね。スケジュールや掲示板、ファイル管理などについても事前に検証し、旧グループウェアの操作性を損なうことなく導入できそうだと判断しました」 （天野氏）

Garoonだけでなく、業務アプリ開発プラットフォームであるkintoneが合わせて利用できることも、サイボウズの評価を高めた一因だった。

「情報システム部には、各部門から様々なシステム開発要望がきます。それらは例えば ”工場見学受付” とか ”インフルエンザ届出” などのちょっとしたシステムの依頼も多い。kintoneは1つの統一基盤の上に、個別業務に合わせたシステムを構築することができます。グループウェアのプラスアルファとして、kintoneを一緒にご提案していただいたことが、サイボウズを高く評価した部分でもあります」（天野氏）

APIなどによるカスタマイズ性の高さ、社内システムの入り口として使えるポータル、kintoneの存在、などが総合的に評価された結果、明電グループへの両製品の採用が決定した。全社統一のグループウェアによる業務の標準化と、アプリケーション作成基盤による個別業務の最適化の双方が可能なハイブリット環境の構築に向けて、明電舎は大きく動き出した。

8000人を超える社員が利用するグループウェアの移行という大きなプロジェクトだったが、移行後大きな混乱は起きていないという。

「できる限り操作感が旧グループウェアと変わらないように調整しています。 他の社員も最初は違和感があったかもしれませんが、 それほど混乱なく、今までと同じように使えていると思います」(楠田氏)

ポータルについてはHTMLポートレットを活用して、社内システムへのリンクを掲載したりkintoneで作成している情報システム部への要望アプリを表示させたりしている。まさに全社のシステムの入り口をGaroonに集約している形だ。

同社で行なっているカスタマイズはこれだけではない。他システムで運用しているワークフローとGaroonとの連携や、kintoneで開発した秘書システムとGaroonとの連携なども実装している。

「ワークフローは別のシステムを使っていますが、承認依頼はGaroonのメッセージにリマインドするようにしています」(楠田氏)

「秘書システムは役員専用のスケジュール管理システムで、kintoneをカスタマイズして作りました。秘書システムに登録されたスケジュールがGaroonにも表示されるようになっています。ただし公開できない予定もあるので、秘書システムで「公開可能」に設定したものだけGaroonに表示されるようにしました」 (小林氏)

GaroonとkintoneにはREST APIが搭載されているため、複数のシステムをまたがったデータ連携がしやすい環境が整っている。グループ合わせて約8000人の規模になると、多数の業務システムを併用しているケースがほとんどだ。情報の整理や活用を考えるとあちこちで利用している社内システムを集約する場所が必要になってくる。明電舎の場合はGaroonがその役割を担っており、「つながるグループウェア」の強みを発揮していると言えるだろう。

※カスタマイズを実装する際は、APIコール数上限やコール数の想定、ピーク時負荷などを考慮した設計をし、サービスの利用に支障が出ないようにする必要があります。

今後明電舎ではさらなる情報のフラット化を目指したいという。

「例えばスケジュール調整の場合、 メールや電話でやりとりするのではなく『スケジュールを見て空いてるところに入れてください』というやり方にすれば 調整時間を短縮することができます。
以前のグループウェアでは同じ部門のメンバーのスケジュールしか共有できなかったため、他部門とスケジュール調整は手間だったのですが、 Garoonではどの社員の状況もがわかるので調整しやすくなりました。 このような小さな改善を積み重ねれば、雑務にかける時間を減らし、 本来やるべき仕事に集中することができます。
今は非公開で登録しているので予定の有無しかわかりませんが、 公開で登録すれば予定の内容まで見られます。 内容を見ながら調整する方がよりスムーズになるでしょう。 抵抗がある社員もいるかもしれませんが、 いずれは全員公開での運用も検討したいと考えています」 （天野氏）

組織を超えて情報をオープンにすることで、今まで起きていたコミュニケーションロスが防げることを天野氏は期待している。組織や会社を超え、明電グループが一体となってフラットな情報共有を行う場を作ることを目指すという。グループ約8000人の集合知の活用に向けて、Garoon・kintoneのさらなる活用を進めていく予定だ。