クラウド版Garoonで新しい時間を作り出すスマホ活用で業務スピードアップ

株式会社ヒメプラ様

クラウド版卸売・小売・流通 299名以下ワークフロー社外からの利用運用・管理工数の低減業務効率化属人化解消クラウドへの移行

2015年に創立60周年を迎えた「株式会社ヒメプラ」（以下ヒメプラ）。1955年設立以降、プラスチック家庭用品を中心にインテリア、産業資材事業を展開し、家庭用品の卸売、産業資材を取り扱う総合商社として貴重な経験と確かな実績を積み重ねてきた。

中小企業ＩＴ経営力大賞2010において、「IT経営実践企業」の認証を取得し、IT活用を推進した経営体制に力を入れている同社は、社外からのアクセス環境を整えること、情報システムに関わるトータルコストの削減を目指してクラウド版「ガルーン」を導入。導入の経緯と活用効果について、管理本部管理部の林氏、横山氏、ならびに営業本部家庭用品事業部の加藤氏にお話を伺った。

01.導入前の課題

イントラネットからしかアクセスできない情報共有の限界

02.導入の決め手

トータルコストで考えたらクラウド

03.導入効果

メールを確認しに会社に戻る移動時間がゼロに。現場に新しい時間を生み出した。

04.今後の展望

ワークフローシステムの統一で更なる業務効率の向上を

INDEX.01 導入前の課題

イントラネットからしかアクセスできない情報共有の限界

ヒメプラでは、もともとシステムは自社開発する風土があり、社内スケジュールシステムや電子稟議（ワークフロー）システムを自社開発していた。しかし、これらのシステムは、社内のイントラネットからしか利用できない点に課題があった。同社は「Exchange」のサポートが切れたタイミングで、コンピューター関連資産を圧縮し、システムの運用や保守を外部のプロフェッショナルに委託することを検討し、クラウドサービスを選択することに決めた。

「社内でインフルエンザが流行したときに、パンデミック対策として在宅での勤務環境を整える必要がありました。また、海外出張に行く機会が多い部署があることを考慮し、次期グループウェアでは、海外でも利用できること、スマートフォンやタブレット端末でも利用できることが求められました。そこで、ブラウザーベースで、どこからでも使えるクラウドの製品にしようと決めました。」（林氏）

INDEX.02 導入の決め手

トータルコストで考えたらクラウド

導入時は「ガルーン」「Exchange」「デスクネッツ」の3製品を比較検討していた。そのなかでクラウド版「ガルーン」を選んだ理由について林氏はこう語る。

「使い勝手の良さはもちろんのこと、決め手になったのは、部署やロールなど、組織を細かく設定できる点です。ほかに、海外で起こった緊急事態に対して国内で作業ができなくなってしまうのはリスクがあるので、データセンターが国内にあるところを選びました。」（林氏）

オンプレミスとクラウドのコストについても比較検討したと横山氏は語る。

「ランニングコストの単純比較だけするのであればパッケージ版のほうが絶対に安いです。しかし、トータルコストを長期的にシミュレーションすると、結果は変わってきます。パッケージ版を選択した場合、５年前後のハードの寿命、１０年前後のソフトの寿命を気にする必要があります。深夜や土日のバージョンアップ作業やインストール作業などのメンテナンス工数、ソフトやハードの更新などの運用コスト、BCP対策や遠隔地バックアップなどを自社で施した場合を考えると、クラウドを選択したほうがトータルコストでは確実にメリットがあります。」（横山氏）

もちろん、セキュリティ対策もしっかり行った。同社では、社外アクセスの実施に向け、社内のセキュリティ委員会を発足。社外から「ガルーン」を利用するユーザーに対しては、利用申請の提出を義務付けるなど、社員のセキュリティに対する意識を変えていくことを目指した。

「私自身、クラウドを選択することに不安がありました。しかし、クラウドをなんとなく不安視してこのまま社内のイントラネットを使い続けるより、クラウドに乗り換え、社員の利便性が高まるほうに明らかなメリットがありました。」（横山氏）

「社外アクセスを利用するにあたり、個人が所有する端末にウイルス対策ソフトを導入することを義務付けました。そして重要なファイルをやりとりしないこと、万が一のときは、損害賠償の責任もあることなどを明記した誓約書に同意してもらいました。パスワードの有効期限を設けたり、文字を何文字以上にするなど、セキュリティポリシーも変更していきました。リスクがあることをきちんと伝え、利用してもらう。重要なのは、社員のセキュリティに対する意識を高めることであり、本質的にはそういうところから変えていく必要があると考えています。」（林氏）

INDEX.03 導入効果

メールを確認しに会社に戻る移動時間がゼロに。
現場に新しい時間を生み出した。

クラウドを選択したことで、システム管理の負担は大幅に軽減し、管理部の業務は効率化した。

「人事異動があった際にシステムの設定をしますが、以前はサーバー設定、AD設定、端末ごとのメール設定をする必要がありました。一番困難だったのが端末ごとの設定で、他拠点の端末を設定するには、個々人への連絡や動作確認も含めて1時間/人ほど時間がかかっていました。今では「ガルーン」の設定のみを行えばよいので、10分/人くらいの作業で終わります。空いた分の時間は別の作業に集中して取り組めています。例年頭を悩ませていたハードウェアのリプレイス、災害対策を気にすることもなくなったので、本当に楽になりました。」（横山氏）

クラウド版「ガルーン」の導入は、ユーザーからの評価も高い。社外から「ガルーン」にアクセスできることで、メールを確認するためだけに会社に戻ることや資料を作成するためだけに休日出勤する必要がなくなり、会社から遠方に住む社員は非常に助かっているという。
なかでも、営業現場の情報共有スピードは劇的に変化した。

「以前のワークフローシステムは社内のイントラネットからしか利用できないため、申請業務をするためだけに会社に戻ることが度々ありました。また、申請が承認されるまでにだいたい1日かかっていましたが、今では30分ほどで申請が処理されます。上司が社外にいる場合でも申請が滞ることなく、スマートフォン上で決裁を行ってもらえるので、スピーディーなお客様対応ができるようになりました。」（加藤氏）

ワークフローの進捗状況が一目瞭然。添付ファイルはスマートフォン上からも確認できる。 — ワークフローの進捗状況が一目瞭然。添付ファイルはスマートフォン上からも確認できる

INDEX.04 今後の展望

ワークフローシステムの統一で更なる業務効率の向上を

スピーディーな顧客対応を常に意識してきたヒメプラは、更なる意思決定スピードの向上を目指しているという。
「現在はイントラネット上にあるワークフローシステムを利用することもあるが、承認者が社内にいないと承認できないため、「ガルーン」のワークフローに載せ変え、「サイボウズ KUNAI」からスピーディーに申請を処理できるようにしていきたいと考えている。迅速な意思決定の実現により、今後は部署や拠点をまたいだ全社プロジェクトの取り組みにより一層力を入れていきたい。」
情報システム部門を中心としたヒメプラの業務改革に期待が高まるばかりだ。