リモートワーク対応とDX推進でGaroonを活用、迅速に申請を電子化

東北大学様

業種: 教育機関
都道府県: 宮城県
利用人数: 16500名
形式: パッケージ版
導入パートナー: 株式会社エフコム

教育・研究・共創・経営の全方位DXを推し進める東北大学では、全学の情報共有プラットフォームとして2020年からパッケージ版 Garoonをご利用いただいております。コロナ禍でのリモートワーク対応やDX推進の一環で各種手続きの電子化に取り組まれた際は、限られた予算や時間の中で迅速に進めるべく、すでに導入していたGaroonのワークフローを活用。JavaScriptカスタマイズによるタイムスタンプ付与も実装し、申請・承認や申請結果保存を電子化されました。

Garoonの導入や活用に関わってきたデータシナジー創生機構特任准教授佐藤信夫さん、情報部デジタル変革推進課デジタルイノベーションユニット専門員小野﨑伸久さん、および同ユニット専門職員安西従道さんにお話を伺いました。

01.導入前の課題

性能劣化や運用コストの増大から既存グループウェアの刷新を模索

02.導入の決め手

1万人以上での快適なレスポンスを求めてGaroonを選択

03.導入効果

Google Workspaceとも併用しながら教職員向けの情報共有プラットフォームとして活用

04.今後の展望

啓蒙活動の継続とクラウド版 Garoon・kintoneへの期待

INDEX.01 導入前の課題

性能劣化や運用コストの増大から
既存グループウェアの刷新を模索

――現在全学の情報共有プラットフォームとしてGaroonをご利用いただいていますが、Garoonをご利用になる前は別のグループウェアを使われていたのでしょうか？

小野﨑さん：Garoonを導入する前は別のグループウェアを利用していました。当時大学が掲げていた中期計画で業務のICT化を進めるという方針があり、全学共通のプラットフォームを用意することになったのです。

――その後、グループウェアの刷新を決めた経緯を教えてください。

小野﨑さん：Adobe Flashが使えなくなるという環境の限界や利用者増による性能劣化、カスタマイズによる保守費用含めた運用コストの増大といったさまざまな課題が顕在化したからです。そこで、新たな環境を模索しました。

お写真：小野﨑さま — 情報部デジタル変革推進課
デジタルイノベーションユニット専門員
小野﨑伸久さん

INDEX.02 導入の決め手

1万人以上での快適なレスポンスを求めてGaroonを選択

――新たな環境づくりにおいては、どのような要件を掲げたのでしょうか。

小野﨑さん：主に3点ありました。

一つ目はカスタマイズなしでグループウェアとして必要な機能を網羅できていること、二つ目は病院でも活用するためサービスメンテナンスによる停止がないなど厳しいサービスレベルの水準を満たしていること、三つ目は、1万人以上の組織での実績があり我々が求めるレスポンスを満たせることです。レスポンスについては、以前のグループウェアだとボタンを押しても一向に画面が切り替わらないこともありました。ユーザーが多いだけに快適に動かせるものが必要でした。

複数の提案の中から、要件を満たすコストパフォーマンスの高いソリューションとしてサイボウズのGaroonを選択しました。

INDEX.03 導入効果

Google Workspaceとも併用しながら
教職員向けの情報共有プラットフォームとして活用

――実際に導入されてみて、Garoonをどのように評価していますか。

小野﨑さん：以前のグループウェアと比べるとレスポンスが圧倒的に良くなり、現場からも評価の声が寄せられています。

安西さん：Garoonに切り替えたことで個別にカスタマイズしていた機能は多少なくなりましたが、できなくなったことへの不満よりもメリットが大きいと感じます。

小野﨑さん：UIが使いやすく洗練されていることも評価できるポイントの1つです。

佐藤さん：やはり直感的に利用できる点は大きなメリットです。大学は私のように外部から来る人も多く、人の出入りが激しいです。新たに学内に来た人にその都度マニュアルを見てもらうことは難しいため、直感的に操作できるのは重要です。Garoonの良さは「慣れなくても使いやすい」という点にあると思います。

――具体的な使い方について教えてください。

小野﨑さん：メール以外ほぼ全ての機能を使えるようにしており、特にポータル、スケジュール、掲示板、ファイル管理は広く利用されています。東北大学病院では、学外へのメールの誤送信を防ぐためにも、やりとりはGaroon内に閉じたメッセージ機能で行っています。

掲示板は、全体向けのカテゴリーと部局ごとのカテゴリーで掲示できるようにしています。部局カテゴリーについては、本部からの通知に部局固有の情報を付加して部局内に周知できるような運用を行っています。しかし、我々管理者が全て管理するのは大変なので、部局の総務担当者に運用管理権限を委譲しています。Garoonで権限委譲やアクセス権を設定するときは組織をツリー構造で表示できるため、組織図上の階層構造を理解しながら作業できて便利です。

――ワークフローも活用されていると伺いました。

小野﨑さん：ワークフローの利用を始めた背景として、東北大学はコロナ危機を受けて、2020年7月に「東北大学ビジョン2030」をアップデートし、「コネクテッドユニバーシティ戦略」を策定。全方位のDX、スピーディーでアジャイルな経営への転換、共創による成長という3つの基本方針を打ち出しました。コロナ危機というピンチを新たな価値創造のチャンスに変えるために、同年6月にオンライン事務化宣言を発出。またDX推進を本格化するために業務のDX推進プロジェクト・チームを立ち上げました。このプロジェクトで押印廃止を目標とする「印鑑フリーチーム」があり、決裁業務や手続書類の押印廃止に取り組みました。早急な環境づくりが必要になりましたので、当時導入したばかりのGaroonのワークフロー機能を使うべきだと判断しました。

幸いにもGaroonのワークフローには便利な機能が揃っており、組織構造を活かした経路設定や、JavaScriptカスタマイズ機能によるアレンジができる点が良かったです。そのおかげもあり、本稼働からわずか8か月後の2021年4月からワークフローを活用した電子決裁を開始することができました。また、ワークフローを活用した申請手続きも順次開始していきました。

――電子化の効果はどのように感じられていますか？

小野﨑さん：2021年度は41.9％の目標達成度でしたが、啓蒙活動を続けた結果、2023年は65％を超える達成度になりました。また電子決裁したもののうち電子文書保存しているものは90％を超えており、紙での保管を削減できています。

安西さん：紙で運用していたころと比べると、どこからでも申請承認できるようになりました。普段先生は学会の出席などで外出しているケースが多いですし、キャンパスも離れています。紙を回すだけでも時間がかかっていましたが、今はGaroonにアクセスしてもらうだけで決裁処理が実施できるため、確実に時間短縮につながっているでしょう。

――Microsoft 365やGoogle Workspaceも併用していると聞いています。使い分けについて教えてください。

小野﨑さん：Garoonは主に教職員向けのものです。一方、Google WorkspaceやMicrosoft 365は学生も含めて使えます。Gmailを中心にGoogle ドライブやGoogle カレンダーも使えるようにしています。Microsoft 365はもともとOfficeアプリケーションのために契約したものですが、Microsoft Teamsも自由に活用できるようにするなど、現場のニーズに合わせて柔軟に運用しています。

佐藤さん：使い分けの一例として文書の保管に関しては、学内会議等の資料はGaroon、研究室ごとのデータなどはGoogle ドライブで保管しています。たとえば学内の大きな委員会や会議体の議事録・配布資料はGaroonのファイル管理で保管します。

小野﨑さん：Garoonのファイル管理や掲示板は組織階層に応じて情報を管理できるため、ガバナンスが必要な組織的運用に適していると感じます。

――Microsoft 365やGoogle WorkspaceとGaroonで連携している部分はありますか？

安西さん：Google カレンダーを利用する人も多いため連携ツールを使ってGaroonのカレンダーと同期させています。

――自由度の高い状態でさまざまなツールを活用しているのですね。

佐藤さん：各種ツールを使える状態にしておくほうが個別契約によるシャドーITの増加よりもメリットが大きいと考えています。大学は学部や学科、病院といったさまざまな立場の人が在籍しており、それぞれ使いたいものが異なります。我々で揃えておくほうがツール費用の全体最適にもつながります。

――その中でグループウェアの利用率を高めるための工夫はありますか？

小野﨑さん：Garoonへの導線を大学の公式ページに用意する、Garoonのポータル上に予算照会や勤怠システムなど教職員が利用すべきアプリへのリンクを用意するといった工夫をしています。

――2024年にはGaroonの運用方法を刷新したと伺いました。現在はどのように運用されていますか。

小野﨑さん：2020年にGaroonを導入した際は物理サーバーの上で動かすオンプレミスでの運用でしたが、現在は学術情報ネットワークであるSINETを経由してセキュアなアクセスが可能なOracle Cloud Infrastructure（OCI）で運用しています。リージョンを分けた構成を取ることで、サービス停止を極力抑えるようにしています。

INDEX.04 今後の展望

啓蒙活動の継続とクラウド版 Garoon・kintoneへの期待

――今後についてはいかがですか。

小野﨑さん：引き続き電子決裁に関連したワークフローの利用率を高めていくような啓蒙活動を続けていきたいです。また、Garoonを中心に各システムと連携できる状態にしたいとも考えています。たとえばサイボウズの「kintone」はクラウド版 Garoonであれば連携が可能です。そのためkintoneにも興味を持っています。

安西さん：kintoneがあれば学内のユーザーの兼務情報を可視化できそうだとも考えています。ユーザーは主所属以外にも複数の組織・グループに兼務している場合があります。この場合、それぞれの所属先の掲示板・ファイル管理・施設予約等を利用できるようにする必要があり、Garoonのユーザー管理機能で複数の組織・グループに所属させてアクセス権を設定しています。この兼務情報を可視化して、他システムでも再利用できるようになると便利だと考えています。ワーキンググループの情報やそれぞれの所属メンバーについてkintoneアプリにまとめ、マスターにするイメージです。

小野﨑さん：現在はパッケージ版 Garoonを利用していますが、外部連携がより強化されているクラウド版 Garoonに移行できれば、夢は広がるかもしれません。