ワークフローの活用事例～関西編～

Cy：本日はお集まりいただき、ありがとうございます。ユーザー会は今回で7回目を迎えますが、初めて関西での開催です。今回のテーマはワークフローです。さっそくですが、どんな業務でワークフローを利用されているか教えてください。

○申請書の電子化で実現した必要な情報を簡単に探せる仕組み　
　～E社の場合～

E社：昨年から運用を始め、総務人事関連とシステム関連の申請書をワークフローとマルチレポートを使って電子化しました。

Cy：どんな場合にマルチレポートを利用されているのでしょうか。

E社：元の帳票が、「通知」「連絡」というキーワードを持っているものは、ワークフローではなくマルチレポートで電子化しました。マルチレポートは、フォーマットの決められるメッセージ（社内メール）のような感覚で使っているのですが、通知先のメンバー以外にも公開できるのがいいですね。

よく使っているマルチレポートは、来客予定連絡書です。これは現場から利用アイディアが出てきました。細かい設定は極力行わず、運用でカバーするという考え方のほうが、結果的に利用者や関係者の負担にならず効率が良いことがわかってきました。お勧めしたい使い方です。

○電話帳ほどもある分厚い報告書の束が消えた　～A社の場合～

A社：出張時に提出する報告書に、ワークフローを使っています。導入のきっかけは、外出・出張の多い常務の「どうにかせぇ」という一言でした。常務は営業が提出する出張報告書すべてに目を通しているのですが、本人も月の半分以上は出張しているため、帰ってくると報告書の束が電話帳くらいのボリュームになって置いてあるんです。それだけ量があると、出張から帰って報告を読むのに2～3日はかかってしまいます。そこで報告書を電子化し、常務が出張先からモバイルで確認できるようにしようということになりました。

実は、これまでにもワークフローの導入に何度かチャレンジしてきたのですが、承認経路が複雑すぎてうまくいきませんでした。そういった経緯もあって、コストのかかるワークフローの導入は半ば諦めていたのですが、ちょうど「ガルーン 3」が出て、バージョンアップをすれば追加費用なしでワークフローを利用できるようになりました。コスト面でリスクがないなら、という気持ちで運用を始めたのですが、思いの外うまくいっています。今年から来年にかけて、他の申請書も電子化していく予定です。

○データ変更の証跡が残せるようになった　～B社の場合～

B社：ワークフローは、各種システムのデータ変更・抽出依頼、ファイルサーバーに関する依頼、ホームページに関する変更依頼に使っています。
例えば、システム開発の依頼、基幹システムのデータ変更依頼、ファイルサーバー内ファイルの復元依頼、ホームページ掲載内容の変更依頼などに、「ガルーン」のワークフローを使って申請しています。

Cy：導入はスムーズでしたか？

B社：もともと口頭で依頼を受けていたので、依頼者にとっては面倒な部分があったかもしれません。しかし、データ変更の経緯は、履歴に残す必要があるという説明をしたところ、社内の理解を得ることができました。運用してみると、証跡が残るだけでなくどの部署からの依頼が多いとか、どんな依頼が多いといった内容を簡単に集計できることもわかりました。それによって、業務の計画を立てることや、業務フローを改善できることもワークフロー導入のメリットだと思っています。2011年から運用を始めましたが、すでにワークフローの利用は浸透しています。

C社：当社では2001年からサイボウズ製品を使っているのですが、ワークフローはまだ利用していません。本日は何かアドバイスをいただければと思って参加しました。現在は、紙の申請書を使っているので、非常に苦労しています。拠点も国内だけでも40拠点以上あるので、社内封書便や、FAXで回付しているといった状況です。申請書の種類も、営業系で65種類、総務系で110種類と、非常に多く、なかなか踏み切れないのです。しかも、それぞれの申請書にも条件によって複数の経路を持っていることがあります。

E社：完璧にやりきろうとするとどうしても構えてしまって踏み切れないと思うので、ダメならやめようというくらいの気持ちで始めてはどうでしょうか。「ガルーン 3」には標準でワークフロー機能が搭載されているので、追加でワークフローを購入するコストはかかりませんし、インストールやユーザー登録も不要です。また、今ある申請書を電子化するのではなく、新しく申請書が必要になったタイミングでワークフローを使い始めるという方法もあります。当社も初めに導入したのは新しく申請が必要になった「Web規制解除申請」でした。

A社：フォームや経路はシンプルに作ることがポイントだと思います。簡単な内容ならテキスト、複雑な場合はWordやExcelのファイルを添付しています。また、元々は非常に複雑な承認経路だったのですが、過去の失敗を考慮して電子化する際に経路をシンプルにしました。承認は直属の上司のみとし、その他の関係者は回覧に入れて確認のみ行なっています。

E社：そうですね。フォームや経路は、あえて細かい設定を行わず、「複数行テキスト」を使うようにしています。この方法だと、紙の申請書と考え方が近いので、移行しやすいです。

D社：「決裁事項」など、集計が必要な項目などは、プルダウンによる選択を設定しておくと良いとおもいます。それ以外は皆さんと同じようにシンプルなフォームにしています。

C社：マルチレポートとワークフロー運用の住み分けを皆様いろいろ工夫されていますね。今後の構築にあたり、参考にさせていただきます。まずはミニマムな環境から構築をできたらと思っております。

懇親会では、ワークフローの話題はもちろん、その他の活用ノウハウの話題で盛り上がりました。一部ご紹介します。

E社：みなさん、「ガルーン」に蓄積される過去のデータはどうされていますか。サーバーマシン上にデータがたまる一方なのですが、社内のナレッジとしては保管しておくべきなのでなかなか削除することができずにいます。

A社：社内でのやりとりをメールからメッセージ（社内メール）に移行したところ、圧倒的にデータのたまる量が少なくなりましたよ。当社では、個人メールのボックス容量を100MBに絞っています。また、一通あたりの容量制限もかけています。そのかわり、メッセージ（社内メール）は無制限で使えるようにしています。この方法で社内ではメッセージ（社内メール）に統一できました。

B社：同じように、会社の中はメッセージ（社内メール）、社外はメールと完全に分けてしまっています。

E社：メッセージ（社内メール）はなかなか使ってもらえないんですよね。

A社：メールは誤送信が怖いです。ツール自体を社内と社外で分けてしまうと社内の情報を誤って外部の方に送ってしまうことが防げます。そういった訴求の仕方でうまくいきました。

E社：ファイル管理もパフォーマンスへの影響が怖くて使えませんね。

D社：ファイル管理を使っていますが、データはそれほど増えませんでした。全社で共有するものだけを登録すれば、心配はないと思います。また、ファイル管理を使わないことで、共有すべきファイルがメール転送されているのかもしれません。１つのファイルを共有するファイル管理の方がトータルのデータ量は抑えられていると感じます。