クラウド＋スマホで簡単決裁クラウド版Garoonが海外展開の加速を下支え

株式会社IDA（現社名: 株式会社ブラスト）様

業種: サービス
都道府県: 東京都
利用人数: 19名
形式: クラウド版

プロデュースを手掛けたフル3DCG映画『Cat Shit One』が、全米視覚効果協会【VES】主催第9回 VESアワードショートアニメーション部門で、日本から唯一ノミネートされるなど、国際的な評価も高い株式会社IDA（以下、IDA）。米国の映画製作会社もクライアントとして持ち、インターネット配信により世界をマーケットとして活躍するクリエイティブカンパニーだ。日本、米国の拠点に加え、現在はタイにも拠点を設立するよう準備を進めている。

これら３拠点の情報共有を支えているのがクラウド版「ガルーン」こと、「Garoon on cybozu.com」（以下「Garoon」）だ。海外とのやりとりが多い同社において、国際化に対応しているグループウェア「Garoon」をどのように活用しているのか。同社代表取締役/プロデューサーの岡部淳也氏、プロジェクト開発部プロデューサーの大友啓吾氏、アメリカ支局代表の朽網泰匡氏に聞いた。

01.導入前の課題

海外拠点とのやりとりが多く、往来も頻繁。時間調整の手間を解決する必要性が高まる

02.導入効果１

海外拠点とのスケジュール調整にタイムゾーン機能は必須

03.導入効果２

出張先が海外でも、大量のワークフローをスマートフォンで楽々決裁

04.今後の展望

海外拠点でもユーザー数の拡大を目指す

INDEX.01 導入前の課題

海外拠点とのやりとりが多く、往来も頻繁。
時間調整の手間を解決する必要性が高まる

同社のサイボウズ利用歴は長い。代表の岡部氏は、１０年ほど前に立ち上げた会社で「サイボウズ Office 4」を導入。2001年のことだ。その後、大手プロダクションの副社長に就任した際も、社内の情報共有ツールとしてサイボウズ製品の導入を推進した。その後、同社を立ち上げたのだが、その際の情報共有ツールについても、迷うことなくサイボウズだったという。

岡部氏と前職が同じで情報システム部門に属していた大友氏は、同社においても「Garoon」の導入を担当した。同社は、スタートした頃から海外との取り引きが多く、行き来も頻繁だったためにグループウェアのタイムゾーン機能はどうしても欲しい機能ではあった。既にパッケージ版で国際化に対応していた「ガルーン」を検討したのだが、利用人数に対する費用が高く、断念せざるを得なかった。

代表取締役/プロデューサー　岡部淳也氏 — 代表取締役/プロデューサー*岡部淳也氏*

プロジェクト開発部プロデューサー大友啓吾氏 — プロジェクト開発部プロデューサー *大友啓吾氏*

「クラウド版が出たときはすぐに検討しました。１ユーザー８００円台という金額は費用対効果としては問題ないですね。十分にメリットを享受できます。何といってもクラウドなので、ハードウェアやインフラ、バックアップなどのことを気にしなくて済むのがいいですね。特に外出先からのアクセスが要件として必須なので、その構築工数を考えると、かなり助かってます。」（大友氏）

INDEX.02 導入効果１

海外拠点とのスケジュール調整に
タイムゾーン機能は必須

同社が「Garoon」を選択したポイントの一つに「タイムゾーン機能」がある。海外の拠点とスケジュールを共有したり連絡のやり取りをする際、相手の現在時間を計算しなければならないのは手間のかかることだ。

「以前だと、電話やSkypeなどを使ったリアルタイムの会議をスケジュールで設定するとき、『日本（米国）では何時？』というように、時差を計算しながらスケジュールを調整していました。間違いも多くて困ってました。しかし、『Garoon』になってからは、メンバーがいる場所のタイムゾーンが表示されるので、現地時間との時差もわかりやすく、以前のような間違いは無くなりましたね。」（朽網氏）

また、代表の岡部氏は1年の3分の1ほどが海外出張だという。出張先のタイムゾーンにあわせて時間を切り替えられることは大きなポイントだ。便利に使っていながらも、時差による混乱を防ぐためには工夫も必要だというエピソードがある。

「以前、実際にあった話です。タイの空港で午前1時発の深夜便でチケットが手配済みだったのですが、日本時間でスケジュールを入れてあったので2時間の時差があることを忘れていました。そのため日付が異なっていたことに気づかず、搭乗日を勘違いしていたんです。残念ながら、気づくのが遅くて、その飛行機には乗ることができませんでした。これと同じケースがアメリカ出張の際にもあったのですが、そのときは事前に気づくことができたので助かりました。」（岡部氏）

東京時間では3月2日の午前1時でも、タイ時間では前日、3月1日の午後23時となり、日付が異なってくる

「Garoon」のスケジュールには、メンバーがいる場所のタイムゾーンが表示される

時差のある地域を移動することが多いビジネスマンにとって、その時差を意識しながら行動することは難しい。これ以降、同社で国際線の搭乗予定をスケジュールに登録する際は、必ず見出しに現地時間を記載するというルールを設けた。そのおかげで出発時間を見間違えるといった事故は起きなくなったという。これらを実際に体験した岡部氏は、「東京時間の週スケジュールと、別のタイムゾーンの週スケジュールが並べて見えるUIであれば比較しやすくて見間違いも少なくなるのではないかと思います。」と、実体験に基づいた要望には説得力がある。

INDEX.03 導入効果２

出張先が海外でも、
大量のワークフローをスマートフォンで楽々決裁

同社では社内で発生する申請業務に紙は一切使ってない。年間でおよそ1000件から2000件にも及ぶ申請書は全て「Garoon」の「ワークフロー」を活用しているとのこと。決裁者である代表の岡部氏は、前述のとおり年に３分の１が海外出張だ。帰社した際に大量の決裁業務が残っているとすると、非効率である以前に意思決定に遅れが出てしまい、事業推進にとっては致命的だ。

「以前、取締役として勤務していた会社でも、申請業務の電子化はかなり進めました。しかし、電子申請だけではなく、金銭に絡む申請書類は捺印形式でなければ他の取締役から認めてもらえず、最後までハンコのままでしたね。ですので、出張が続いたりするとデスクの上には大量の申請書類が置かれているんです。これを処理するだけで１日、２日つぶれてしまいますよ。」（岡部氏）

現在は「Garoon」のワークフローに加えて「KUNAI」を使っているので、場所を問わずスマートフォンから決裁を遂行できるという。岡部氏いわく、「駅や空港での待ち時間や、例えばスポーツジムで一息してる、ちょっとした空きる時間に申請の内容を確認して承認できます。かなり効率的ですよ。」と、愛用のiPhoneにインストールされている「KUNAI」の画面を見せた。

また、岡部氏は、「申請書類が紙の束で渡されたのを処理していると、ほとんど中身を見ないんですね。ハンコを押すことが目的のロボットになってしまいますから。しかし、『KUNAI』だと申請書の金額が目に入ってくるんですね。ですので、以前よりも返って中身を精査するようになりました。」と、KUNAIの有効性も指摘する。

INDEX.04 今後の展望

海外拠点でもユーザー数の拡大を目指す

「今後は、ビジネス、製作ともに国内のみならずグローバル展開を加速させていきます。」と言う代表の岡部氏。その加速は既に始まっており、今の取引先はアメリカ、ハリウッド系の映画会社やスタジオなどが多いという。世界規模で事業を展開するとなると、従業員数の増え方も並大抵でなく早い。「今は『Garoon』を日本人だけで活用していますが、徐々に現地の人にも使ってもらえるよう、範囲を広げていこうと思います。タイの拠点が本格的に動き始めたら従業員は急激に増えていくでしょう。」と、大友氏。このように事業の拡大を見据えた上で、大規模向けグループウェアである「Garoon」を選択したことは適切だったと言える。

また、同社では経理および総務系の業務を全てアウトソーシングすることでも、今後の事業拡大に備えている。自社で抱える人材を事業のコア部分に集中させて会社を身軽にしておくことで、急激に事業を拡大したとしても組織崩壊が起きにくい体質になる。アウトソース先とのやり取りもインターネットを活用しており、無駄なコミュニケーションも無く、極めて効率化されている。

クラウド、グループウェア、スマートフォン、業務を効率化できる様々な手段を活用することで、世界を相手にコンテンツビジネスを展開する同社。３年後、５年後、事業が今より拡大してきたときに、同社がどのようにITを活用しているのか、今後の動向にも注目したい。