ざんねんな情報共有ずかん

社内連絡は誰もが見られるオープンな場所で共有しているから必要なときに、必要な情報だけを取りにいける。タイムライン形式のやりとりなので、情報が時系列に並び、後からも見返しやすい。普段は中心メンバーとやり取りをしながら、必要に応じて他のメンバーにいつでも共有できる。

コメントを見たら「いいね」。返事を返す時間はなくても、「見たよ」の意思が伝わる。届いたことが分かると、それだけで安心できる。「いいね」がたくさんつくと、嬉しい。いい報告ができるようにと、頑張るモチベーションになる。

案件ごとにスレッドや掲示板を立ててコミュニケーションすれば、タイトルは明確。「ReReRe」に翻弄されることはない。あの件、その件、どの件も、○○の件、△△の件、□□の件とタイトルから目的のスレッドに最短距離でたどり着ける。

全社通達は掲示板。プライベートな会話はメッセージ。それぞれの機能を使い分けることで、プライベートな内容を全社に返信してしまう事態は防がれる。

メッセージ機能の宛先には、社内でグループウェアを利用しているユーザーだけが表示される。だから、取引先の佐藤てつおさんに誤って社外秘のファイルを送信してしまうことはありえない。たとえ、社内の他の佐藤さんに誤送信してしまっても、送信後の内容修正、メッセージ自体の削除もできる。

空き時間は、スケジュールを見れば一目瞭然。参加者はもちろん、会議室や備品まで一緒に予約ができる。日程変更も、コメントを使えば一発で連絡完了。

パソコンでグループウェアを見れば、誰がどこにいるのかひと目で分かる。今いる場所はどこなのか、外出先で空き時間はあるのかまで分かるから、電話の応対もスムーズ。ホワイトボードと双眼鏡はそろそろお役御免かも。

ファイル管理でバージョン管理をONにすると、迷うことなく最新のファイルにアクセスできる。過去のバージョンも保存できるから、切り戻しもできる。チームで作成する資料やデータが効率的に管理できる。

申請業務を紙から電子化。PCやスマートフォン、タブレット端末からアクセスできるから、外出中でも承認できる。急ぎの判断が必要なときにも、時間や場所を選ばず迅速に対応。申請の進捗状況もひと目で分かる。

メンション機能があるから、ご指名案件をワンクリックで表示。通知一覧でトピックごとに情報が仕分けされているから、どれが重要かも分かりやすい。

会議資料をスケジュールに添付するだけで、資料の配布は完了。印刷もメール送信も必要ない。各自がパソコンやスマホ、タブレット端末で資料を見れば、印刷費用も準備コストも大幅削減。

社内手続きでよく聞かれることは、ポータルにまとめて表示する。交通費などの申請フォーム、備品のマニュアル、社内制度の資料…日々使う情報のリンクをまとめて置いておけば、問合せ対応もスムーズ。「困ったらポータル」という習慣が定着すれば問合せの数も減らせそう。

議題ごとにスレッドや掲示板を立てられるだけでなく、締め切りなどの大切な情報をスレッドの本文にまとめられるので、プロジェクトが円滑に進む。