「Garoonなくして仕事は始まらない」 kintone、Chatwork併用で社内外の情報整理

株式会社ぴーぷる様

業種: IT
都道府県: 東京都
利用人数: 130名
形式: クラウド版

株式会社ぴーぷるはIT技術者派遣、アウトソーシング、システムサポートといった、IT支援を事業の柱とする企業です。

サイボウズのパートナー企業でもある同社は長年にわたってサイボウズ製品を利用し、現在もクラウド版 Garoonやkintone、Chatworkなどの多種多様なSaaSを組み合わせ、社内のIT環境を整備しています。

今回は、同社のGaroon活用法とその効果について、代表取締役山崎浩幸さん、執行役員営業部長井沢誠賢さんにお話を伺いました。

01.導入効果

仮想オフィスの役割Garoonなくして仕事は始まらない

02.活用方法①

スケジュール、掲示板、スペース等の主要機能を徹底活用

03.活用方法②

kintoneやChatworkなどと併用し役割分担

04.今後の展望

自社利用し評価したサービスを広めていきたい

05.詳しい使い方

スケジュール

INDEX.01 導入効果

仮想オフィスの役割Garoonなくして仕事は始まらない

――ぴーぷる様について教えてください。

山崎さん：ぴーぷるは、1989年に創業したトータルITサービス企業です。創業当時はメインフレームからクライアントサーバー型に移行が始まった頃で、企業のオフィスでもパソコンの利用が当たり前になりつつありました。企業向けのパソコンの導入支援に始まり、システム導入のコンサルティング、開発、サポートまで、幅広い事業を手がけてきました。

――サイボウズ製品はいつ頃から利用されていたのでしょうか。

山崎さん：サイボウズのグループウェアは1998年リリースの「サイボウズ Office 2」の頃から利用しています。2005年には同年にリリースされた「パッケージ版Garoon 2」に移行し、さらに東日本大地震がきっかけで2012年にクラウド版 Garoonへ移行しました。クラウド移行によりずっと負担となっていたサーバーの管理コストも抑えることができ、本当によかったと思いました。これまで24年間サイボウズ製品を利用していることになりますね。

ぴーぷる様のパッケージ版 Garoonからクラウド版 Garoonへの移行に関する事例はこちらをご覧ください。

https://garoon.cybozu.co.jp/mtcontents/cases/people/

――Garoonを長年ご利用いただきありがとうございます。ご利用状況を改めて教えてください。

山崎さん：現在130名近くで利用しています。全社で利用しており、Garoonなくして仕事は始まりません。なくなったら非常に困るサービスですね。

――代表取締役として感じるGaroonのメリットはありますか？

山崎さん：やはり、皆で一つのツールを使うことで生まれるチームワークが一番に挙げられますね。Garoonによって仮想オフィスが実現できていると感じます。Garoonを使ってオンラインでコミュニケーションを取ってきたので、コロナ禍以降も使い方は大きく変わっていません。私は岩手の拠点におり、東京の本社にはほとんど出社しませんが、それでも問題なく仕事ができます。

――Garoonを使い続けている理由はなんでしょうか？

山崎さん：国産のグループウェアであるという点で、導入当初から最大の信頼を置いています。日本語のヘルプがわかりやすく、問い合わせ対応も非常にスムーズな点がメリットです。

INDEX.02 活用方法①

スケジュール、掲示板、スペース等の主要機能を徹底活用

――Garoonで利用中の機能についてお聞かせください。

山崎さん：スケジュール、ワークフロー、掲示板、スペースなどの機能を主に利用しています。社内のスケジュール管理はすべてGaroonで行なっています。ほとんどのスケジュールが公開されており日程調整もしやすいです。

Garoonのスケジュール画面 — 役員や代表取締役のスケジュールもGaroon上で公開されている。

掲示板でも複数のカテゴリーを設定して社内に通達を出しています。みんながGaroonの情報を見てくれているという安心感がありますね。

Garoonの掲示板の画面 — 様々な部署やチームから出される社内通達をカテゴリー別に整理して掲示している。

――特に活用している機能はありますか？

山崎さん：スペースの活用が進んでいます。工数管理、案件管理から会議体の情報共有まで、社内のプロジェクト管理はほとんどスペースで行っています。

Garoonのスペースの画面 — ぴーぷる様社内で利用されているスペースの一覧。多種多様なスペースが存在している。

井沢さん：たとえば営業では、自社で取り扱っている商材に関する情報やノウハウをスペースで配信、蓄積しています。スペースを必要に応じてフォローすれば更新通知を受け取れるので便利です。

INDEX.03 活用方法②

kintoneやChatworkなどと併用し役割分担

――kintoneもお使いとのことですがどのような経緯で導入されたのですか？

井沢さん：kintoneもGaroon同じくサイボウズが提供するクラウドサービスであり、親和性があると考え導入を検討しました。同一基盤で提供されておりGaroonとユーザー管理が共通なので、特に設定せずともシングルサインオンできる点が便利だと思います。

――kintoneはどのように利用されていますか？

井沢さん：kintoneは自社コールセンターの問い合わせ履歴の共有や、社内アンケート、契約リストなどの用途で利用しています。簡易的なデータベースとして便利です。

kintoneのアプリの画面 — 営業活動で配布するカレンダーの利用数をkintoneのアンケートで集計している。

――Garoonの他にもチャットツールを利用していると伺いました。

山崎さん：グループ会社や外部の取引先とのやりとりでChatworkを活用しています。官公庁含む複数企業でコンソーシアムを作ってやりとりする必要があり、その時に見つけたサービスがChatworkでした。官公庁や大手企業でも利用されており、セキュリティが高い点が導入の決め手になりました。これまで、社外とのやりとりの際には添付ファイルにパスワードをつける運用をしていましたが、Chatwork導入によりやめることができました。

2製品の違い	チャット（Chatwork）	グループウェア（Garoon）
主な用途	社外とのコミュニケーション	社内の情報共有
役割	営業活動や企業間連携を支える存在	仕事に欠かせないインフラ仮想オフィス
代表的な効果	社外コミュニケーションのスピード向上セキュアな添付ファイル送付情報がメールに埋もれにくくなった	スムーズな予定調整円滑な情報通達プロジェクト管理の効率化