最新版「ガルーン 4」で便利になったこと

東京製鐵様：「当社は17年使っていた他社グループウェアから乗り換え、2015年3月より「ガルーン」を導入しました。主に使っている機能はスケジュール、メッセージ、スペース機能で、「ガルーン」導入前の他社グループウェアと比べると、メールと社内メッセージの使い分けをするという連絡手段の方法が劇的に変わったと思います。メッセージ機能を使えば、ファイル容量の削減につながるので、社内のやりとりをする際は利用を推奨しています。また、慣れると時系列でやりとりされるメッセージのほうがメールよりも見やすくて使いやすいですね。

サンセットコーポレイション様：当社は2007年に「サイボウズ Office 6」から「ガルーン 2」に乗り換え、その後「ガルーン 3」、「ガルーン 4」とバージョンアップを重ねてきました。モバイル端末からのアクセスも可能なので、私の場合は、朝起きてから今日一日の予定を確認して出社しています。

小久保製氷冷蔵様：当社は10年以上前から「ガルーン」を使っており、今回「ガルーン 2」から「ガルーン 4」にバージョンアップしました。主に使っているのはスケジュール、メール、メッセージ機能です。また、社内規程などをファイル管理にアップしています。現在はワークフローの利用を検討中で、ペーパーレスの実現に向け、従来は紙で処理していた休暇申請、残業申請などをガルーンのワークフローで処理しようと考えています。

今回は、ユーザー会参加企業様が便利！と思った「ガルーン 4」の新機能５つを厳選してお伝えします。

1.スケジュール

個人やチームのスケジュールを登録・変更できます。タイムゾーンが異なる拠点との調整でも手間なく行える高機能スケジューラーです。

スケジュールの色分け機能

CY：「ガルーン 4」になってスケジュールに色がついたことで、格段に見やすくなりました。個人やチームの日予定、週予定などを表示することができるので、個々人が、いつ、どこで、何をしているのか、スケジュールを見ればひと目で分かります。例えば、会議の予定は青、外出はピンク、出張はオレンジ、というように色分けして予定を表示することで、よりスケジュールが見やすくなります。この機能はお客様からの要望も多くいただいていたので、是非使って欲しい新機能です。

小久保製氷冷蔵様：「ガルーン 2」と比べると、スケジュールはさらに見やすく、使いやすくなっています。バージョンアップ前はスケジュールの登録を個人に任せていましたが、今では利用を推奨しています。

サンセットコーポレイション様：主に月表示でスケジュールを利用していますが、今までの文字情報中心のスケジュールとは違い、「ガルーン 4」では予定メニューに色がつくので、以前と比べるととても見やすくなり重宝しています。

予定にファイルを添付できるようになりました

CY：スケジュールの登録画面から、ファイルを予定に添付できるようになりました。「営業先に持っていく資料を、予定とひも付けて登録したい」「会議に使う資料を事前に参加者に共有したい」といった場面で活躍する機能です。また、予定へのファイル添付機能は有用な機能です。

サンセットコーポレイション様：予定へのファイル添付機能は有用な機能です。ただ、予定は公開していても、資料は公開したくない場合があるので、資料の閲覧権を設定できると更に便利になると思います。

CY：確かに、予定は公開しているけど資料は見られたくないというシーンは存在するので、今後の機能追加を検討したいと思います。

2. 組織の事前設定機能

CY：組織変更後の組織情報を、日時を指定して反映することができるようになりました。未来の組織図を設定しておくことができるので、組織変更時の管理者負担を軽減します。

サンセットコーポレイション様：組織の事前設定機能が搭載されたおかげで非常に助かっています。休日に家から仕事をしなくてもよくなりました。以前参加したユーザー会で要望として出していた機能なので、とても嬉しいです。

CY：組織の事前設定機能は要望を多くいただいていた機能でした。この機能の搭載で、3月31の徹夜作業がなくなったというお声をよく聞きます。「ガルーン 4」であれば、所属ロールも事前に設定できます。

3. Cybozu desktop 2

CY：「ガルーン」の新着情報をデスクトップでお知らせするアプリケーションです。ポップアップで表示できるので、会議の予定や新着情報を見逃すことがありません。※インストールはこちらから。

サンセットコーポレイション様：デザインが洗練されて、とても見やすくなりました。動作も快適です。インストール後の初期設定も「サイボウズ KUNAI」とほぼ一緒で簡単です。

東京製鐵様：以前のグループウェアでは通知がポップアップで表示されるようになっていました。この機能を使えば、ユーザーからの「通知をお知らせしてほしい」という要望を解決できそうです。

4. メール

マルチアカウント対応のWebメールです。利用端末を限定せずに利用できます。

３ペインのメールビュー

CY：メールソフトに使い慣れた方から、３ペインビューの要望が多数よせられていたため、Emailをクライアントメーラーのような3ペインビューで利用できる機能を追加しました。
メールはマウスでの選択に加えて、キーボードの「↑」「↓」や「J」「k」キーで移動することができます。右の画面に、選択したメールの画面が表示されます。
もちろん、これまでの2ペインビューも引き続き利用できます。メール画面にある切り替えボタンで簡単に変更できます。

東京製鐵様：前グループウェアのメールが2ペインだったため、混乱を招かないように現在は2ペインを採用していますが、メール件数が多いと対処がとても面倒なので、3ペインで素早く内容が確認できるのは実用的ですね。ぜひ使いたいと思います。

メールの内容をメッセージに転送する（「ガルーン3.7」以降）

CY：メールの内容をメッセージに転送する機能を搭載しました。これにより社外からのメールを社内に共有し、議論するというフローを強力にサポートします。

小久保製氷冷蔵様：メールをメッセージに転送できる機能を重宝しています。外部の情報を社内の人に向けてセキュアに展開できるようになりました。

5. ポータル

全社ポータル、部署ポータル、Myポータルなど、様々な切り口でのポータルページを作成することができます。

ドラッグアンドドロップでポータル設計が可能に

CY：ラッグアンドドロップでポータルを作成できるようになりました。データが入った状態で設計できるのでイメージしやすく、表示順の変更も手軽に行えます。また、ポートレットの絞り込みができるようになったので、目的のポートレットを探しやすくなりました。

サンセットコーポレイション様：ポータルのドラッグアンドドロップ機能はとても役立っています。設定画面へのアクセスが簡単にでき、ポートレットの設定作業が格段に楽になりました。

東京製鐵様：当社ではポータルを利用しやすいようにカスタマイズしています。ユーザーや拠点ごとに表示をカスタマイズしています。

今回ご参加いただいた企業様のなかには、他社グループウェアから「ガルーン」に最近乗り換えた企業様や、１０年以上ガルーンを利用している企業様がいらっしゃいました。利用年数に幅があるお客様に参加いただきましたが、各新機能については一定以上の評価をいただくことができました。また、各企業様には今後の「ガルーン」に期待をこめ、管理者側、ユーザー側それぞれの視点でご要望をいただきました。過去のユーザー会で要望としていた機能が実装されて大変満足しているというお客様もいらっしゃったように、「ガルーン」のユーザー会は開発PMも参加し、お客様の声を直接お聞きすることで今後の製品開発に役立てています。 「ガルーン」はこれからも進化を続けてまいります。ご期待ください！