Notesからの移行で100社超のパートナー企業 1500名の情報共有基盤を構築

また、同グループで利用している”事務LAN”上で展開しているスケジューラーについても、刷新が求められていた。「委託先パートナーと自社の間でスケジュール共有したいと現場からの要望があったものの、スケジューラーがある事務LANには外部の人は接続できません。」と吉澤氏。結果として外部パートナーと共有できる”開発LAN”内にフリーのスケジューラーを展開する事業部も増え、許可された環境ではあったものの統制の取れた環境ではなくなってしまった。100社を超えるパートナー企業と効率的に情報を共有でき、かつ適切な情報統制も実現できる環境が必要となっていた。

Notesで運用してきた掲示板とワークフロー、そして外部のパートナー企業と共有できるスケジューラーを併せて検討する過程で注目したのが、サイボウズが提供するグループウェアのGaroonだった。「先行してサイボウズの製品を利用していた事業部があり、そこで画面を見る機会を得たのです。実際の動きも見たところ、我々がイメージしているものに近く、十分使えそうな印象を受けたのがきっかけです」と吉澤氏。

同社のセキュリティ規定上、オンプレミスで運用ができることもグループウェア選定の大きな要件の1つだった。Garoonはパッケージ版もサポートされていることが評価された。また、スケジューラーはモバイル端末などを用いて社外から安全にアクセスできることも必要な要件だった。そこで検討したのが「サイボウズ リモートサービス」。クライアント証明書の入ったデバイスのみからアクセス可能な環境を構築できることがわかり、セキュリティ面でも大きく評価されたのだ。 パートナー企業社員とのスケジュール共有も想定し、以前スケジュールを構築していた”事務LAN”ではなく、パートナー企業もアクセスできる”開発LAN”側にGaroonを構築することに。

「Garoonならリモートサービスを通じて社外からでも安全にアクセスできるようになる点は大きかったです。他の社内システムは、社外から利用する場合VDI環境を使っているのですが、Garoonの場合は証明書による認証のおかげで、VDIを経由せずともセキュアにアクセスすることができます。スマートフォンなどのモバイルデバイスからも利用できるできるので、承認作業やスケジュール確認も安全に実施できます。」と吉澤氏は語る。

結果として、Notesで実装されてきた掲示板やワークフローを刷新し、外部パートナーとのスケジュールも共有可能な基盤としてGaroonが選択されることになる。

今回導入したGaroonは、”開発LAN”側に冗長化された状態で社内のサーバールームに設置されている。外部パートナーも含め、およそ1500ユーザーが利用している状況だ。今では“動いて当たり前”のシステムとして多くのユーザーが利用しており、業務に欠かせない状況だという。

「今回は外部パートナーと共有できる環境をGaroonにて整えたことで、きちんと統制の効いた環境となりました」と吉澤氏は評価する。Garoonのアクセス権設定機能により、パートナー企業の社員にはスケジュールと掲示板の一部を中心に利用してもらい、社員はワークフロー等の機能も利用を許可する運用を行っている。

「以前はExcelで行われていた飲み会の日程調整が、Garoonのスケジュールで行われていたりもします。当初は想定していませんでしたが、柔軟な発想で各自使い始めています」と吉澤氏は説明する。

掲示板はパートナーを含めた全員に公開するものと、社員限定公開のものに分けている。さらに社員向けには「依頼」「通知」でそれぞれ掲示板を分けて運用している。「自分に関係する情報は全てお気に入りに登録し、自分のポータルからアクセスしやすくするなど、いろいろ工夫してますね。」と吉澤氏。事業部ごとに専用の掲示板も提供したり、掲示板のコメント機能も利用できるようにして、活発な利用を促している。

ワークフローは、これまでExcel帳票をメールで送る運用だった各種申請に利用している。PCの手配やネットワークセグメントの切り替え申請、時間外申請、予算申請や受注金額の承認などその用途は幅広い。リモートサービスによって、モバイル端末から社外でも容易に承認作業ができるようなった。

「「以前はNotesで行われていたフローのほとんどをGaroonにて実装することができました。Notesで実装していた申請に関する通知の機能も、Garoonの回覧機能を使って同じような形で運用することができています。過去の承認書はHTML化したうえで、過去情報として閲覧できるようにしています」と吉澤氏は説明する。

Notesのデータは新環境に移行しなくても、後から閲覧できる環境だけ整えておけば、問題なく業務を継続できることが多い。テプコシステムズでもNotesに蓄積されていた掲示板などのデータはGaroonには移行しなかった。「結果として、移行の負担が少なくなり、保守費用などコストの面でも効果が表れています」と吉澤氏は評価する。

さらに、同社が提供している「会議室利用状況分析サービス」とGaroonを連携させた活用もしている。このサービスは、会議室に設置された人感センサーによって得られた情報を、フロアごとに設置されたSIM付きのゲートウェイを経由して5分間隔でAWS上にアップロードする。AWS上にある会議室の利用状況をGaroonのスケジュールに表示させることで、会議室の利用状況がスケジュール上で把握できる仕組みだ。空予約の防止や、早めに終わった会議室の開放促進などで、会議室の有効活用に役立っている。

Garoon導入時説明会は数回行った程度で、どの社員もすぐに使い始めることができた。その結果、当初の計画よりも2か月前倒しで稼働させることに成功したという。「使い勝手の面で問い合わせが殺到するようなことはありません。情報システム系の会社だけに社員のITリテラシーが高い面もありますが、おそらくこう動くだろうというイメージ通りにGaroonが動いてくれるので、スムーズに使えているのだろうと思います」とその使い勝手を評価する。

今後については、現在利用している機能をさらに活用していきながら、社員や外部パートナーが増えたときには適切にアカウントを増やしていく予定だ。 また、吉澤氏の部門が管理している社内手続きのルールやPCの設定方法などのマニュアル類を集めて、ポータル的に運用していきたいという。「現状は古い情報も多く、メンテナンス自体も大変です。ポータルを整備するときに最新の情報に切り替えたうえで、必要な情報にたどり着きやすいようにしたい」と吉澤氏。さらなる活用を目指しつつ、今後Garoonに搭載される新たな機能についても利用者のニーズに合わせて使っていきたいと前向きに語った。