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15年使ったNotesをわずか半年足らずでガルーンに移行

大日本土木株式会社 様

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1924(大正13)年に岐阜県で創業し、90年以上の歴史を持つ大日本土木(だいにっぽんどぼく)株式会社(以下、大日本土木)は、数々の国土復興事業をはじめ上下水道やダム、トンネルなどの土木事業、公共施設などの建築事業を手がけている中堅ゼネコンだ。土木・建築とも海外案件を多く手がけ、特にODA(政府開発援助)案件では業界トップクラスの実績を持つ。

岐阜の本店を中心に国内に23、海外に5の拠点を持つ大日本土木では、長らくスケジュール共有や掲示板を運用するグループウェアに「Notes」を利用してきた。Notes導入から15年が経過し、次回サポート更新のタイミングを控えて老朽化したシステムの見直しを検討。2015年に「サイボウズ ガルーン(以下、ガルーン)」の導入を決定。

今回、検討から導入、導入後の効果までNotesマイグレーションを実施した手応えを管理本部の里見氏、則近氏、西尾氏、中井氏に伺った。

INDEX.01 導入前の課題

全社フラットで見渡せない予定や
掲示板の検索コストと管理運用の属人化

「約15年前に導入したNotesには移行検討時で120個のNotes DBがありました。スケジュール機能だけで数えても支店毎に15DB、さらに役員だけが集まるDBもありました。ユーザーは、スケジュールを調整するときには各スケジュールDBを開き、空き時間の調整を電子メールで行っていて、スケジュール調整ひとつにも時間がかかっている状況でした。」(執行役員 里見氏)

スケジュール調整以外にも、Notes運用ではいくつかの課題が上がっていた。大きく分けるとアプリケーションの使い勝手により発生している非効率な業務オペレーションの問題と管理運用面でのコスト対効果の2つだ。

課題1 縦割り、横割りで複数存在する同じ用途のDB
スケジュール、ファイル管理、掲示板といった情報を登録するDBが組織毎に存在。情報の登録場所を都度判断する必要があり、DB をまたいだ横断検索が出来ないので情報を探しにくい。

課題2 管理・運用の属人化とコスト対効果
Notesの構築担当者でなければメンテナンスが難しいケースが発生。
数年毎に実施するバージョンアップでは、ハード・ソフト・保守および非互換による修正を含めて多額の費用が発生し、そのコストに見合った経営および業務課題へのフィードバックが期待できなかった。

2つの大きな課題を抱え、大日本土木はNotesの次回更新の時期を視野に入れ2015年の年頭に、別製品への移行に向かって動き出した。

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執行役員 管理本部 管理部長 里見 唯志氏

INDEX.02 導入の決め手

ユーザー目線での使い勝手の良さとグループウェア・
業務アプリケーションの両データの移行が実現

大日本土木では、移行先製品として「ガルーン」を含む4製品を比較検討した。スケジュールや掲示板といったグループウェア機能以外に、基幹システムと連携したデータベース(受注情報・工事状況報告 等)の業務用アプリケーションも移行できることが移行条件だった。

「ガルーンと同時にデヂエも導入することで業務アプリケーションとなっているDBも移行できることが決め手になりました。あとは、ユーザーにとって使いやすさを実感できる製品かどうか。使いやすさの点で特に評価したのは、スケジュールの操作性。あと、掲示板やファイル管理の通知機能と検索機能です。」(管理本部 西尾氏)

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管理本部 管理部 情報課長西尾 泰彦氏

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移行前と移行開始4ヶ月後のNotesトップページ。 まだNotesとガルーンを併用稼働しているが、Notesで支店毎に存在していた行動予定(スケジュール)はガルーンでひとつに統一されたり、Notes側のデータベースが2/3程度になっている

INDEX.03 導入効果

人事異動による組織情報更新にかかる時間を1/3に短縮。
グループウェア内の情報検索も快適に

「ガルーン」への移行にはこれまでに4ヶ月程の時間をかけた。社内決裁をとってからハードとソフトの購入を進める間に、Notesから移行するデータの棚卸を行い、移行マトリクスを作って関係者と移行の有無や移行の時期を決めていった。

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データベース毎に移行の有無、移行先と移行時期を各主管部署と棚卸しした

データの移行プランが決まったら、移行先である「ガルーン」および「デヂエ」の環境構築を行った、一部のデータ移行にはAPIを使った移行ツールの開発が必要だったため、開発期間も含めて2ヶ月程かけてデータを移行した。段階的に進め、移行前には必ずユーザーに対して事前アナウンスを実施し、移行先「ガルーン」での操作に迷わないようにとマニュアルも自作した。

移行による効果はあらゆる場面で実感できた。

「ユーザーからは『とにかくスケジュールの調整が楽になった』という声が圧倒的です。複数支店のメンバーで予定調整をするときにも空き時間の確認から会議室の予約までひとつのオペレーションで完結できる。従来のやり方と比べると大幅に効率化されています。」(管理本部 西尾氏)

「電子メールには添付ファイルに20MBの容量制限がありました。社員同士の連絡手段も電子メールが中心だったので、ファイルサーバーにファイルをアップしてから電子メールで連絡する。という手間が発生していましたが、ガルーンにしてからは「メッセージ」を使って20MB以上でもひとつのメッセージ内でやり取りできるので重宝しています。」(管理部 則近氏)

※ 大日本土木ではメッセージの添付可能な1ファイルのサイズを50MBに設定している。

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管理本部 管理部 企画課長則近 肇氏

移行後のガルーンでは掲示板の予約投稿や期間指定掲示の活用で掲示の運用が効率的になった

移行後のガルーンでは掲示板の予約投稿や期間指定掲示の活用で掲示の運用が効率的になった

管理本部 管理部 情報グループ 担当課長 中井 雅樹氏

管理本部 管理部 情報グループ 担当課長 中井 雅樹氏

「運用管理の面では、組織変更の反映時間が随分と早くなりました。案件単位での組織変更も頻繁に発生するのですが、Notesの場合1名の異動情報でも全データ分を更新する必要があったので、専用ツールで情報処理に1時間半くらいかかっていました。ガルーンは1 名単位で修正できるのがいいですね。まとまった異動更新でも、読込用のExcel作業と合わせても20分くらいで済みます。」(管理本部 西尾氏)

スムーズに進行したように見えるデータ移行に苦労はなかったのだろうか。

「デヂエにデータを移行する際、CSVデータの編集が必要になり、自作アプリの開発により対処しました。このあたりはパッケージ製品なのでカスタマイズという点でNotesに劣ると感じる部分はあります。一度理解して構築してしまえば運用に問題ないが、製品改良に期待しています。」(管理部 中井氏)

INDEX.04 今後の展望

業務アプリケーションの完全移行へ向け、
タイムリミットはあと2年

「ガルーン」の利用開始から約半年が経過し、段階的に進めてきたNotesからの移行も2/3程度終了した。Notesの利用猶予期間終了まであと2年。この2年間のうちに移行は全て完了させる計画だ。

「エンドユーザーの利用浸透も早く使い勝手も満足している。今後は、業務アプリケーションの移行が中心になるので、利用中のデヂエのほかに、kintoneの評価も始めたい。」(管理本部 西尾氏)

日本と世界に多数の拠点を持ち、800 名超の従業員に対して情報システムを担当する情報グループメンバーは3名。長年使い続けたNotesから「ガルーン」への移行がスムーズに進んだ裏には、西尾氏をはじめとした情報グループメンバーによる綿密な計画、きめ細やかなユーザーフォローがあった。これからも、ユーザーから信頼の厚い情報グループとして日本と世界を舞台に活躍する大日本土木を陰ながら支えていくことだろう。

取材日 2016/05/01

大日本土木株式会社

業種
建設・不動産
利用規模
500〜999名
パートナー
株式会社大塚商会

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