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第16/17/18回 ユーザー会レポート
2014/07/23開催
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第16回、第17回、第18回は「ポートレット開発」をテーマに、東京、大阪、名古屋にて「ガルーン ユーザー会」を開催いたしました。3つの会場にて開催したユーザー会を、ひとつのレポートにまとめてご紹介します。
ユーザー会開催日2014/07/23(東京)2014/08/05(大阪)2014/08/06(名古屋)
01.はじめに
ポートレットとは?
02.ユーザー会前半
ポートレット開発講座
03.ユーザー会後半
ポータル活用事例
04.まとめ
ポータルの活用で、より業務に沿ったグループウェアの使い方を実現
ポートレットとは、「ガルーン」のポータルを構成する各パーツのことを指します。ポータルは、ポートレットを使って必要な情報を一画面にまとめることができます。各部署や拠点、プロジェクトなどさまざまな切り口でポータルを作成することで、重要な情報を埋もれさせることなく、効率的に整理して発信できます。
パーツの説明
ユーザー会の前半では、ガルーン ビジネス プロダクトマネージャーの池田による「ポートレット開発講座」が行われました。
※ポートレット開発を行う前に事前にご確認ください。
1、パフォーマンス動的な情報取得は、「ガルーン」や他システムに大きな影響を与える可能性があります。アクセス数が多いポータルやトップポータルに組み込む場合などは、十分に検証をおこなってから実施してください。
2、動作環境近年、利用者の環境が多様になっているため、どんな環境でも動作するように開発しなければなりません。
「ガルーン」は、様々なポータルが作成できるよう、4種類のポートレットをご用意しています。
「ガルーン」のアプリケーションを、ポータルに表示させるポートレットです。スケジュールや最新情報通知といった、よく使われるアプリケーションのポートレットをひとつのポータルにまとめておくと、ユーザーの利便性が高まります。
標準ポートレット例)
標準ポートレットには文字列を記載するパーツも用意しています。 目立たせたい文言を大きくしたり、色付けしたりすることで、メリハリのあるポータルになります。
標準ポートレット(書式編集)例)
HTMLを記述できるポートレットです。CSSやJavaScriptを利用し、動的なポートレットを開発することができます。より視覚に訴えるようなポータルの実現を助けます。
HTMLポートレット例)
「出張の際にはどういう流れで申請を行えばいいのか」「結婚をした場合にはどういう社内手続きが必要になるのか」といった、社内の決まりごとを閲覧できるポータルです。何か困ったら総務に電話連絡をいれる前に、まずポータルから社内手続きMAPを確認するという習慣を、定着させることができます。
JavaScript を用いてクライアントの情報を取得し、ポータルに表示させることもできます。曜日ごとにお知らせしたい内容を発信するポートレットや、ユーザーがシステム部門に問い合わせる際、自分の環境をすぐに把握できるポートレットがあれば、その後のコミュニケーションもスムーズに進みます。
サイボウズがクラウドサービスで提供している、業務改善プラットフォーム「kintone」の情報も、ポータルに表示できます。 「kintone」上のアプリで管理しているサーバールームの負荷状況や、企業の売上情報をグラフ化し共有する、といった活用方法も可能です。
※「kintone」連携は、クラウド版「ガルーン」でのみ搭載している機能です。
【グラフデザイン参考サイト】
・chart.js:http://www.chartjs.org/
・グラフデザイン:http://startapp.jp/2013/07/21/how-to-create-flat-chart.html
ポートレットにPHPプログラムを記述し、「ガルーン」のサーバー上でPHPプログラムを実行できます。これにより、リアルタイムに情報取得ができるポートレットを作成できます。
PHPポートレット例)
「ガルーン」を稼働させているサーバーの負荷状況を、ポータルに表示させることができます。システム部門内専用ポータルに表示させておくと便利です。
社内にサーバーを立て、別のシステムで管理している売上データを、「ガルーン」のポータルにグラフ化して表示できます。PHPポートレットはリアルタイム性に優れているので、最新の売上状況をポータルに反映できます。
HTMLポートレットではiframeタグと JavaScript が利用できます。そのため、すでにグラフページが用意されているサイトや JavaScriptによるデータアクセス(HTTPアクセス)が利用可能な場合は、HTMLポートレットで実現をお勧めします。PHPはサーバサイドで実行されるため、PHPポートレットは、サーバー側のデータのような、WEBアクセスできないデータを取得し、ポータルに表示させたいときに利用することが、おすすめです。
ユーザー会の後半では、お客様に現在のポータル活用についてお話しいただきました。特に効果的な使い方をされていた 2 社のお客様の事例を、ご紹介いたします。
株式会社三笑堂様は、医療機器・介護用品・バイオ・ジェネリック医薬品の4つの分野を柱とする、総合専門商社です。今回は、5つのポータルをご紹介いただきました!
全社ポータル
全社ポータルでは、キャンペーンの達成状況や、売り上げの速報をお知らせしています。
CS・お客様センターポータル
お客様に関する情報を確認できるポータルです。 成功事例や失敗事例の共有、不具合・回収情報、アクシデント・インシデントレポートの受付などを行っています。それぞれのリンク先は「デヂエ」となっており、乱立しやすい「デヂエ」の整理に役立っています。社内で最も頻繁に使われるポータルだそうです。
会長直行便・ご意見箱ポータル
「会長直行便」は、誰でも簡単に会長に直接、意見や提案などを送ることができる投稿フォームです。「アイデア千本ノック(ご意見箱)」では、社員のちょっとしたアイデアなどを、いつでも受け付けています。「会長直行便」や「ご意見箱」は、「デヂエ」で運用を行っておりますが、社員の目に付きやすいように、ポータルにリンク先を配置しました。
各種情報ポータル
「ガルーン」を導入する前に社内で運用していたWebサイトを、HTMLポートレットを使って「ガルーン」のポータルに移行しました。各メーカーから三笑堂様に、データや郵便物、FAXといった形式で届けられる様々な案内物をPDF化してポータルにリンクを載せています。検索窓をつけ、ユーザーの探す手間を省く工夫も行っています。
事業部のポータル
事業部ごとにポータルを持ち、掲示板での連絡事項やスタッフの日報などが、すぐに閲覧できるようになっています。アクセス権をかけ、自分の所属する事業以外のポータルは見られない運用を行っています。
製造業のC社様では、標準ポートレットをうまく活用して、ポータルを運用されています。
C社様では、掲示板を重要度別に配置したポータルを用意しています。重要なお知らせを通知する掲示板は、ポータル上部に大きく置いています。掲示板ポートレットは、掲示板のカテゴリーごとに用意できるため、部署別のポータルに該当部署の通達のみを整理して表示する運用が可能です。
ポータルを活用することで、よりお客様の業務に沿ったグループウェアの使い方を実現できます。いろいろできそうだけど、何から手をつけていいのかわからない…というお客様は、企業で求められている課題ごとに、以下のアプローチでポータル活用を進めていくことをおすすめします。
1. ガルーンをもっと使ってもらいたい。ガルーンの中に蓄積されている情報を、整理して見せたい。
標準ポートレットを活用し、特に見ていただきたい機能をポータルで共有しましょう。最新情報ポートレットや、全社通知の掲示板から取り組むことがおすすめです。
2. 複数のシステムが社内に存在している
HTMLポートレットを使い、社内のシステムを「ガルーン」内でiframe表示させ、社内システムの入り口を「ガルーン」ひとつに絞ることができます。まず「ガルーン」にログインすることを徹底させ、社内システムの浸透を図っているお客様も多くいらっしゃいます。
3. ITリテラシーの低いスタッフが多い
HTMLポートレットや書式編集ポートレットを用い、視覚的にわかりやすいポータルを作成することで、ITにあまり明るくないスタッフの「ガルーン」活用をサポートします。
4. 売り上げ情報や達成率をグラフ化し、社員に見せたい
PHPポートレットを活用すれば、最新の売上状況もグラフ化し、「ガルーン」のポータルに表示させることができます。
取材日 2014/07/23
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