Notesから移行して5年、社員からも高評価テレワーク時も活用

ゼブラ株式会社様

クラウド版製造 500〜999名スケジュールワークフロースペースメッセージ kintone連携社外からの利用ペーパーレス化運用・管理工数の低減業務効率化属人化解消部署・拠点間コミュニケーション Notesからの移行

日本有数の筆記具メーカー「ゼブラ株式会社（以下、ゼブラ）」は、2015年、20年間使用していたNotesからクラウド版「Garoon（ガルーン）」と「kintone」へ移行されました。

Notes時代は、障害の多発、数千万円以上のバージョンアップコスト、特有の技術を要する機能修正の手間などに悩まされていましたが、クラウド版Garoonを導入により、システムの安定運用やバージョンアップのコストダウンを実現。ここ1年は社内Wi－Fiの整備や基幹システムのクラウド化など、さらなるIT化に力を入れています。また、テレワークのトライアルや育児・介護休業中の希望者に対する社内情報取得端末の貸出しなど、働きやすい環境作りにも意欲的です。

そのような流れの中、導入から5年経った現在、Garoonをどのように活用しているのでしょうか。IT化の立役者である情報システム部部長大川秀夫さん、広報室室長池田智雄さんおよび同室生川麻友子さんにお話を伺いました。

01.導入効果

Notesから移行して5年。現場まで浸透した

02.活用方法

働き方改革のそばにGaroonあり

03.活用方法2

テレワーク時の情報共有にも活用

04.今後の展望

変化を見据えたIT化への対応

05.詳しい使い方

スケジュール・掲示板・スペース

INDEX.01 導入効果

Notesから移行して5年。現場まで浸透した

――Garoonへの移行から5年が経ちましたが、変化したことはありますか？

池田さん：もう5年経ってGaroonを使い慣れたので、Notesを使っていた頃を思い出せないくらいですが……。便利になったと感じるのは、予定の登録と同時に会議室の予約もできるところです。以前は、小さな会議室はホワイトボードで管理していたのですが、オンラインで施設を予約できるようになり、仕事の準備を効率化できました。

生川さん：業務に関するやりとりは、メールではなく「スペース」で行うようになりました。書き込みが時系列に並ぶので、ファイルサーバーを使っていた時よりも情報を探しやすいです。異動してきた人も「スぺース」を見ればキャッチアップできます。

大川さん：情報システム部の立場から考えても、Notesより手がかからないと思います。前職でNotesを使用していたときは自分たちで設定できない部分を外注していましたが、Garoonであれば自分たちで作業できます。

――ご利用中の機能と活用方法を教えてください。

大川さん：スケジュール、メッセージ、掲示板、ワークフロー、アドレス帳と、結構使っています。掲示板は社内規程や人事情報などを載せています。社内のやりとりにはメッセージとスペースは使っています。

池田さん：広報では、他部署との情報交換や議論の際にスペースを使っています。部署によっては、ワークフローも便利です。Notesにはワークフローのようなものがなく、Excelファイルをプリントし、ハンコを押していたのでとても非効率でした。まだ紙の申請も残っているので、順次移行している状況です。

生川さん：Notesで使っていたのはメッセージと掲示板くらいだったので、最初はGaroonのポテンシャルの高さに戸惑う部分もありましたが、5年経ってすごく便利だと感じています。

――御社には研究・開発職の方も多いと思いますが、Garoonはどのようにご利用されているのでしょうか？

生川さん：実験結果や評価結果の共有に、Garoonのスペースを活用しています。以前はNotesとファイルサーバーを併用していましたが、スペースに一本化したことで、ごちゃついていた情報が整理されました。私自身、1年前まで技術系の部署にいましたが、プロジェクトの関係者が多いときほどGaroonを通じた情報共有が盛んでした。部署間で連携するとき、在宅勤務の人や遠方の人と仕事をするときこそ、Garoonを活用できると思います。

――今のような使い方はどのように浸透していったのでしょうか？

生川さん：情報システム部がマニュアルやルールを作るということはなく、自然と口コミで広がっていきました。5年前はみんなが初心者だったので探り探りでしたが、使い方やちょっとしたコツを共有しながらやってきました。

INDEX.02 活用方法

働き方改革のそばにGaroonあり

――働き方改革にも力を入れていると伺いました。具体的な取り組みを教えてください。

池田さん：昨年の10月から、一部の部署で在宅勤務のトライアルを始めました。目的は社員、特に弊社の半数以上を占める女性社員の働きやすさ向上です。育児休暇から復帰した社員もよりパフォーマンスを発揮できるように、在宅勤務制度の準備をしています。
また、育児・介護休職中の希望者に対して、社内情報の取得用にiPadの貸し出しを行っています。育児・介護休職中の社員から「休職中も社内の情報を知りたい」という要望があり、2019年1月から始めました。休職に伴い、社内制度の変更や新商品の情報を得られなくなると、職場復帰への不安が生じます。実際に「休職中も社内の情報を知りたい」という要望もあり、取り組みが始まりました。

――休職者の方への情報共有はどのように行っているのでしょうか？

池田さん：働いている社員と同じように、Garoonの掲示板を見てもらっています。

大川さん：人事部から「休職中であることを大事にして、メッセージなどは見られないようにしたい」と相談があり、Garoonのアクセス権を掲示板など最小限の機能に絞りました。

――ほかにもツールがある中で、なぜGaroonの掲示板が選ばれたのでしょうか？

池田さん：普段から社員の情報共有の場がGaroonの掲示板だからです。人事系の情報はもちろん、メディアの掲載情報なども載っています。情報が集積されている場所として、迷いなくGaroonの掲示板で、ということになりました。

――実際に制度を利用した社員の方の反応はいかがでしたか？

生川さん：「社内の組織変更、また筆記具業界や新商品について定期的に知ることができて助かっている」と話していました。特に今年は新型コロナウイルス感染症予防のため、掲示板には多くの対策情報があがっていました。それをリアルタイムで見られたことも、復帰時の働くイメージをつかめてよかったと聞いています。

INDEX.03 活用方法2

テレワーク時の情報共有にも活用

――今年4月の緊急事態宣言の際は、原則在宅勤務の対応を取られました。IT環境の整備ではご苦労も多かったのでしょうか？

大川さん：いわゆるゼロからのスタートではなかったため、それほど大変ではありませんでした。というのも、在宅勤務のトライアルの際に、パソコンを持ち出す上でのセキュリティ対策やVPNの準備は行っていました。そのため、3月にいきなり全社で在宅勤務ということになっても、0からのスタートではなかったんです。強いて言えば、社内でデスクトップパソコンを使っていた社員向けにリモートデスクトップを追加で導入しました。「会社と同じことが家でもできる」ということで、評判はよかったです。
在宅勤務でも、Garoonは平常時と同じように使うことができました。セキュリティに関してはIPアドレス制限をかけており、VPN経由でのみアクセスできるように設定しています。

――テレワークでは情報共有に課題を抱える企業も多いそうですが、御社ではどのように行っていますか？

大川さん：出社できる人が少ない中でも情報を共有するために、Garoonのスペースを活用しました。日ごとにディスカッションを立てて、その日の出来事や引き継ぎ事項を連絡するんです。その日に起きたことが一目で分かり、便利です。また、会社としては新型コロナウイルス感染症予防対策の情報をスペースに集約しました。社長も日々考えていることをスペースに書き込んでいました。在宅勤務中は、いつもよりもオンラインでのコミュニケーション増えますが、そのための場をGaroonで簡単に作ることができたのはよかったです。

――チャットツールも使われているそうですが、どのように使い分けていますか？

大川さん：チャットは1対1、1対2のちょっとしたやりとりに使用し、チーム全体で共有したいまとまった情報はGaroonのスペースに書き込んでいます。

INDEX.04 今後の展望

変化を見据えたIT化への対応

――最後に、今後の展望をお聞かせください。

大川さん：まずは会社に来なくても仕事ができるように、そしていずれはスマホさえあれば仕事ができるようにしたいです。その意味でもモバイルアプリの「サイボウズ KUNAI」を浸透させたいですね。他のGaroonの機能についても、改めて使い方を勉強して、よりゼブラに合った、分かりやすい使い方を考えていければと思います。
これまでにもテレワークの準備だけでなく、社内サーバーのクラウド化や社内Wi－Fiの整備を行ってきました。セキュリティを守るべきところは守りつつ、ITを使えばこんなに便利になるということを伝えるようにしているので、他の社員も納得感を持って進められていると思います。

池田さん：以前からIT化を進めようという雰囲気はありましたが、大川が入社してからはかなりスピードが上がりました。日本にはたくさんの筆記具メーカーがあり、日々切磋琢磨している状況です。その中で鍵になるのが社員の能力の発揮であり、情報共有ツールやコミュニケーションツールも重要になってくると思います。今後も社員の働きやすい環境を整え、商品やサービスの向上を目指していきます。

INDEX.05 詳しい使い方

スケジュール・掲示板・スペース

会議室管理に「スケジュール」を活用

ホワイトボードで管理していた会議室を、スケジュールで管理することで会議準備を効率化

Garoonでは、予定登録画面で施設を予約できます。小さな会議室をホワイトボードで管理し、スケジュール管理と一元化できていなかったNotes時代と比べ、会議準備を効率化できたそうです。定期的に同じ場所で行う予定は「繰り返し予定」として登録すれば、さらに手間が省けます。

休職者への情報共有に「掲示板」の活用

育児・介護休職中の希望者に対して「掲示板」で情報発信

育児・介護休職中の希望者に対して「掲示板」へのアクセスを許可することで、休職者も他の社員と同じ情報をリアルタイムで確認できているそうです。ただし休職中であること尊重し、利用できるアプリケーションは最小限に。メッセージやスペース、スケジュール、ワークフローといった、業務に関するやりとりができるアプリケーションには、アクセスできないように設定されています。このようにユーザーの所属や属性に応じたアプリケーション利用の制限を、Garoonなら手軽に設定できます。