「資料の印刷はもうやめます」 Garoonを使ったペーパーレス化への挑戦 「資料の印刷はもうやめます」 Garoonを使ったペーパーレス化への挑戦

株式会社ハヤシ海運様

株式会社ハヤシ海運様
  • 会議の資料印刷がゼロに!
    スケジュールとマルチレポートで
    ペーパーレス化を実現

  • ユーザーも管理者も
    “迷わず使える”ことが評価ポイント

『会議は印刷から始まってるんだ!』会議前の最重要任務。

会議の資料印刷がゼロに!スケジュールとマルチレポートでペーパーレス化を実現 会議の資料印刷がゼロに!スケジュールとマルチレポートでペーパーレス化を実現

ハヤシ海運では、事務系の社員120人を中心にGaroonを積極的に利用している。特に大きな効果として現れたのはペーパーレス化だ。

「以前は多くの業務を紙で行っていて、時間を要する作業がたくさんありました。例えば会議資料はすべて紙で配布していたので、印刷に時間がかかっていました」

「Garoonを導入してからは、毎回印刷していた会議資料を、事前にスケジュールで共有するようにしました。最初は社員からの抵抗もあり、『これまでどおり紙で資料が欲しい』という要望も寄せられたのですが『資料はすべてグループウェアのGaroonの中に入っているので、必要でしたらご自身で印刷願えませんでしょうか』とあえて突き放しました。

そうこうしているうちにGaroonの使い方に慣れてきて、逆にいちいち紙に印刷するのが面倒になり、ペーパーレスが定着していきました。いまでは紙の資料を渡すと『いらない』と逆に突き返されるほどで、ずいぶん会社の雰囲気が変わりました。」

スケジュールの「週」表示画面。選択したユーザーの予定が一目でわかる。 スケジュールの詳細画面。ファイル添付により資料の共有が可能。

会議後の議事録作成にもGaroonのマルチレポートを活用している。

「以前はワードで議事録を作成、メールで確認依頼を出し、個別に帰ってくる修正依頼に対応し…と議事録作成だけでまる1日かかっていたこともありました。今はメッセージで会議資料の修正などをやりとりして、マルチレポートで共有して終わりです。とても楽になりました」

スケジュールやマルチレポートを活用することで、それまで印刷やメール処理に費やしていた時間を減らすことができた。

ユーザーも管理者も“迷わず使える”ことが評価ポイント ユーザーも管理者も“迷わず使える”ことが評価ポイント

「使いやすさ」が導入の決め手となったGaroon。ユーザー画面だけでなく、システム管理画面が使いやすいことも評価につながっている。現在、Garoonのシステムの実務担当者は取材の半年前に入社したばかりの新人だ。

「Notes※と比べるとGaroonは癖がないのがいいですね。標準機能が充実していて、特に設定を変えなくても利用できるので、社員からの問い合わせが少なく助かっています。またユーザー管理などもすべてGUIでできるので難しくはないですね。私はもともとIT知識がほとんどなかったのですが、ユーザー追加やアクセス権の管理などは1、2回やれば1人でできるようになりました。」

株式会社ハヤシ海運

ハヤシ海運は1951年創業以来、石油製品の海上荷役として実績を重ねてきました。“海上荷役”とは石油製品を運搬する船舶から受け取る綱の取り放しや、石油製品の輸送など、港湾における船と陸との間の石油関連製品の積卸作業全般をさします。港での作業は危険が伴うものも多い中、創業以来「安全作業の維持・継続」の掲げ、船舶・海運業界では厚い信頼を寄せられています。

※Notesは、HCL Technologies Limited の米国およびその他の国における商標です。

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