特長
Garoonが選ばれる10の理由
サイボウズ Officeとの違い
組織⾵⼟を変えるサイボウズのグループウェア
機能・サポート
ユーザー機能一覧
スケジュール
ポータル
掲⽰板
ファイル管理
ワークフロー
コミュニケーション
グローバル
便利機能
管理機能
外部アクセス・モバイル
連携・カスタマイズ
kintone連携
Microsoft 365 連携
運用サポート
セキュリティ・運用基盤
動作環境 クラウド版
動作環境 パッケージ版
移行の進め方
移⾏の進め⽅
Notesからの移⾏
サイボウズ Officeからの移⾏
パッケージ版 Garoonからの移⾏
価格・購入方法
クラウド版 価格・購⼊⽅法
パッケージ版 価格・購⼊⽅法
新規契約のお客様向け価格表
契約中のお客様向け価格表
クラウドとパッケージの違い
事例
ご利用中の方
活⽤浸透ナビ
クラウド版をご利⽤中の⽅
お問い合わせ
アップデート・更新情報
お知らせ
よくあるご質問
マニュアル
ログイン
パッケージ版をご利⽤中の⽅
製品プログラム
セミナー情報
資料・動画
デモ・お試し
Garoonを活⽤し、社内に浸透させていくための各種コンテンツをご⽤意しています。
価格・購⼊⽅法
鳥取県自治体ICT共同化推進協議会 様
資料をダウンロード(pdf)
タイトルとURLをコピー
「星取県」「蟹取県」「鳥取砂丘へのポケモン誘致」・・・ユニークな取り組みが目を引く鳥取県では、情報システムでも全国初の取り組みを行っています。
鳥取県内の全自治体で情報共有を行う「とっとり行政イントラ」。2017年2月に運用を開始したこのシステムにサイボウズのGaroonをご採用いただきました。システム導入の中核を担ったのは、鳥取県及び県内全市町村で組織する「鳥取県自治体ICT共同化推進協議会(事務局:鳥取県情報政策課)」(以下「協議会」)です。
今回は協議会の行政イントラ部会のメンバーである、鳥取県総務部情報政策課 上杉課長、下田課長補佐、阪本主事、にお話を伺いました。
01.導入前の課題
容量オーバーや情報の分散・・メールの課題を解決できる新たなツールを探していた
02.導入の決め手
Garoonの良いところは「使いやすさ」「LGWAN-ASP」
03.導入効果
幅広い業務で「スペース」を活用自治体どうしの連携が加速
04.今後の展望
行政のインフラとしてあらゆる分野で活用していく
—まず協議会について教えてください。どのような目的で設立されたのですか?
協議会は次の3つ取り組みを目的として設立されました。・情報システムの共同調達や運用管理・情報セキュリティ対策・ICT分野の人材育成「とっとり行政イントラ」は「情報システムの共同調達や運用管理」の一環で調達したものです。情報システムは複数の自治体で共同利用をすることで、従来よりもコストを抑えて運用できます。従来システムのコスト削減はもちろんですが、より良い行政サービスを行うための攻めの取り組みもやりやすくなります。「とっとり行政イントラ」はまさに攻めの取り組みとして導入しました。
—自治体どうしの情報共有にグループウェアを利用するというのは、先進的な使い方ですよね。なぜこのような使い方を考えたのですか?
鳥取県には全部で19の市町村があり、以前は自治体どうしのやりとりはメールが中心でした。一方で、我々鳥取県庁の中では昔からグループウェアを使った活発な情報共有を行っていて、この有利さを常々感じていました。
メールだとやはり前後の経緯がわかりづらいですよね。やりとりの途中で、それまでの文章を消してしまったら、過去の経緯がわからなくなってしまいます。また、宛先に入っている職員しか確認できないので、業務の進捗確認や、不在時のフォローがしにくい部分もあります。さらに、受信容量を制限している自治体もあり、容量の大きな添付ファイルが送れない、などの問題も発生していました。
多様化する住民ニーズに応えるためには、自治体どうしで情報共有をシームレスに行なう基盤が必要になります。グループウェアなら、メールで起きていた問題を解決し、よりスピーディな情報共有ができるようになると考えました。
—19市町村の合意を得るのはかなり大変だったのではと思います。どのように検討を進められたのですか?
市町村の職員から、自治体間のメールの容量制限によってメールが届かない等の問題について、たびたび相談を受けていたので、共通の課題意識をもっていたのだと思います。県からの提案がきっかけでしたが、特に反対する団体はありませんでした。共同調達、共同運用に向けた検討にあたっては、まず協議会内に「行政イントラ部会」を立ち上げ、団体間の情報共有についての課題や自治体を超えた情報基盤をつくるための足場固めをしました。いくつかのベンダーに来てもらい、実演デモを見たりして、実際に体験することで、団体間を繋ぐグループウェア導入の有効性を共有していきました。
—Garoonの良い点はどのようなところですか?
まず、グループウェア導入にあたっては、「ユーザーどうしで広く情報共有ができるコミュニケーション機能があること」が大前提でした。Garoonはスペースでそれが実現できます。操作がわかりやすく直感的に使えるのも良いと思いました。
もう1つ、我々が調達時の仕様として特にこだわったのは、グループウェアをLGWAN-ASPとして導入することでした。自治体で扱う情報は、基本的にインターネット環境から分離された環境で扱うため、当初から「とっとり行政イントラ」はセキュリティを担保されているLGWAN環境で使うことを想定していました。さらにASP型の採用により運用コストを抑えたいとも考えていましたのでLGWAN-ASPとして使えるところもGaroonの良い点です。
—ご導入から約1年たちました。Garoonはどのように利用されていますか?
現在、主に利用している機能はスペース(ディスカッション機能)です。業務ごとにスペースを作成し、情報のやりとりをおこなっています。具体的には、監査分野、税務、防災対策、職員の研修、次世代エネルギー推進分野、厚生分野、情報セキュリティ・・・など、活用業務は多岐に渡ります。現時点で約200のスペースが立ち上がり、ほぼ毎日利用しています。
—自治体どうしのやりとりをスペースで行うメリットはどのようなところで感じますか?
まず過去の情報の蓄積ですね。やりとりが時系列に整理されるので、あとから見返したときに経緯がすぐにわかるのが便利です。スペースに情報が集約されているので、担当の職員が不在にしているときでも、他の人がフォローしやすくなり、業務の進捗管理にも大きく寄与しています。人事異動で担当者が変わった際の事務引継ぎにも有効です。 また、添付ファイル容量が大きくても、気にすることなく安心して情報共有できることも大きなメリットです。スペースは、あらかじめアクセスできる職員を設定するので、利用者が書き込むスペースさえ間違えなければ、内部で機密情報が漏洩することはありません。もちろんLGWAN環境なので、外部へのメール誤送信もありません。情報漏洩防止の観点でも大きな安心感があります。
また、たとえば各自治体間で照会・回答を行う場合、「どの自治体が」「いつ」「どんな回答をしたのか」が全て共有できるのも良いです。メールだと自分の自治体の回答しか見えませんでしたが、スペースだと他自治体の回答状況もリアルタイムに共有できます。
同じ自治体の中だったら、ちょっと隣の課に行って「どんな回答してる?」と様子を聞いたりもできますが、自治体をまたぐとそういうことは難しい。でもスペースを使うことで、「他はこんな回答をしているんだな」と他の自治体の回答を参考にすることができます。団体の枠を超えてグループウェアを活用する効果はそういうところにもあると思います。
—市町村の方にも利用が進んでいるのですね。利用促進のために工夫されていることはありますか?
最初のうちは、事務局がスペースの活用メリットや簡単な利用イメージ等をまとめたリーフレットを自作して、全団体で職員に配信するなど、地道な活動もしました。システムは、導入しただけではなかなか利用は浸透しません。新しい仕組みを始めるときには、こうした地道な施策も重要だと考えています。
また、スペースに慣れていただくために、職員が新たにスペースを作成するための条件は、最小限にしました。主な条件は、2つ以上の自治体間の職員がスペースに入っていることです。これを満たしていれば、誰でも自由にスペースを作って良いことにしています。その他、職員が遵守すべき共通ルールについては、「とっとり行政イントラ管理運用要綱」(以下、「要綱」)を協議会で策定し、徹底することで、現在のところ大きな問題なく運用できていると思います。
—運用のルールはどのように決めているのですか?
運用のルールは全て協議会で決めています。たとえば、各自治体は、自組織内の課代表ユーザーを必ず登録するようにし、どんな種類の行政業務であっても、すぐに運用開始できるようにしています。その他のユーザーのアカウント登録については、それぞれの自治体の判断におまかせしています。
また要綱では、システムの総合的な管理者や各団体のシステム管理者、スペースの管理者を定義し、それぞれの役割や責務などを規定しました。県や市町村においてそれぞれ導入しているグループウェアの運用で得たノウハウを共有しながら、県と市町村が知恵を出し合って作成しました。
—これからGaroonをどのように活用していきたいですか?
行政のあらゆる業務にこのシステムを活用してもらいたいと思っています。鳥取県は東西100kmくらいある横に細長い県です。各自治体の職員が集まって会議をするとなると、団体によっては往復の移動時間が3時間かかるケースもあります。職員も忙しい中、頻繁に会議をすることは大きな負荷になることもあります。もちろん、対面での会議は基本ですが、軽易な意思決定についてはわざわざ対面での会議を開かなくてもよい場合もあります。対面でなくてもできる意思決定をGaroon(とっとり行政イントラ)上で行うことで、会議や移動にかけていた時間を別の業務の時間に活用できる。このような意思決定のスピード化は、大きな働き方改革の一環だと思っています。
協議会では、今年の4月に県内全市町村立学校に学校業務支援システムを一斉導入し、共同運用する予定です。これも全国初の取り組みで、各方面から注目いただいているのですが、この学校業務支援システムの運用に向けた検討や調整でもGaroon(とっとり行政イントラ)がコミュニケーションの基盤になっています。Garoon(とっとり行政イントラ)は本県自治体の重要なインフラになりつつありますし、なっていくべきだと思います。今ある運用課題を一つ一つ整理しながら、様々な分野で活用できるように取り組んでいきたいと思っています。
スペース
取材日 2018/05/01
鳥取県自治体ICT共同化推進協議会
導入パートナー企業
あわせて読みたい類似の事例
グループ従業員12,000名で利用 経営の効率化に向けグループウェアを統一
阪急阪神ホールディングス株式会社
10000名以上
サービス
卸売・小売・流通
建設・不動産
運輸
パッケージ版
Notesからの移行で100社超のパートナー企業 1500名の情報共有基盤を構築
株式会社 テプコシステムズ
1000〜1999名
IT(情報サービス)
オンプレからLGWAN-ASPへ 移行による影響を最小限に抑えるため奮闘
長野市役所
2000名〜4999名
官公庁
15年使い続けた理由はワークフロー RPA連携を実現 年間100時間の工数削減へ
ビーウィズ株式会社
100校以上の教室で情報共有 部門横断プロジェクトを成功に導くグループウェア
株式会社日能研
教育機関
サーバー老朽化 容量不足 技術者不足 12年利用したNotesの課題を移行で解決
株式会社フジ
8製品を比較しGaroonに決めたのは社員が使いやすい事が必須要件だったから
佐世保重工業株式会社
500〜999名
製造
15年使ったNotesをわずか半年足らずでガルーンに移行
大日本土木株式会社
グローバル競争に勝つために効率的かつセキュアな情報プラットフォームを選定
コンビ株式会社
自社が運営受託する全国の図書館と連携し、組織の一体感を生み出すことに成功
株式会社図書館流通センター
グループ間の“壁”を取り払う情報共有基盤
SBSホールディングス株式会社
1万人超の同時アクセスも快適なレスポンスを実現
大分県庁
モバイル活用で全社営業改革 大幅なコスト削減を達成したグループウェア活用
白鶴酒造株式会社
「カレーライスを人民食に」事業目標を達成するための強い組織づくり
ハウス食品(中国)投資社
299名以下
複数システムをポータルに集約、全社規模のスピーディーな情報共有を実現
サトレストランシステムズ株式会社
ワークフローが介護現場を飛び交う書類を一掃
株式会社ツクイ
医療・福祉
社内ポータルで社員の心をひとつに ガルーンが実現した組織横断の情報共有
株式会社明光ネットワークジャパン
ガルーン活用で実現する顧客サービスの向上
株式会社ABC
300〜499名
会社を超え、所属を超えた情報共有がもたらした、顧客に対する良質なサービス
九州産業交通ホールディングス株式会社
ガルーン活用による複数のグループ会社との情報共有、顧客サービスの向上
ワタミの理念経営を効率的に推進するためのIT活用法
ワタミ株式会社
グループの情報共有基盤として1万ライセンス規模で導入
ミライトグループ
通信
急性期医療を支える電子カルテとグループウェアの連携基盤
社会医療法人近森会 近森病院
ガルーン SaaSへの移行で全社での情報共有に成功 BCPにも効果
メルパルク株式会社
6000名規模のグループ全社最適化 名鉄ブランドを支える情報共有基盤
名古屋鉄道株式会社
5000名〜9999名
使いやすい「ガルーン 3」のポータルを採用、基幹系システムとの連携を実現
JBCC株式会社
グループウェア乗り換えで情報伝達の漏れ解消とシステム運用の権限委譲を実現
国立大学法人九州大学
職員の連絡手段からメールが消えた 働き方を変革したグループウェア活用
愛媛県庁
4000名規模の顧客サービス向上基盤の構築、スピード化を実現
株式会社ベルーナ
ビジネス規模に応じたスピードと柔軟性が大きな価値に
株式会社インターネットイニシアティブ
SaaS環境で本部・店舗間の情報基盤を大幅コスト削減
シダックス株式会社
新型インフルエンザ対策を情報共有基盤でスピードアップ
浦添市役所
2万ユーザー規模の基盤をメーカー・ベンダー・ユーザーのチームワークで
KDDI株式会社
全庁的なシステム統合化の中心としてガルーン2の基盤を活用
大田区役所
グローバル事業領域のスピーディーな情報流通を支援
鴻池運輸株式会社
Notesからの乗換えで全社グループウェア・企業ポータルを一気に刷新
大崎電気工業株式会社
電子カルテとグループウェアの相乗効果で、病院経営と医療サービスを両立
国立大学法人 富山大学附属病院
IT企業の大規模グループウェア活用 カスタマイズによる情報周知の徹底を図る
株式会社日立アドバンストデジタル
シンクライアントとガルーン2で先進的なエンタープライズ情報システムを構築
大和証券株式会社
金融・証券・保険
一歩先を見たシステム設計で機動的な業務改善を実現
株式会社JM (なおしや又兵衛)
部署単位のグループウェアを統合し、組織全体の業務効率を向上!
独立行政法人海洋研究開発機構
その他
使いやすさがボトムアップの情報共有を促進!
明治学院大学
業態変化で、右肩成長を支える情報基盤活用術
株式会社ソフトクリエイト
攻めのIT投資が生む顧客サービス向上と競争力強化
長野県信用組合
営業情報と社内情報の一元管理を実現
株式会社 大一器械
効果的なクライアントの共有と情報ポータルを構築
生化学工業株式会社
3,000名が使う情報共有基盤をわずか4ヶ月で構築!スピードが最終の決め手に
横須賀市役所
16,000ユーザーを支える情報共有基盤をガルーン 2で実現
岡山県庁
激化する競争に打ち勝つ第一歩として「ガルーン 2」を導入!
オリエンタルホテル東京ベイ
EIP 型グループウェア「ガルーン 2」を導入し、情報共有環境の強化
株式会社シーエー・モバイル
グローバルビジネスシーンにおける戦略的モバイル活用
株式会社コイケ
M&A で誕生した大企業の情報共有基盤を「ガルーン 2」で構築!
三菱電機情報ネットワーク株式会社
「ガルーン 2」で本社 1000名+店舗 1000店の情報共有基盤を構築!
株式会社プレナス
グループウェアで業務の正確性とスピードを改善! 決め手は「使いやすさ」
株式会社 神奈川銀行
乗り換え効果を実感!使いやすいガルーンでメンテナンスコストの削減に成功!
日本ピラー工業株式会社
全国の商工会連合会として初めて「ガルーン 2」を導入
滋賀県商工会連合会
毎朝出社したらまずガルーン、全社の情報共有に使用
他の庁舎に行ってもいつも最新情報にアクセス
かほく市役所
Notesからの移行で、システム管理者の負担が大幅に軽減
日鉄鋼板株式会社
大規模への対応・将来性・拡張性・使いやすさが採用の決め手
茨城大学
目的・内容別にポータル分け アクセス制限で必要な人に情報を
すみしん不動産株式会社
ユビキタスオフィス環境の実現をめざしノウハウを蓄積
株式会社日立製作所
コストをかけずオンライン教育を実現
財団法人日本科学技術振興財団
全社、他部門間の情報共有を集約
ポーライト株式会社
建築現場と本社、関連会社とのコミュニケーションツールとしてガルーンを導入
株式会社松下産業
複雑な組織にあわせてカスタマイズし、病院に必要な機能を実現
独立行政法人国立病院機構 災害医療センター
業務効率化だけではなく社員の意識改善のベースに
株式会社ドン・キホーテ
スピードのある経営を実現し、社員相互のコミュニケーションを強化
株式会社 ルミネ
事例一覧ページに戻る
製品の特徴や活用方法などをご紹介します。
お役立ち資料
社内回覧用に印刷できる資料を多数ご用意しています。
さまざまな方法をご用意しています。お気軽にお問い合わせください。
オンラインデモ
ご利用中のブラウザーから登録なしで体験できます。
30日間無料お試し
全機能を試用できます。終了後の課金はありません。