Garoonは本部や各施設に所属する職員全員が閲覧できるようになっており、役職者や管理者を中心としたおよそ360名のアカウントにて運用されている。Garoonの導入により、「組織横断的なプロジェクトの遂行や各施設での情報共有がスムーズになった」という。

口頭ベースで調整されてきた予定がスケジュール機能によって共有できるようになっただけでなく、紙のノートによる申し送り情報が掲示板機能によって手軽に共有できるようになった。結果として、認識のずれや伝達漏れが解消でき、クレームの削減にも大きく貢献している。

「いままでは『言った・言わない』問題が発生していましたが、Garoonのメッセージ・掲示板・スペース機能を使うようになってからはやりとりがテキストとして残るため、みんなの責任感が強くなったと感じます。」

ワークフロー機能の利用で、承認スピードは以前より圧倒的に早くなった。以前は紙で運用しており、承認までに数週間かかるケースもあった。今ではその日のうちに承認されるなど、承認までの期間短縮に大きく貢献している。

「去年の年末に、急を要する申請があったんです。それまで紙で数週間かかっていた申請が、史上最速の2時間で承認されて驚きました。現場でスピーディーな対応をするのに役立っています。」

導入当初、現場からの抵抗はなかったのだろうか。当初は乗り気でない声もあったものの、さまざまな工夫を凝らし、今では会議前にサイボウズ内で意見交換するなど、活用の幅が広がりつつあるという。

「サイボウズでないと確認できないような情報発信を上長からしてもらうことで、サイボウズに触れる機会を増やしてもらいました。」

例えば、Garoonのポータル画面ではグループの経営理念が常時掲載されているだけでなく、全施設でのベッド稼働率が可視化できるようになっている。

「入力を面倒くさいと感じてしまう現場が多い中、有益な情報がダイレクトに届く環境を整備したことで、Garoon自体を受け入れてもらいやすくなったのは間違いない」という。

「パソコン操作が不慣れな職員の多い病院事業部ですが、少しずつ導入は進んでいます。各病院の事務長も、Garoonでの休暇申請を混乱なく受け入れていただくことができました」とのこと。Garoon自体の操作が簡便であるがゆえに、年配の方も負担なく機能が活用できると現場からも好評だ。