15年使い続けた理由はワークフロー RPA連携を実現 年間100時間の工数削減へ

Garoonの管理を担当しているのはIT基盤部の4人の社員。1300人が利用するグループウェアの管理者としては少なく思えるが、業務部門への権限移譲により、それほど負荷なく運用できている。

「例えばワークフローのフォームを新しく作るときも各部門の社員が作ります。運用管理権限を各部門に渡しているので、人事系の申請なら人事部が、総務系なら総務部が、というように自分たちでやってもらっています。我々に問い合わせが来ることもなく手をかけずに運用できています」（香川氏）

実はビーウィズでは、2014年にメールサーバーをExchangeに移行したことをきっかけに、Office365への移行計画が持ち上がっていた。しかし結果的にはGaroonの利用継続を選択した。その最大の理由はやはりワークフローだった。

「当時Office365へ切り替えの方針は全社通知まで出していたのですが、最終的にはGaroonを使い続けることになりました。Office365にはワークフロー機能がないため、移行する場合は別システムを準備する必要があります。当時いくつかの製品を検討しましたが、費用や使い勝手など総合的に合うものが見つからなかった上、そもそもワークフローだけシステムが分かれてしまう点も大きな懸念でした。また社員全員がGaroonの利便性に慣れていたこともあり、他の製品に置き換えることによる心理的なハードルもありました」（香川氏）

ワークフローの使いやすさや、グループウェア機能が1つのパッケージにまとまっていることが決め手となりGaroonを使い続けることになった。現在同社では、メールや文書作成(Word、Excel、Powerpoint)はOffice365で行い、スケジュールや掲示板、ワークフローのグループウェア機能はGaroonで行う、という使い分けをしている。

ワークフローを含めてGaroonの各機能がビーウィズの日々の業務で活用されている。

「大げさかもしれませんが、Garoonが止まったらうちは会社が潰れますね。それくらい使っています。ワークフローがないと、何かを申請したり依頼することができません。今は発注番号や決裁番号をGaroonの申請番号で管理しているほどで、業務フローの多くがGaroonに合わせて作られています。ワークフロー以外も、スペース、メッセージ、掲示板、スケジュールなどほとんどの機能を使っています」（香川氏）

各機能の使い方を詳しく説明いただいた。

スペース

まず社員同士のやりとりにはメッセージやスペースが利用されている。最近はスペースを使うことが多く、スペースの総数は500近くあるのではないかと香川氏は話す。

「もともと社内連絡にメッセージを使っていたのですが、スペースの方がテーマごとにディスカッションを分けられるので今はスペースを利用する人が多いですね。わたしも数えきれないくらい入っています」（香川氏）

災害時の緊急連絡にもスペースが役立った。2018年9月に発生した北海道胆振東部地震（ほっかいどういぶりとうぶじしん）では、発生直後に専用スペースを立ち上げ、情報を集約した。

「当社は札幌に1000名の従業員が勤務しているオペレーション拠点がありますので、迅速に情報収集し、対応する必要がありました。安否確認や電話の不在アナウンスに関する連絡、経営会議の議事録の共有、計画停電があった場合の対策や、休業手当に関することなど、地震に関する情報をすべてこのスペースに集約しました」（香川氏）

メールのように閉じたコミュニケーションだと毎回宛先を設定する手間が発生するが、スペースを公開にしておけばその必要もない。

「地震発生直後にスペースを立ち上げ、『共有が必要なメンバーは誰でも宛先に追加してよい』という周知をしました。公開設定にしているので社員は誰でも内容を見られるし、誰でも宛先に追加できます。メールのように宛先をこちらで決めるのではなく、必要な人が自分で設定できるようにした方が早いですよね。おかげでスムーズな対応ができました」（香川氏）

時間勝負の災害対応でオープンなコミュニケーションのメリットが活かされた。もちろん平常時も、業務連絡や業務外の部活動連絡などでスペースが使われている。

掲示板・ファイル管理

全社通達には掲示板を利用している。よく利用されるのがスーパーバイザー向けの研修（SV研修）の案内だ。

「コールセンターの管理者向けに定期的に研修を行なっているのですが、その開催案内を掲示板で出しています。『労務管理』や『クレーム対応』といった内容です。研修の主催部署が掲示板に案内を出し、参加したい人はコメントに書き込んで申し込みをします。また、TV会議で全国同時接続して行うこともあるため、研修講師や会議室などの施設はスケジュール機能で管理しています。」（香川氏）

参加申し込みや質疑をコメントでやりとりすれば、個別の問い合わせに対応する必要がない。参加者も誰が参加するのかすぐに把握できる。

研修資料はファイル管理で共有する。

「研修資料は更新が多いので版管理ができるファイル管理が便利ですね。フォルダの管理権限を移譲しているので、それぞれの管理部署がフォルダを作って管理しています」（香川氏）

ビーウィズでは掲示板もファイル管理もきれいに整理され、どこにどんな情報があるか誰でもわかるようになっている。さぞ細かいルールを決めているのだろうと思いきやそうでもない。

「フォルダの名前や構成は、使っているうちに自然にルールができてきました。例えば第一階層はむやみに増やさない、とかですね。細かい部分については、周りを見ながら適宜社員が判断していると思います。直感的にわかりやすく作っているので、使ううちにお作法が分かってくるようです」（香川氏）

スケジュール

社員の予定はスケジュールで管理しているが、ビーウィズでは「Garoonのスケジュールが空いていたら自由に予定を入れても良い」というルールが浸透している

「自分も含めて基本的には『空いていたら断りなく入れていいですよ』というルールにしています。予定は公開で登録しているので内容もわかりますしね。逆にいちいちお伺いを立てられる方が手間がかかるので困ります」（香川氏）

予定の共有だけでなく、予定の調整に関するやりとりや資料の共有も全てスケジュールで行っている。

「予定の日時変更をするときはコメントでやりとりをしています。予定に関するちょっとした連絡は、メッセージを別に送るよりスケジュール上でコメントした方が早いですね。この取材の予定調整もスケジュールのコメントでやっていました」（香川氏）

Garoonにはスペース、掲示板、メッセージ、スケジュールと多岐にわたるコミュニケーション機能があるが、ビーウィズではそれらをうまく使い分け社内の円滑な情報共有に役立てている。

すでにGaroonを活発に利用しているビーウィズだが、IT基盤部として今後取り組みたいのはクラウド化だと香川氏は話す。

「今はオンプレミスで運用していますが7年に1度はハードの入れ替えが必要です。瞬間的な費用は高くないのですが、工数がとにかくかかるんですよね。サービスも止めないといけないし。今後はIaaSを利用するなどクラウド化を検討したいと考えています」（香川氏）

ビーウィズではGaroonとRPA連携の実績をいずれアウトソーシング事業にも役立てていきたいという。

「RPAを活用した事務のアウトソーシングはすでに事業としてお客様にご提供していますが、RPAとこのグループウェアの連携については、社内で一定の成果がでていることから、こちらは単体での外販もいずれ考えていきたいと思っています。ロボットとはいえ、前後に必ず人の作業があります。これまで多くの企業の業務改善を行ってきた実績から、このグループウェアとの連携についても、各社ごとの利用状況に合わせてお客様に価値ある提案ができると思っています」（甲田氏）

BPOサービスのプロフェッショナルとして、顧客へのさらなる価値創造を目指したいと甲田氏は語った。