100校以上の教室で情報共有部門横断プロジェクトを成功に導くグループウェア

株式会社日能研様

業種: 教育機関
都道府県: 東京都
利用人数: 1650名
形式: クラウド版

神奈川県横浜市に本部を置き、日本全国に100校以上の教室を開設する中学受験予備校、株式会社日能研（以下、日能研）。中学受験の世界に初めてコンピューターによる成績処理システムを導入し、そのテクノロジーは今も最先端を歩み続けています。「子どもの学びが真ん中」をテーマに、知識をまる暗記して合格するのではなく、子どもたちが自分で主体的に考えること、その未来をともに作ることをサポートしています。

日能研はこれまで13年間使った他社グループウェアから2015年に全社の情報共有基盤としてサイボウズの「Garoon(ガルーン)」を採用。2022年にはクラウド版へと移行しました。今回は導入に向けた製品選定から運用に携わるシステムサービス部の吉永様、古川様、三枝様、髙木様、子ども未来進学センターの久保様にお話を伺いました。

01.導入前の課題

ハードウェアの老朽化で動きが遅くなっていたシステム

02.導入の決め手

ユーザーの使い勝手はもちろん、きめ細やかなアクセス権、管理権限の委譲などの管理機能を評価

03.導入効果

スペース活用により業務スピードを向上。部署や組織の垣根を越えた情報共有でプロジェクトを成功に導く

04.今後の展望

子どもたちのサポートにつながるよう更なる活用を目指す

INDEX.01 導入前の課題

ハードウェアの老朽化で
動きが遅くなっていたシステム

同社では、2004年より他社グループウェアを導入し、13年間利用していました。

「従来使っていたハードウェアが老朽化し、利用者の増加もあいまってグループウェア自体の動きが遅くなっていました。またWebブラウザーの対応バージョンが限られていたため、一部で不具合が発生するようになっていました。」（古川氏）

INDEX.02 導入の決め手

ユーザーの使い勝手はもちろん、
きめ細やかなアクセス権、管理権限の委譲などの
管理機能を評価

プロジェクト管理を行うことをベースに候補に上がっていたのは、Garoonを含む6製品。選定条件には以前のグループウェアで出来ていたことが変わらず出来るかといった視点やユーザーの使いやすさ、管理機能がありました。

「まず、以前のグループウェアで行っていた業務の再現が出来るかどうかを重視しました。Garoonはメッセージ、スペース、ポータル、掲示板、ファイル管理などの機能をセットで備えているため、以前のグループウェアとほとんど同様のことができると思いました。また、試用をするなかで使い勝手も良さそうだと分かりました。スペースだろうとメッセージだろうと、通知が全て一緒に見られるのは素敵ですね。」（三枝氏）

「Garoonはマニュアルを見ながら比較的容易に構築ができました。管理権限を委譲できる点やきめ細かなアクセス権を設定できる点など、運用管理のしやすさの点も評価しました。」（古川氏）

INDEX.03 導入効果

スペース活用により業務スピードを向上。
部署や組織の垣根を越えた情報共有で
プロジェクトを成功に導く

プロジェクトベースでイベントが進むことが多い同社は、スペース機能の活用が盛んです。一定期間のなかで動き、メンバーが決まっているもの、進捗管理をしたいもの、複数のディスカッションを管理するもの、リアクション機能を使いたい場合にスペースを利用しています。

「みんなが積極的に利用していることからも分かるように、スペースの使い勝手はよいですね。一覧性があり、自分の興味のあるスペースにアクセスすることもできます。それぞれの部署ごとではなく、いろいろな組織や部署の人間が集まってプロジェクトベースで動くことが多いため、スペース機能は当社にぴったりだったなと感じています。」（久保氏）

「たとえば入試問題の管理にはスペース機能を利用しています。お昼過ぎに私立中学の入試が終わって生徒が問題を持って教室にくると、「〇△中学入試」というスペースをたてて、問題を入手できたことを100校近くある教室に通知します。同時に問題を解く先生を募集し、担当が決まります。問題が解き終わるとファイルサーバーに解答をアップし、それをスペースで知らせることで、スピーディーに解答を共有し、その後も2回、3回と続くテストの傾向を掴み、対策するのに活かしています。」（久保氏）

「ほかに各種イベントや部署のタスク管理にもスペースを利用しています。過去の成功プロジェクトのディスカッションが再利用できる機能はとても便利で、過去にどんなやりとりやタスクがあったのかを参考にしながらプロジェクトを進めていくことができています。また、全体発信が多いので、抜けもれなく宛先を再利用して発信できるのは役立っています。」（三枝氏）

＜スペース＞イベント準備に必要なものやタスクをディスカッションを利用し管理している。

＜スペース＞情報システム部のスペースを立ち上げ、案件ごとにディスカッションをたてて管理している。

＜ポータル＞掲示板でのお知らせや最新情報ポートレットを配置し、シンプルだが自分に必要な情報が分かりやすいよう工夫されている。

「管理の面では組織の事前設定機能が便利ですね。年度によっては100名以上の組織変更があるため、準備期間を設けて対応できるのは情シスにとってはありがたいです。」（高木氏）

コロナ禍において、それまで当たり前だった「子どもたちが塾へ通って先生やクラスメイトと対面で授業を行う」というスタイルの見直しを余儀なくされた同社。子どもたちとの時間を最優先に考え、2022年にはクラウド版への移行を実施しました。

「当社にとって何よりも優先するべきは『当塾で過ごす時間を、どれだけ子どもたちにとって有意義なものにするか』です。感染に関連した行動制限が生じる中でも、子どもの学びを止めないため、業務の多くをテレワークでも対応できるようにGaroonをクラウド化しました。また、授業の実施方法についてもコロナ禍に対応した工夫をしています。直接子どもたちの対応をする職員だけでなく、当社の全従業員が『子どもたちのためにできること』を第一に考えて実践しています。」（古川氏）

「コロナ禍で対面でのミーティングが減少し、テレワークが導入される中、従業員同士のコミュニケーションはGaroonが生命線になっていると感じます。テレワークで、オンラインの会議に同時に集まることが難しい場合でも、Garoon上でなら、各自のタイミングで、コメントでのやりとりを行うことができます。また、コメントでのやりとりの過程は宛先全員で共有できているため、「いいね」ボタンなども活用しながらテレワークでも意思決定に参加しやすくなり、子どもや保護者の対応にも迅速に還元することができるようになりました。」（三枝氏）