女性管理者に学ぶ「ガルーン」活用術

まずは「ガルーン」のご利用を開始してから、会社全体が情報をオープンしていこうという流れに切り替わった株式会社 Too 様の活用術です。Too 様はデザイン事業に特化された専門商社です。「ガルーン」の活用についてはシステム部内でアイデアを出し合いながら行う、とのことでしたが、その知恵の結晶を今回お見せいただくことができました。

スペース

スペースは、部署ごとにカテゴリ分けをし、管理をされています。サポートの方が営業の情報について知りたい、といったケースを想定し、部署ごとに細かく分け、欲しい情報をユーザー自ら取りに行けるように整理されています。

情報システム部のスペースには「運用管理 Tips」のような部署内 Wiki の役割を果たすものや、「ガルーンデータサイズ報告」という定期的な報告の役割を果たすもの、「スペース作成申請」など、システムに関する申請依頼を行うものが設けられています。

つづいてポータルも見せていただきました。

販促ポータル

迷ったらここ　ポータル

Too 様では「ガルーン」を導入される前は、別のグループウェアを使われていたので、ユーザーが使い方に迷うことが多々ありました。そこで「迷ったらここ」ポータルを作成し、「ガルーン」に関する質問の掲示板や、「ガルーン」上で行う申請系を、まとめてこちらに集約させ、確認できるようにしています。

来客情報ポータル

来客の予定をひとめで見られるようになっているポータルです。

施設予約ポータル

2012年に事務所を移転された際、社員の方が会議室の場所をすぐに把握できるようにと作成されました。地図上の会議室をクリックすると「ガルーン」の施設予約画面に移るようになっています。

次に「ガルーン 2」の事例でもご協力いただいている建設業大手の株式会社 JM 様の活用術をご紹介します。JM 様は、本店支店を拠点に持つだけでなく、その地に根ざした協力会社様とフランチャイズ（FC）契約により相互協力し事業を行っています。全く違う企業文化を持った方々とのチームワークを向上させていけるよう「ガルーン」を事業全体でご利用されています。FC であるサテライト様及び協力会社様には「準社員」という形で権限を付与し、本部からの情報を受け取る仕組みを整えました。

社内報ポータル

「かわら版」とよばれる社内報を毎月作成し「ガルーン」上で共有しています。

FC 会ポータル

更なるチームワークの向上をめざし、JM 様では、いままではなかったフランチャイジー会社や協力会社のみで結成した FC 会のポータルをガルーン上に配置し、会社間の抱える問題を共有できる部会を作られました。部会で話し合われたことを「ガルーン」のポータルで共有しています。

ワークフロー

JM 様では、フランチャイズ（FC）様に従事される職人の方々に対しても「ガルーン」のアカウントを付与しています。全国で多数の現場・人が動いており、毎日のように様々な稟議申請が飛び交います。その稟議は「ガルーン」のワークフローで管理をされているそうです。
提携会社様から承認された稟議を、エリア統括を行うサービスセンター（SC）のサービスセンター長が承認し、最後に本部で承認するという流れをとっているので、事業全体の情報基盤として使える「ガルーン」のワークフローがないと、業務が成り立たないとのことでした。

最後に、脱毛サロン「ミュゼプラチナム」を経営されているジンコーポレーション様にも、マルチレポート活用術をお伺いしました。ジンコーポレーション様では、クラウド版「ガルーン」をお使いいただいております。

マルチレポート

160 ほど存在する「ミュゼプラチナム」の各店舗から、異常報告書やお手入れの報告書がマルチレポートで提出され、本社に集約されます。担当者が各店舗の報告書を緊急度別にランク付けをし、急ぎで確認を要する報告書は、即座に確認をしていただけるような仕組みを作っています。 ワークフローに近い使い方をされていますが、ワークフローよりも社内に拡散したい情報を含む場合は、マルチレポートを使われるそうです。マルチレポートは、公開範囲を細かく設定できることがいちばんの特長ですが、その特長をうまく利用した活用方法です。

他にも、更なる活用を目指し、管理者同士で活発な意見交換が行われました。

今回のユーザー会では、現場に「ガルーン」を浸透させるための様々な取り組みを教えていただきました。女性管理者のみなさまが心がけている3つのポイントをご紹介します。