グローバル競争に勝つために効率的かつセキュアな情報プラットフォームを選定

コンビ株式会社様

パッケージ版製造 1000〜1999名ワークフロースペースメッセージ言語切替・タイムゾーン他システム連携社外からの利用運用・管理工数の低減ツールの社内浸透・活用促進業務効率化組織力向上グローバル化

「赤ちゃんを育てることが楽しく、幸せだと思える社会を作る」をブランドビジョンに掲げ、ベビーカー、チャイルドシート、ベビーアパレルや保育園の運営などの事業を展開するコンビ株式会社及びその他グループ会社（以下、コンビ）。

同社は、2010年に大規模向けグループウェア「サイボウズガルーン（以下、ガルーン）」を導入。2015年に最新バージョン「ガルーン 4」へのバージョンアップを行った。グループウェアの導入後もグローバル企業を目指すコンビが「ガルーン」を使い続ける理由を伺った。

01.導入前の課題

増え続けるワークフローと事業のグローバル化による「サイボウズ Office」の限界

02.導入の決め手

海外スタッフも使える国際化対応と他システム連携への対応を評価

03.導入効果

申請フローのスピードアップと管理業務のスリム化に成功

04.今後の展望

グローバル市場を勝ち抜くための情報セキュリティを徹底

INDEX.01 導入前の課題

増え続けるワークフローと事業のグローバル化による
「サイボウズ Office」の限界

コンビでは「ガルーン」の導入前に「サイボウズ Office」を利用していた。「サイボウズ Office」のワークフローを使って、それまで紙で処理されていた申請フローをIT化し決済処理のスピードを上げた。しかしながら、事業の成長・継続とともにワークフローの数が増え、さらに会社がグローバル展開へと舵を切ったこともあって、「サイボウズ Office」では国際化対応や他製品との連携に機能不足の感が否めなかった。

INDEX.02 導入の決め手

海外スタッフも使える国際化対応と
他システム連携への対応を評価

「会社としてグローバル戦略を打ち出していく矢先だったこともあり、「ガルーン」が日・英・中の3ヶ国語とタイムゾーンに対応していることは重要でした。使い慣れたインタフェースの製品が、グローバルでも使えて、さらにERPシステムとの連携要件もクリアできる点を評価しました。

「サイボウズOffice」のワークフローでは、申請から承認・決裁までのIT化が実現しても、その先にある会計処理を行うERPシステムとの間に手動作業が発生してしまうことがネックだった。「ガルーン」にすることで、ワークフローのデータをERPシステムに連携できることも導入の大きな決め手になりました。」(西岡氏)

ERPシステムとの連携は、「ガルーン」のワークフローで経費精算申請をはじめとした申請から承認、その後の仕訳に至るまでを自動化する仕組みを構築した。従業員は社内で発生するあらゆる費用の処理を「ガルーン」のワークフローを使って申請する。承認・決裁された申請データはCSV形式で自動出力され、Excelマクロプログラムにより整形された後に、ERPシステムへの仕訳伝票バッチ取り込みを実行する。これら一連のフローにより、ERPの仕訳データ（元帳明細データ）が自動的に生成されている。

INDEX.03 導入効果

申請フローのスピードアップと
管理業務のスリム化に成功

ワークフローとERPの自動連携による効果は目に見えて大きかった。元々は紙ベースで行われていた処理なので、業務スピードが格段に向上したこともさることながら、そこにかかっていた人員や工数も大幅に削減された。

「外出先からスマートフォンを使って、KUNAIやsafariからも「ガルーン」にアクセスできるので、承認期限の迫った申請でも承認されます。ワークフローとERPの間の処理だけでなく、意思決定のスピードも上がっています。グローバル市場での競争力にスピード感は非常に重要です。」（吉成氏）

ERPシステムとの連携以外にも「ガルーン」への乗り換え効果は得られている。そのひとつがユーザー・アプリケーション単位で細かく設定できるアクセス権だ。大規模組織向けに設計された「ガルーン」では組織図に照らし合わせた縦横（所属部署と階層）を組み合わせてアクセス権を設定することができる。

「細かくアクセス権が設定できるだけでなく、設定する権限を人事部門に委譲することができます。設定画面のGUIが分かりやすいので、IT部門の担当者でなくても管理できる点はサイボウズならではだと思います。」（林氏）

最適な管理部署にグループウェアの管理権限を委譲することで、部署間で発生していた業務をスリム化することにも成功した。

スマートフォン専用アプリ「KUNAI」で表示したワークフロー画面。アプリ内で承認処理も簡単に行える。 — スマートフォン専用アプリ「KUNAI」で表示したワークフロー画面。
アプリ内で承認処理も簡単に行える。

INDEX.04 今後の展望

グローバル市場を勝ち抜くための
情報セキュリティを徹底

コンビでは2015年末に導入から5年間利用していた「ガルーン 3」を最新バージョンの「ガルーン 4」へバージョンアップすることを決めた。本格的にグローバル市場への展開をはじめたと同時に香港のスタッフも同じ「ガルーン」にアカウントを作成している。異なる言語・文化を持つ多様な人材が共に働く業務環境で重要なのは情報に対するセキュリティ意識だと吉成氏は語る。

「日本市場と同様に東南アジアのベビーカー・チャイルドシート市場でも欧米メーカーと競争していかなければならない。従業員がそれぞれ日常的に扱っている業務に関する情報にも高いセキュリティ意識を持って取り扱うことを徹底している。例えば社内での重要情報のやり取りにEメールを使わず「メッセージ」機能を使用することで、安心して情報共有やディスカッションができます。」（吉成氏）

「ガルーン４にバージョンアップしてから「スペース」を使い始めました。進行中のプロジェクトに関する進捗やタスクの分担、相談・連絡といったやり取りに使っています。いま、全社横断のプロジェクトが進行中で、部門間の多数のやり取りを「スペース」で行っています。」（林氏）