「スペース」の活用法、
新機能の効果的な社内展開方法は？

「スペース」とは組織を横断したメンバーでプロジェクトを推進するためのアプリケーションです。所属する組織に関わらず「誰が、何時、何をするか」を明確化でき、そのステータスもひと目で共有することができます。 クラウド版「ガルーン」、パッケージ版では「ガルーン 3.5バージョン」より新搭載されました。

活用事例

脱毛サロン「ミュゼプラチナム」を運営する株式会社ジンコーポレーション様では、全国に数百の店舗を展開し、その店舗開発に「スペース」を活用しています。詳しくは事例をご覧ください。

Cy：社内プロジェクト管理ではどのようなツールを活用されていますか？一般的にはEメールの活用も多いようです。

ほけんの窓口：弊社では毎月5～10程度の新規店舗オープンがありますが、そのプロジェクト進捗管理に「掲示板」アプリケーションを活用しています。パッケージ版の「ガルーン 2」から利用していることもあり、馴染みのある機能の利用頻度が高い傾向がありますね。

JRE設計：弊社ではプロジェクト用の特別なツールは使っていません。とはいえ建設・設計という業界の特性上プロジェクトごとに数百枚単位でファイルが増えるため、共有のファイルサーバー上で設計図を管理しています。最近では3次元で図面作成が増え容量はギガ単位に上るため、EメールやWebサービスだけで完結させることは難しい状況です。現場では設計図を広げたリアルな会議が多く、ミーティング調整や連絡での「ガルーン」活用率は高いですね。

アイ・アム&インターワークス： 弊社は人材サービスを展開しており、開発部門ではプロジェクトツールを活用しています。現在「ガルーン3.1バージョン」を利用しているため「スペース」はまだ搭載されていません。最新版へバージョンアップ後企画業務などで活用できるのではないかと考えています。

Cy：「スペース」は新機能として搭載されているため、これから社内展開というお客様も多くいらしゃいますね。明光ネットワークジャパン様では導入後早速「スペース」を活用いただいているそうですね。どのようなシーンで利用されているのでしょうか？

明光：弊社では全国に2,100程度の学習教室を展開していますが、サッカースクールや英語教室、医学部専門の予備校など事業ドメインは増加傾向にあり「スペース」も様々な切り口で活用されています。例えば、事業部・エリアといった組織単位のプロジェクトもあれば、教科ごとの委員会や新規事業など組織枠にはまらないプロジェクトでの利用も多いですね。また「スペース」ごとに公開・非公開を切り替えて運用できるので、幅広く意見を募りたい時にも、限られたメンバーで進める機密性の高いプロジェクトにも対応できる点も便利です。これらの業務は以前「E-メール」での連絡が多かったのですが、「スペース」を活用することにより量を大分減らすことができています。最近では社内の部活動といったレクリエーション活動にも使われるなど「スペース」の利用範囲もどんどん広まっています。

Cy：素晴らしいですね。新機能や新製品を全社展開するために取り組まれたことはありますか？

明光：「ガルーン」導入の企画段階で各部門の代表者の方に1名ずつ入ってもらい、グループウェア選定のためのワークショップを実施しました。システム選定段階から各部門の同意を得ることで、スムーズな全社展開につながりましたね。このほか新入社員、本社社員への、定期的な研修も開いています。特に新人は新機能も抵抗なく使いこなしてくれます。「掲示板」は通達事項、「メッセージ」は個別連絡、常にやり取りするプロジェクトでは「スペース」といった感じでアプリケーションごとの使い分けもスムーズです。定期的な説明・研修を通して新しい機能・ツールも自然に全社に広まる感じですね。

Cy：システム部門以外のユーザーをしっかり巻き込む活動をされているのですね。JRE設計様では研修等開催されましたか？

JRE設計：弊社では建築設計の専門職対象のシステム研修は開催していますが、「ガルーン」については導入時に一度説明会を開催したきりです。専門職のメンバーには「グループウェアはガルーンを使ってください。」と説明するだけで皆直感的に使いこなせていますね。ただ部門によりITリテラシーも様々で、研修を開いても全員には馴染まないこともあります。

Cy：働き方や世代が幅広いと社内でのITリテラシーの差も大きい傾向にありそうですね。社内展開の方法も状況に応じて変わってきそうですね。

ほけんの窓口：弊社もITリテラシーは様々なので新機能の全社展開のためには、全国的に勉強会を開く必要があると感じています。「スペース」は「掲示板」に比べてできることも増えており魅力的なので是非全員に使ってもらいたいですね。

アイ・アム&インターワークス：「スペース」だけでなく「メッセージ」「電話メモ」などまだ使っていない機能もありますので、今日の話を参考に社内活用を促進していきたいと思います。