Garoonの社内活用度をあげる5つのコツ

会議室や備品の予約・管理にもっとGaroonを活用する

会議をする際に必要な会議室やプロジェクターなどの備品。これらの予約と管理をGaroonでまずは行ってみましょう。皆さんが日常よく使う業務から導入をはじめていくと、浸透しやすいです。業務以外にも社内の方とランチや、飲み会、部活の練習といった予定の登録・調整にもGaroonを活用してみましょう!
また、Web会議をGaroonと連携させ、Garoonの施設予約機能で、スケジュールを管理することも出来ます。
さらに、携帯電話やスマートフォンからスケジュールを確認したり、登録をすることもできます。

メールを入り口としてGaroonにアクセスしてもらうようにする

業務の中で必要不可欠なものといえば、メールです。特にお客様や取引先の方とのやり取りの大半は、メールで行われているのではないでしょうか。だからこそGaroonのメール機能を使うことで、一般ユーザーの方にGaroonにアクセスしてもらう強制力を持たせることができます。

あるお客様ではメールをGaroon上で処理させるようにしたことで、「まずはGaroonにログインする」という習慣を一般ユーザーにつけることができたとおっしゃっていました。

経費精算や各種申請にワークフローを活用する

経費の清算や出張、引っ越し、出産などの各種の申請といった、必ず全社員が行わなければならない業務を、Garoonのワークフローで行うことにより、Garoonの活用を広げることが出来ます。
実際、Garoon活用の浸透にワークフロー機能が大きく貢献しているとおっしゃっているユーザー様は多くいらっしゃいます。

ワークフロー機能は、スマートフォンやタブレット端末にも対応しているので、出張先や自宅からでも素早く確認・決裁できます。
承認スピードをあげ、決裁業務を滞らせません。

ポータルに必要なシステムへの入り口を作る

名刺の注文や旅券の手配など一般ユーザーの方がよく使う他の仕組みのリンクをポータルに集約。
「ポータルを見れば欲しい情報がある」と思わせる仕組みを作ることで、ポータルへのアクセスを増やすことができます。

例えば、サイボウズでは名刺の発注、社内FAQ、HPの更新を依頼するデヂエ、お客様からのお問い合わせのメールワイズなどをひとつのポータルにまとめ、全社員共通のページを作成しています。

さらにいろいろなTips!

さらに、ユーザー企業様やサイボウズ社内で行われている、活用促進のためのちょっとした取り組みをご紹介します。

デスクトップにショートカットアイコンを作る
Garoonに迷うことなくアクセスすることができるように、デスクトップにショートカットアイコンを作るようにユーザーに告知したり、配布するパソコンに予め作成しているお客様もいます。
Cybozu Desktopの活用
ブラウザーを起動したり、違う画面を開いて作業していても、通知情報やスケジュールの開始時間を、ポップアップでお知らせする機能です。予定の漏れをなくすことでき、便利です。
社内報に使い方の簡単なガイドを載せる
定期的に発行している社内報にGaroonの便利な使い方を紹介し、一般ユーザーの方への利用を促進してらっしゃるお客様もいます。
注文するお弁当のメニューや注文を掲示板で募る
サイボウズでは、会社で注文するお弁当のメニューを毎日掲示板で当番の人がお知らせしたり、注文登録するシステムへのリンクを案内したりしています。
「お弁当注文はサイボウズ」と認知すると、使う障壁が少し下がるかもしれません。
社内勉強会の開催
導入後、簡単な使い方の勉強会を開催されるお客様は多いです。 スケジュールなど、まず使う機能の説明をすることで、導入初期の使う抵抗感や障壁を下げることができ、便利だなと思っていただけるようです。

Garoonの活用が社内で広がり、皆さまでお使いただくことで社内の情報共有基盤となればと思っています。