クラウド版Garoonで新しい時間を作り出す スマホ活用で業務スピードアップ

導入時は「ガルーン」「Exchange」「デスクネッツ」の3製品を比較検討していた。そのなかでクラウド版「ガルーン」を選んだ理由について林氏はこう語る。

「使い勝手の良さはもちろんのこと、決め手になったのは、部署やロールなど、組織を細かく設定できる点です。ほかに、海外で起こった緊急事態に対して国内で作業ができなくなってしまうのはリスクがあるので、データセンターが国内にあるところを選びました。」（林氏）

もちろん、セキュリティ対策もしっかり行った 。同社では、社外アクセスの実施に向け、社内のセキュリティ委員会を発足。社外から「ガルーン」を利用するユーザーに対しては、利用申請の提出を義務付けるなど、社員のセキュリティに対する意識を変えていくことを目指した。

「私自身、クラウドを選択することに不安がありました。しかし、クラウドをなんとなく不安視してこのまま社内のイントラネットを使い続けるより、クラウドに乗り換え、社員の利便性が高まるほうに明らかなメリットがありました。」（横山氏）

「社外アクセスを利用するにあたり、個人が所有する端末にウイルス対策ソフトを導入することを義務付けました。そして重要なファイルをやりとりしないこと、万が一のときは、損害賠償の責任もあることなどを明記した誓約書に同意してもらいました。パスワードの有効期限を設けたり、文字を何文字以上にするなど、セキュリティポリシーも変更していきました。リスクがあることをきちんと伝え、利用してもらう。重要なのは、社員のセキュリティに対する意識を高めることであり、本質的にはそういうところから変えていく必要があると考えています。」（林氏）

クラウドを選択したことで、システム管理の負担は大幅に軽減し、管理部の業務は効率化した。

「人事異動があった際にシステムの設定をしますが、以前はサーバー設定、AD設定、端末ごとのメール設定をする必要がありました。一番困難だったのが端末ごとの設定で、他拠点の端末を設定するには、個々人への連絡や動作確認も含めて1時間/人ほど時間がかかっていました。今では「ガルーン」の設定のみを行えばよいので、10分/人くらいの作業で終わります。空いた分の時間は別の作業に集中して取り組めています。例年頭を悩ませていたハードウェアのリプレイス、災害対策を気にすることもなくなったので、本当に楽になりました。」（横山氏）

クラウド版「ガルーン」の導入は、ユーザーからの評価も高い。社外から「ガルーン」にアクセスできることで、メールを確認するためだけに会社に戻ることや資料を作成するためだけに休日出勤する必要がなくなり、会社から遠方に住む社員は非常に助かっているという。
なかでも、営業現場の情報共有スピードは劇的に変化した。

「以前のワークフローシステムは社内のイントラネットからしか利用できないため、申請業務をするためだけに会社に戻ることが度々ありました。また、申請が承認されるまでにだいたい1日かかっていましたが、今では30分ほどで申請が処理されます。上司が社外にいる場合でも申請が滞ることなく、スマートフォン上で決裁を行ってもらえるので、スピーディーなお客様対応ができるようになりました。」（加藤氏）

スピーディーな顧客対応を常に意識してきたヒメプラは、更なる意思決定スピードの向上を目指しているという。
「現在はイントラネット上にあるワークフローシステムを利用することもあるが、承認者が社内にいないと承認できないため、「ガルーン」のワークフローに載せ変え、「サイボウズ KUNAI」からスピーディーに申請を処理できるようにしていきたいと考えている。迅速な意思決定の実現により、今後は部署や拠点をまたいだ全社プロジェクトの取り組みにより一層力を入れていきたい。」
情報システム部門を中心としたヒメプラの業務改革に期待が高まるばかりだ。