ポートレット開発

ポートレットとは、「ガルーン」のポータルを構成する各パーツのことを指します。ポータルは、ポートレットを使って必要な情報を一画面にまとめることができます。各部署や拠点、プロジェクトなどさまざまな切り口でポータルを作成することで、重要な情報を埋もれさせることなく、効率的に整理して発信できます。

パーツの説明

ユーザー会の前半では、ガルーン ビジネス プロダクトマネージャーの池田による「ポートレット開発講座」が行われました。

「ガルーン」は、様々なポータルが作成できるよう、４種類のポートレットをご用意しています。

1. 標準ポートレット

「ガルーン」のアプリケーションを、ポータルに表示させるポートレットです。スケジュールや最新情報通知といった、よく使われるアプリケーションのポートレットをひとつのポータルにまとめておくと、ユーザーの利便性が高まります。

標準ポートレット例）

2. 標準ポートレット（書式編集）

標準ポートレットには文字列を記載するパーツも用意しています。 目立たせたい文言を大きくしたり、色付けしたりすることで、メリハリのあるポータルになります。

標準ポートレット（書式編集）例）

3. HTMLポートレット

HTMLを記述できるポートレットです。CSSやJavaScriptを利用し、動的なポートレットを開発することができます。より視覚に訴えるようなポータルの実現を助けます。

HTMLポートレット例）

「出張の際にはどういう流れで申請を行えばいいのか」「結婚をした場合にはどういう社内手続きが必要になるのか」といった、社内の決まりごとを閲覧できるポータルです。何か困ったら総務に電話連絡をいれる前に、まずポータルから社内手続きMAPを確認するという習慣を、定着させることができます。

JavaScript を用いてクライアントの情報を取得し、ポータルに表示させることもできます。曜日ごとにお知らせしたい内容を発信するポートレットや、ユーザーがシステム部門に問い合わせる際、自分の環境をすぐに把握できるポートレットがあれば、その後のコミュニケーションもスムーズに進みます。

サイボウズがクラウドサービスで提供している、業務改善プラットフォーム「kintone」の情報も、ポータルに表示できます。 「kintone」上のアプリで管理しているサーバールームの負荷状況や、企業の売上情報をグラフ化し共有する、といった活用方法も可能です。

※「kintone」連携は、クラウド版「ガルーン」でのみ搭載している機能です。

4. PHPポートレット

ポートレットにPHPプログラムを記述し、「ガルーン」のサーバー上でPHPプログラムを実行できます。これにより、リアルタイムに情報取得ができるポートレットを作成できます。

PHPポートレット例）

「ガルーン」を稼働させているサーバーの負荷状況を、ポータルに表示させることができます。システム部門内専用ポータルに表示させておくと便利です。

社内にサーバーを立て、別のシステムで管理している売上データを、「ガルーン」のポータルにグラフ化して表示できます。PHPポートレットはリアルタイム性に優れているので、最新の売上状況をポータルに反映できます。

ユーザー会の後半では、お客様に現在のポータル活用についてお話しいただきました。特に効果的な使い方をされていた 2 社のお客様の事例を、ご紹介いたします。

株式会社三笑堂

株式会社三笑堂様は、医療機器・介護用品・バイオ・ジェネリック医薬品の4つの分野を柱とする、総合専門商社です。今回は、５つのポータルをご紹介いただきました！

全社ポータル

全社ポータルでは、キャンペーンの達成状況や、売り上げの速報をお知らせしています。

CS・お客様センターポータル

お客様に関する情報を確認できるポータルです。 成功事例や失敗事例の共有、不具合・回収情報、アクシデント・インシデントレポートの受付などを行っています。それぞれのリンク先は「デヂエ」となっており、乱立しやすい「デヂエ」の整理に役立っています。社内で最も頻繁に使われるポータルだそうです。

会長直行便・ご意見箱ポータル

「会長直行便」は、誰でも簡単に会長に直接、意見や提案などを送ることができる投稿フォームです。「アイデア千本ノック（ご意見箱）」では、社員のちょっとしたアイデアなどを、いつでも受け付けています。「会長直行便」や「ご意見箱」は、「デヂエ」で運用を行っておりますが、社員の目に付きやすいように、ポータルにリンク先を配置しました。

各種情報ポータル

「ガルーン」を導入する前に社内で運用していたWebサイトを、HTMLポートレットを使って「ガルーン」のポータルに移行しました。各メーカーから三笑堂様に、データや郵便物、FAXといった形式で届けられる様々な案内物をPDF化してポータルにリンクを載せています。検索窓をつけ、ユーザーの探す手間を省く工夫も行っています。

事業部のポータル

事業部ごとにポータルを持ち、掲示板での連絡事項やスタッフの日報などが、すぐに閲覧できるようになっています。アクセス権をかけ、自分の所属する事業以外のポータルは見られない運用を行っています。

C社

製造業のC社様では、標準ポートレットをうまく活用して、ポータルを運用されています。

C社様では、掲示板を重要度別に配置したポータルを用意しています。重要なお知らせを通知する掲示板は、ポータル上部に大きく置いています。掲示板ポートレットは、掲示板のカテゴリーごとに用意できるため、部署別のポータルに該当部署の通達のみを整理して表示する運用が可能です。

ポータルを活用することで、よりお客様の業務に沿ったグループウェアの使い方を実現できます。いろいろできそうだけど、何から手をつけていいのかわからない…というお客様は、企業で求められている課題ごとに、以下のアプローチでポータル活用を進めていくことをおすすめします。