ワークフローの活用テクニック

Cy：本日はお集まりいただき、ありがとうございます。はじめに、ワークフローの利用状況についてお伺いしたいと思います。

K社：今年の11月から「ガルーン」の利用を開始しました。現状、申請は全て紙で行っています。ワークフローの電子化をこれから検討したいと思っています。

F社：「ガルーン」のワークフローを使っています。「ガルーン 3」 にバージョンアップしてからは保守費用が本体と一元化されるため、費用削減になりました。現状は、休暇申請や教育講習の申請など簡易的な用途で使っていますが、他にも使い道を探りたいと思っています。

D社：ワークフローは他社製品を利用しています。用途に合わせて、一部ほかのシステムや、紙も併用しています。

Cy：続いて、どんなシーンでワークフローを利用しているのか教えてください。

J社：稟議に利用しています。店舗のリニューアルの工事の見積もりなどPDF化して添付しているのですが、資料のボリュームに対して、承認に要する時間が短すぎることがあり、承認者が中身を全部見ていないのではないかと懸念しています。添付ファイルのプレビュー画面があると助かりますね。

Cy：経費の精算などには利用されていますか。

B社：経費の申請もワークフローを使っています。起案者がワークフロー上で上長に確認をもらっています。台帳管理はその後、経理で行っています。

C社：弊社では、使用用途をあらかじめ設定しておいて、利用者がプルダウンで経費の使用目的を選んでいます。csvで書き出しして、基幹システムに入れています。

A社：組織が複雑なときは、承認者の設定方法で困ります。例えば、システム部システム開発課で課長と部長を兼務しているというケースがあります。

G社：導入時に同じ悩みがありました。今は、初期値は「省略」を入れておいて、申請者自身に選んでもらうようにしてあります。商社なので、海外出張などで不在にしている社員が多いです。そのため、その上の上司の承認があればOKというように、経路については、柔軟性を重視しています。

Cy：「ガルーン」のワークフローでは、初期値は表示されるが必要に応じて変更も可能という設定ができるようになっています。ユーザーは通常は変更が不要で申請が楽ですし、決裁者の不在時などのイレギュラーにも対応できるのでお勧めです。

キーワード解説

○共有経路
あらかじめ作成しておき、複数の申請フォームで共有できる経路です。

○専用経路
申請フォームを作成するときに、その申請フォーム専用のものとして作成する経路です。

○ロール
ロール（role）とは、組織に関係なくユーザーを管理するためのグループです。 組織図にはない「役員」「部長」「秘書」などの役職や、「協力会社」「派遣社員」といった属性別の「ロール」を作成し、所持させることで、きめ細やかなアクセス権の設定や管理ができます。

Cy：最後に、ここまでで話しきれなかった活用ノウハウがあれば教えてください。

H社：フォームを細かく作らず、Excel ファイルの申請書を添付する形式で運用をスタートしたのですが、添付ファイルはデータの掃出しができません。そのため、集計ができずに管理が大変になるという失敗をしました。現在では、添付ファイルではなくフォームに直接入力するように設計しています。これから利用する方は、是非気を付けてください。

D社：ワークフローのフォームは、100くらいあります。旅費交通費、出張、給与明細など人事系の申請もすべてワークフローを利用しています。申請以外にも、例えば各社員へのお知らせものフォームとしても利用しています。

Cy：メールなどではなくあえてワークフローを利用しているのは、どのような理由からですか？

D社：ルールを徹底できるからです。メールや紙の申請書で柔軟にできると、「承認は後でとるから・・」など、ルールを守らないケースが増えてしまいます。そのため、他部署への依頼にもワークフローを活用しています。証跡が電子で残るというのが強みです。また、紙で封筒に入れてお知らせをする手間を省くこともできています。

Cy：アイディア次第で稟議書や費用申請以外にも活用の幅が広がるのですね。ありがとうございました。

他のアプリケーションと比べてワークフローは、フォームや経路の設定など自社に合わせて設定できる項目が多いのが特徴です。どの管理者様も、自社の業務に合わせて運用を工夫されているようです。今回のユーザー会では、ワークフローを運用する上で参考になるアイディアをうかがうことができました。ワークフローを運用中のお客様や、これから利用される方の参考になれば幸いです。