8製品を比較しGaroonに決めたのは社員が使いやすい事が必須要件だったから

佐世保重工業株式会社様

パッケージ版製造 500〜999名ポータルペーパーレス化運用・管理工数の低減ツールの社内浸透・活用促進操作性・使いやすさの改善

旧佐世保海軍工廠から綿々と引き継がれている技術と伝統を礎に、新造船事業・修繕船事業・機械事業を営んでいる佐世保重工業株式会社（以下、佐世保重工業）。海軍工廠時代からの伝統でありメーカーとしての本質である「顧客の信頼に応えうる品質とサービスを提供すること」を徹底して追及している。

同社は、10年以上利用していたグループウェアをリプレイスし、「サイボウズガルーン 4」（以下「ガルーン」）を導入した。今回、その狙いや導入効果について経営管理本部企画部長林氏、情報システムグループグループ長澤村氏、係長山本氏、吉村氏、総務グループグループ長鶴崎氏に話を伺った。

01.導入前の課題

情報共有ツールを導入したものの目的を果たせず

02.導入の決め手

コミュニケーションツールとしてユーザーに使ってもらえるか

03.導入効果

グループウェアにログインすることですべての情報が集まるように

04.今後の展望

ユーザー全体で積極的に情報共有ができる体制を整え、効率化を目指す

INDEX.01 導入前の課題

情報共有ツールを導入したものの
目的を果たせず

佐世保重工業は、2003年よりグループウェアを導入した。しかし、利用する機能や情報共有の相手はごく一部にとどまっていた。
「最初のグループウェアは社員の情報共有促進という目的で導入しました。グループウェアの導入自体は早かったものの、使いこなすには至りませんでした。その問題となっていたのは、誰もが直感的に使えなかったことだったと思います。スケジュール、ファイル管理、掲示板機能を使っていましたが、主には自分のスケジュールを入れて関わりのある人と共有する程度でした。掲示板機能については、新着の掲示が直感的に分かりづらく、利用者からは厳しい意見をいただいていました。グループウェア自体にログインする人も減り、情報共有ツールを入れたにも関わらず、その目的が達成できずにいました。」（林氏）

INDEX.02 導入の決め手

コミュニケーションツールとして
ユーザーに使ってもらえるか

佐世保重工業では次期グループウェアを導入するにあたり、「ガルーン」を含め8製品を検討した。選定には、一般ユーザーを代表して複数名が参加し、一次選定、二次選定を行ったうえで「ガルーン」の導入が決定した。
製品選定にあたりポイントになった点について澤村氏に伺った。
「費用面はもちろん考慮しましたが、以前利用していたグループウェアの問題を踏まえ、最優先に考えたのはコミュニケーションツールとしてユーザーに使ってもらえることです。そのために様々なユーザーを交えて製品のデモ環境を自由に使用してもらい、意見交換をしながら製品選定を行いました。ユーザーに満足して使ってもらうためには、やはり直感的に操作ができることが重要で、その点「ガルーン」はマニュアルを見なくても、だいたいの操作が分かるくらい誰が使っても抵抗なく受け入れられるUIが好評でした。ほかに、以前のグループウェアでは、情報はどこかにあるはずだけど探せないという意見があったため、全文検索機能を評価しました。」（澤村氏）

また、一般ユーザーの代表の一人として選定に参加した鶴崎氏は「ガルーン」を選定したポイントを以下のように語った。
「以前のグループウェアはなんとか使おうとしていたものの、非常に使いづらかったのが本音です。「ガルーン」はPCが得意でない私たちにしても非常に使いやすかったです。自分たちの欲しかったものはこれだと思いました。自分自身のポータル（Myポータル）を作成できるので、個人の業務にフィットしたポータルを作れるのがとてもいいと思います。また、「電話メモ」が便利ですね。フロアが分かれているので、今までは紙に書いた電話メモを担当者がいる階のデスクまで持って行っていましたのが、その必要がなくなりました。「ガルーン」を使ってますます業務が効率化することを期待しています。」（鶴崎氏）

他のユーザー宛に伝言メモを残すことができる「電話メモ」機能。携帯電話にメール通知を送ることも可能。

INDEX.03 導入効果

グループウェアにログインすることで
すべての情報が集まるように

「ガルーン」を導入した効果について山本氏、吉村氏は次のように語る。
「以前のシステムでは100人単位の組織の異動があった際、1人1人の情報を手入力していく必要があり、システム設定の変更などの対応に数時間追われることがよくありましたが、「ガルーン」ではその作業が数分で済むようになりました。「ガルーン」に移行してからその規模の人事異動はまだ発生していませんが、発令予定の組織図を事前に作成でき、指定した発令日に自動反映することができる組織の事前設定機能によってかなり負担が軽減できると考えています。」（山本氏）

「組織単位、ロール単位で権限を委譲できるのが運用管理者としては助かっています。以前は「○○フォルダにサブフォルダを作成してください」といった依頼を受けてから情シス側で作成して対応していましたが、現在はその権限自体を委譲しているので、情シス負担が減りました。また、HTMLポートレットで申請書や関係規程にリンクする社内手続きポータルを作成しています。スケジュールやメールなどもそうですが、グループウェアにログインすることで、すべての情報を確認できる環境を整えられていることが「ガルーン」の導入効果だと思います。」（吉村氏）

HTMLポートレットを使用して見た目がきれいな社内手続きポータルを作成している。

INDEX.04 今後の展望

ユーザー全体で積極的に情報共有ができる体制を整え、
効率化を目指す

「サイボウズが用意しているマニュアルとは別に、当社の業務に沿ったマニュアルを情シスで作成しました。しかし、利用者アンケートの結果を見ると、マニュアルがあまり読まれていないことが分かりました。それだけ「ガルーン」が直感的に操作できるという裏付けでもありますが、スペース機能など、今まで使っていない便利な機能も積極的に使ってもらいたいと考えています。集合教育、あるいはポータル機能、掲示板機能を通して「ガルーン」のTipsを提供していくことで、ユーザーが更に「ガルーン」を使いこなせる体制を整え、業務の効率化を目指します。」（澤村氏）