株式会社バーニーズ ジャパン（以下、バーニーズ ジャパン）で最初「サイボウズ Office」が導入されたのは2006年。それ以前の情報系システムは電子メールのみでした。

「当時、社内の共有情報は担当ごとにホワイトボードに掲示されていました。ホワイトボードから遠く離れた席に座っているメンバーはマイ双眼鏡を使って見ている人もいました（笑）これでは、社内はおろか店舗にまで情報を行き渡らせることは無理でした。」

「店舗数と同時に従業員も増えていく中で、スピーディーに細部まで情報を行き渡らせるにはグループウェアのようなツールが必要だと感じて探しはじめました。「サイボウズ Office」の導入を決めた大きな理由の一つとして、画面がシンプルかつ分かり易いなど、ユーザーインターフェースが親しみやすいことから、利用者に特別な教育をすることなく使い始めることができる点でした。」

そして、最初の導入から6年後に、パッケージ版の「サイボウズ Office」からクラウド版「Garoon」へと移行します。

「社内にグループウェアが定着してきて、次のステップとして『売上を共有できるポータルを作ろう』『社内の決裁・承認フローを電子化しよう』という計画がでてきました。そこで、システムをクラウド化することにしました。この時も、特に他社比較はせずにポータル機能があり、クラウド版ならワークフローが標準搭載していたので「Garoon」を選びました。」

「実は「Garoon」の利用を開始してからしばらくして、グループウェアの入れ替えを検討する機会があったことがあります。その時には、他社グループウェアも比較検討したのですが、エンドユーザーから『サイボウズ製品を使い続けたい』という要望があり、定着率の高かったので入れ替えするのはやめました。」

「例えば、人事では店舗毎にスペースを作って、採用した人毎にディスカッションを分け必要な手続きに関するやり取りをしています。この運用にしてから、採用時の事務処理で本社と店舗の役割分担が明確でスムーズに進むようになりました。スペースは大きなテーマがあって、テーマのなかで更に目的を分けてやり取りしたいときに便利です。」

「店舗では、オンラインで分科会を開くイメージでスペースを使っています。季節ごとの全店舗のウィンドウディスプレイを写真で共有してお互いが勉強したり、商品毎のセールスポイントの理解を深めるために議論したり。自然と知識が溜まっていくので、「Garoon」以外の他の商品に乗り換えて欲しくないと思った理由のひとつはここにあります。Garoonは空気みたいな存在で『全社で共有したいことはGaroonに残す』が普通になっています。」

「当社には、商品の展開計画や買い付けをするMD（マーチャンダイザー）部門のメンバーがいます。海外で買付けも多く、現地からの連絡も頻繁にあります。MDのチームは、ディレクター、マネージャー、バイヤー、アシスタントの4人でコミュニケーションすることが多いのですが、海外にいるメンバーとは時差が発生します。一度の買い付けで多いときは200〜300の商品についてのやり取りをしている。これを電子メールでやっていると、どの商品のどの件について話しているのか分からなくなってくるんです。「Garoon」ならば時差に関係なく書き込みされた時系列に話が進んでいくので経緯を理解しやすい。41番に書き込んだ商品のことで…という返信も、簡単にできるので、4者間のコミュニケーションがスムーズに進むようになりました。」