クラウド版「Garoon」を選ぶ理由

Cy：今回ご参加いただいた４社のうち３社はパッケージ版のグループウェアからクラウドのグループウェアへ乗り換えています。具体的には、パッケージ版のサイボウズ Officeからの乗り換え、パッケージ版のGaroonからの乗り換え、そして、サイボウズ以外のパッケージ版グループウェアからの乗り換えが１社。
乗り換えのタイミングは、どのようなものだったのでしょうか？

星野リゾート様：何年も前からサイボウズ Office を使っていました。従業員数が増えたことと、事業の海外展開を進めていくにあたってグローバルでも使えるグループウェアへの乗り換えを検討しました。長年サイボウズ製品を使っていたので、乗り換え先としてはサイボウズ製品を検討していました。サーバー運用を含めた管理コストのことを考えると「クラウド版がいいな」と考えていました。

株式会社ジンコーポレーション様：パッケージ版のGaroonの利用年数が長くなるにつれて明らかにサーバーからのレスポンスが遅くなっていました。レスポンス問題が表面化してきた時期に、サイボウズ社よりクラウド版へ乗り換えないかという提案があって、それで乗り換えました。
情報システム部といっても、サーバーの専門家ではないのでパッケージ版の運用を続けるほうが不安でした。サーバー管理は専門業者に任せたい、という思いがあったので、クラウド版のほうが安心感はあると感じてクラウド版に移行することにしました。

株式会社Too様：「First Class」というパッケージ版のグループウェアを利用していました。従業員から「社外からもグループウェアにアクセスしたい」という要望が増えてきたタイミングで、従来のものを使い続けるか、他製品に乗り換えるかを検討しました。サイボウズの他にGoogle appsを検討してGaroon に決めました。
優先要件が社外からのアクセスだったので、パッケージ版を導入してサーバーを構築して、さらにネットワークも・・・という手間をかけるよりは、クラウド版を導入すればその工数がかからないのでクラウド版に決めました。

Cy：皆さま「サーバーの管理運用コスト削減」が大きな理由になっているようですね。

株式会社Too様：サーバーのお守りから解放されるというのは、日常の業務内容からいって情報システム担当者の負担軽減具合は大きいです。従業員がアクセスしない休日を選んで出勤してOS のバージョンアップをしたり、夜中にサーバーが停止した、という緊急電話がかかってこなくなったのは嬉しいですね。

Cy：ですが、クラウド版の導入には不安材料もあったのではないでしょうか？バックアップなどは、どのように考えましたか？

株式会社ジンコーポレーション様：そこは、サイボウズさんを信頼するしかないと思っています。
万が一の事態は、自社サーバーだから大丈夫という訳ではないですよね。むしろ、専用業者さんのほうが最新のセキュリティ情報に詳しくて、レスポンスについても常に対策をとってくれる。

株式会社データープロセス様：自社でクラウド版のサービスを提供していることもあって、クラウド版サービスを使うことの抵抗は最初からなかったです。バックアップに関しては、メーカー側のバックアップ以外で、自社でなんとかしたいけど、クラウド版を使うことのリスクであると思っています。

株式会社Too様：自社サーバーに外からアクセス出来るようにするには、どうしてもネットワークに穴を開けないといけない。グループウェア情報だけをクラウド版にすることで、社外からアクセスできる情報が限定できました。次はファイルサーバーもクラウド版にしたいと考えています。
バックアップについては、最終的にはやはりメーカーを信頼するしかないですが、１年1回バックアップデータを何らかの形で提供してくれると嬉しいですね。（金額にもよるけど）そのオプションにはお金払えると思います。

一同：同意

Cy：クラウド版を利用している時に、パッケージ版とは違った工夫はされていますか？

星野リゾート様：ログイン画面にBasic認証を設定しているのですが、毎月パスワードを変えているため、利用者がパスワードを連想しやすいように背景との親和性を持たせています。「今月の背景は熱海の風景だから、パスワードはXXXXXだったかな」というように。

株式会社ジンコーポレーション様：社外からのアクセスが出来るようになったので、モバイルでの使い方が、利用者によって違っています。PCと同じ画面をスマートフォンやタブレットの画面で見る人と専用アプリケーションのKUNAIを使う人がいます。PCと同じ操作ができるなら、KUNAIはもう必要ないじゃないか・・・と思ったのですが、移動が多い人はKUNAI のほうが使い勝手がいいみたいです。KUNAI 派の人は「オフラインでも利用できる」ことが利用価値になっています。

ご参加いただいた各社とも、クラウド版を選ぶ最大の理由は「サーバー管理・運用コストの削減」ということでした。

利用規模が大きくなるほど、パッケージ版を稼働させるためのサーバー選びのハードルが上がります。また、システムを停止させていけないというプレッシャーが情報システム部には重くのしかかってきます。情報システム部門の抱える「サーバーのお守り」を1台でも減らすには「クラウド版」という選択があります。

「Garoon」は、2012年のクラウド版提供開始以降、パッケージ版からクラウド版へと乗り換えされるユーザー様もいらっしゃいます。「Garoon」の使い勝手はそのままに、サーバー管理をcybozu.comへ任せたいという場合には、是非一度ご相談ください。