追加アプリケーション徹底活用！

ワークフロー活用シーンを教えてください。

日拓リアルエステート株式会社（以下、日拓）：ワークフローは、店舗で利用する備品の購入やその支払いに関する申請をメインに利用しています。

B社： ワークフローは、エイトレッド社の「X-point」を導入しました。主な利用目的は、交通費などの経費精算です。

A社： ワークフローは、使い始めてまだ半年ですが、フォームの種類が93個あります。総務、人事、経理、営業、情報システム部など、弊社の全ての部門で利用しています。 今まで紙で申請を回していたときは、誰で止まっているかが分からない状況でしたが、ワークフローを入れてからは、ステータスをきちんと管理できるようになりました。スマートフォンで承認が行えることもメリットと感じています。「KUNAI」でワークフロー承認ができることで、決裁スピードが上がりました。

日拓：ワークフローが止まって困ることがあるので、携帯でワークフローを承認できるのがすごくいいですね。

ロールの活用でメンテナンスコストを削減！

サイボウズ：ワークフローの運用で工夫されているところはありますか？

A社：ロールを活用することですね。

日拓：ロールは全然使っていないです。どんなメリットがあるのでしょうか？

A社：経路のメンテナンスを最小限にできます。ロールを使うと、 “役員”や“部長”など組織とは別の階層の情報をユーザー情報に持たせることができます。ロールを使っていないと、人事異動の度に複数の経路を修正しなくてはいけませんが、経路の初期値をロール単位で設定しておけば、ロールの所持ユーザーを修正するだけで、新規で申請する際の経路が変更されます。

日拓：確かに私たちは毎回ワークフローをいじっています（笑）。

サイボウズ：これはアクセス権も同じ考え方なので、あらかじめロールを設定しておくと、ユーザーメンテナンスが楽になります。

ワークフローの活用シーンを広げたい

B社：経費精算は電子化していますが、その先がなかなか展開できません。人事関係の申請等でペーパーレス化を提案してみるのですが、「やっぱり紙のほうが楽だ」と言われてしまいます。現場のメンバーが今までとやり方を変えることに不安を感じているんだと思います。

サイボウズ： A社さんではどうやって展開されたのでしょうか。

A社：もともと社内で紙は面倒くさい、という意見がありました。例えば私のところには一日に多いときで20件ほど申請が上がってくるのですが、決裁する数が多いと承認するだけでも大変なんです。半年前に一部の業務だけでワークフローを使い始めたのですが、実際に使ってみることで社内のメンバーにワークフローを活用するメリットが伝わったようです。あちこちから申請書の電子化の要望が上がるようになり、今ではかなりペーパーレス化が進みました。

日拓：弊社も「ガルーン」を入れたときは、ワークフローは使っていなかったんですよ。A社さんと同じように徐々にワークフローを開放していきました。その中で、本社側の想定と現場が求めることが違うケースがあるのですが、現場優先が大事だと考えているので、そういうものは変更しながら運用しています。

ワークフローに情報を集約することで、監査対応もスマートに

A社：弊社は基幹システムの障害管理票をExcelで管理しています。障害の詳細情報はExcelに記載し、承認のみ「ガルーン」のワークフローを利用しています。

サイボウズ： ワークフローに詳細を入力するのではなく、シンプルなフォームにExcelを添付するだけということですね。

A社：はい。障害管理票をワークフローに添付するのみで、各プロセスの承認に合わせた経路設定で、ワークフローを回すだけなのですが、これだけでも証跡と認められています。J-SOXでは、システム改訂した経緯を説明する必要があるのですが、今は決裁された「ガルーン」のワークフローの承認の証跡、障害管理票とエビデンスを見せるだけで済んでいます。以前のように、いろいろなファイルから書類を探してくるという必要が一切なくなりました。

サイボウズ：上場企業では、業務フローの権限規定に沿って業務を進める必要がありますが、そこにワークフローをご活用いただいているのですね。

日拓： マルチレポートは「サイボウズ Office」から「ガルーン」に乗り換えてから利用しています。研修や勉強会などで外出する場合は、必ず記録として「マルチレポート」に残して全員で共有しようという方針です。もちろん、今日のユーザー会も帰社後に報告します。

サイボウズ：マルチレポートのフォームは何種類ぐらい用意されているんですか。

日拓：基本的に報告書は1種類です。細かく分けすぎると皆さん使ってくれないかなと思いまして。

サイボウズ：利便性を考えて、シンプルな運用にされているのですね。

「KUNAI」の活用シーン

A社：「KUNAI」はAndroid版もiOS版も両方とも使っています。使っていて本当に便利なので、みんなから好評を得ていますね。先ほどもお話ししましたが、「KUNAI」からのワークフローの決裁が特にいいですね。

サイボウズ：何名ぐらいの方が使っていらっしゃるんですか。

A社：250人ぐらいです。会社支給のスマートフォンに最初から「KUNAI」を入れています。

日拓：移動する人が多いので「KUNAI」を入れたのですが、なかなか使ってもらえませんでした。

サイボウズ：今年の春にiPhone版の「KUNAI」をアップデートしているので、もう一度チャレンジしてみていただけないでしょうか。パソコンとユーザーインターフェースが変わると教育コストがかかってしまうという場合は、Safariのブラウザーからパソコンと同じ画面を見られます。

日拓：今日見せていただいて、画面の見やすさでは「KUNAI」のほうがいい気がします。再度試してみようと思います。

MDMは利用している？

B社：以前からiPhoneを業務で活用することを考えていて、それと合わせてMDMの導入も検討しています。MDMを使っている方がいたらお聞きしたいのですが、どんなサービスをお使いになっていますか。

A社：AndroidとiOSで別々のサービスを利用しています。主に、アプリが配信できる機能やアクセス制限できる機能を使っていますね。どちらも1ID 300円/月です。

サイボウズ：最初に配る端末に、全部MDMの管理下にするために作業が必要なんですよね？

A社：はい。ただ、時間がなかったので、手順書を「ガルーン」に上げて、それを見て各自設定してもらいました。MDMの管理画面で設定したかどうかが分かるので、入っていない人にだけに電話をかけて確認をしています。

サイボウズ：ユーザーに協力してもらいながらMDMの管理端末として登録していったのですね。

Apple IDの管理はどうする？

A社： iPhoneを導入したとき、Apple IDをどうするのかを悩みました。当初は会社共通のApple IDにしてみたのですが、運用しにくく、個別のApple IDによる運用に方向転換しました。 今は、会社のメールアドレスをApple IDにして、IDの管理は各自でしてもらっています。MDMを必須にしているので、利用状況は管理者側で分かるということだけは伝えています。

日拓：iPhone を60台くらい入れていますが、弊社ではAppleIDだけでなく、MDMや「KUNAI」まで全部設定してから渡します（笑）。

SFAシステムとのスケジュール連携

A社：弊社はAPI連携も利用しています。弊社独自のSFAと、「ガルーン」のスケジュールを連携しています。5分に1回、SFAに登録したスケジュールを「ガルーン」に自動的に取り込んでいます。つまり、営業はSFAのみにスケジュールを登録するだけでよく、SFAに登録したスケジュールが「ガルーン」に連携されることで、全社でスケジュールの共有が行えることになります。このSFAとのスケジュール連携が、「ガルーン」導入の決め手の一つでもありました。

サイボウズ： スケジュールを連携することで、SFAを利用していない社員の方も、営業の方のスケジュールを把握できるのですね。

A社： はい。ただ、それだけではなく他にもメリットがありました。弊社独自のSFAはスマートフォンからは一切参照できません。「ガルーン」にスケジュールを連携することによって、「KUNAI」経由でスマートフォンからスケジュールが見られるようになります。これも大きなメリットになりました。

会議室運用システムと「ガルーン」の施設予約を連携して、会議室を有効活用

A社：弊社は昨年11月に本社を移転したのですが、移転を機に、会議室を効率よく運用できないか？「ガルーン」の施設予約を活用できないか？と考え、サイボウズさんへ相談したところ、内田洋行さんの会議運用システム「SmartRooms」の紹介を受けました。簡単に紹介しますと、操作は会議室の入り口に設置したタブレットで「利用開始ボタン」や「利用終了ボタン」を押すだけです。「利用開始ボタン」が押されずに、会議開始時間から30分経過すると、「ガルーン」の施設予約と連携し、予約そのものをキャンセルします。また、会議が早く終了した場合も「利用終了ボタン」を押すことで「ガルーン」の施設予約と連携し、予約された会議の終了時間を変更し、以降の時間が空きとなるわけです。今までは、会議室を予約しても使わないということが多かったのですが、使われていない会議室を有効に利用できるようになりました。

B社：ちなみに、会議室は何部屋ぐらいあるんですか。

A社：全部で2３部屋ありますが、これを置いたのは16部屋です。来客用の会議室にだけ導入しました。状況によっては社内の会議室にも導入しようかなと考えています。

サイボウズ：これまでより会議室を有効活用できるようになりますね。