大企業が選んだグループウェアサイボウズ ガルーン

CASE STUDY .06 株式会社フジ様
株式会社フジ

会社名 株式会社フジ

  • 業種 流通・卸売・小売
  • 利用規模 2,400ユーザー
  • 利用バージョン パッケージ版「ガルーン 4」
  • Notes移行
  • ポータル

サーバー老朽化、容量不足、技術者不足…
12年間利用してきた Notes に積み上がった課題を
マイグレーションで解決。
グループウェア管理コストの削減に成功。

株式会社フジ(以下、フジ)は、愛媛県をはじめとする中四国6県で食料品を中心に衣料品、日用雑貨品等の販売を行うチェーンストア業。1967年の創業以来、各地域の風土、文化、くらしを大切にした地域密着型の店づくりを目指してきた。来年度50周年を迎えるにあたり、経営ビジョンである「中四国密着ドミナント」の実現に向け、“すべてはお客様のため、地域のため”という原点に立ち返り、商品やサービスのさらなる価値向上に取り組んでいる。

中四国エリアで97店舗(2016年5月時点)を展開するフジでは、メーラーや社内の情報共有ツールとして2001年より12年間使用したNotesから「サイボウズ ガルーン(以下、ガルーン)」と「サイボウズ デヂエ(以下、デヂエ)」への移行を実施。今回、検討から導入、導入後の効果までを情報システム部の重松氏、伊藤氏、大内氏に伺った。

  • 導入前の課題システム運用が大きな負担に
               ディスク容量が不足し、データを削除しながらの運用が日常化
  • 導入の決め手Notesの完全再現は目指さない。業務オペレーションが維持できること、
               現行業務の再現性、機能追加の容易さ、使い勝手を高く評価
  • 導入効果ポータル活用でグループウェアへのアクセス時間を極力短くする工夫、
               本業である店舗対応を優先するスーパーマーケットならではの運用方法
  • 今後の展望本来の業務やお客様に支持していただくための活動に割り当てる時間をより増やす

導入前の課題

システム運用が大きな負担に
ディスク容量が不足し、データを削除しながらの運用が日常化

フジでは、ポータルサイトとしてNotesを12年間利用していたが、利用にあたりいくつかの課題があがっていた。

情報システム部 システムセンター センター長 伊藤氏

情報システム部
システムセンター センター長
伊藤氏

情報システム部 システムセンター 大内氏

情報システム部
システムセンター
大内氏

「Notesの機能としてメールを使用していましたが、容量の大きいファイルを添付したメールのやりとりを複数人の関係者が繰り返すと、ディスク容量がすぐに不足してしまいサーバーがダウンすることが度々ありました。そのため、常に容量を気にかけながら古いデータを削除し続けなければならず、日々のシステム運用に大きな負担となっていました。」

「移行を検討した当時は、フジのポータルを管理できるNotesの技術者は私1人だったため、ちょっとした機能のメンテナンスにも時間がかかりました。」(大内氏)

【フジで課題となっていた点】
●サーバーの老朽化
●OS・ミドルウェアの製品サポート切れ
●機能の更新・追加にはNotes専門の技術が必要
●タブレット・スマートフォンからのアクセスや社内SNS機能の実装など、新しい要件に対応できない

導入の決め手

Notesの完全再現は目指さない。
業務オペレーションが維持できること、
現行業務の再現性、機能追加の容易さ、使い勝手を高く評価

執行役員 情報システム部長 兼 システム開発課長 重松氏

執行役員 情報システム部長 兼
システム開発課長
重松氏

「Notesからの移行を考えるうえで、サイボウズの他にNotesのバージョンアップやOffice365、Google Appsなどを検討しました。まず、Notesのバージョンアップについては、ライセンス費用や運用コストの負担が大きいことから断念。また、Office365やGoogle Appsであれば、一人あたりの容量はとても多くなりますが、現行業務を再現しようとすると、オプションの追加が必要になったり、サードパーティーを利用する必要があったためこれらの選択肢も断念しました。一方、「ガルーン」や「デヂエ」であれば、標準機能のなかで現行業務を再現できる割合が一番高く、専門の技術要員が不要で、使い勝手もよく、そのことが決め手となり、導入を決定しました。」(重松氏 )

また、Notesから「ガルーン」と「デヂエ」へデータを移行することに決めたフジは、移行するデータの基準、再現性について次のように語った。

「移行するデータの基準としては、人間が打ち込んだデータであるかどうかを考慮しました。つまり、我々の知識の集積となっているデータは移行し、メールやスケジュールなどのデータについては移行しませんでした。結果として、約60個あったDBを20個ほどに絞ることができました。また、「業務の再現」、「機能の再現」、「データの再現」といった再現パターンがあるなかで、私たちは「業務の再現」を最優先し、その次に「機能の再現」、「データの再現」を目指しました。Notesの完全再現は目指さず、「業務の再現」にこだわったことで、移行後も店舗の利用者は混乱することなく「ガルーン」や「デヂエ」を使用できました。」(大内氏)

ポータルサイトの移行期間

導入効果

ポータル活用でグループウェアへのアクセス時間を
極力短くする工夫、本業である店舗対応を優先する
スーパーマーケットならではの運用方法

「以前のポータルを使用していた時にも、一部のコンテンツは必要でない人には見えないように制限を掛けていましたが、「ガルーン」になってからはポータル上のポートレット毎に表示・非表示を指定できるので、より細かな設定が可能になりました。利用者には制限がかかっている画面は表示されないので利便性を実感しづらいと思いますが、自分に必要な情報だけを素早く確認できる仕組みを実現できるようになったのは良いですね。」(大内氏)

ログインIDによって、最適なポータルが表示される仕組みになっている

「当社では、本部の各事業部から店舗に向けた指示文書は、原則として月曜・水曜・金曜の午前0時に更新されるよう統一しています。そうすることで、店舗の従業員は、一日に何度も「ガルーン」の掲示板を確認する必要がなくなり、店頭での作業やお客様対応などに専念することができます。あえて情報の出力をおさえることで本業に専念してもらうことを心がけています。」(重松氏)

「特に作業の効率化が図れたと感じるのは新年度の人事異動時です。毎年、数百人規模の異動を一日でシステムに反映しなければならず、以前は新規登録に1分/人、既存のデータ変更に10秒/人ほどかかっていましたので、夜通しの作業が当たり前のように行われていました。しかし、「ガルーン」であればこれらのすべての作業が10秒ほどで完了し、作業時間が格段に短くなりました。また、“人”に関することなので、絶対に失敗できないというプレッシャーがありましたが、そのことから解放されたこともとても大きかったと思います。」(伊藤氏)

「「ガルーン」はNotesのような専門の技術が必要ないため、管理が容易になり、私以外のメンバーも管理・運用ができるようになりました。また、今まではDB単位でしかできなかった検索も、全文検索機能を利用し、アプリケーションをまたいで検索ができるので利用者からとても好評です。スケジュールの日程調整や会社の施設予約がスムーズに行えるようになったのも大変ありがたいです。」(大内氏)

○運用のポイント
ゆずってください&もらってください掲示板

各店舗で譲ってほしいモノ、いらなくなったモノを記載しておくことで、需要と供給が一致した場合に、他の店舗から譲ってもらうことができる。新しく購入する費用だけではなく廃棄する費用も削減でき、導入当初は年間約500万のコストカットにつながっている。

私の売場づくり

「私の売場づくり」では、効果があった商品の陳列方法や棚づくりの工夫を記し、全店舗でノウハウを共有している。

今後の展望

本来の業務やお客様に支持していただくための活動に割り当てる時間をより増やす

「ポータルは情報共有のために欠かせないものですが、長時間にわたって閲覧するべきではないと思っています。場合によっては、従業員が売場に出るのを阻害する原因となってしまうことも考えられます。今回「ガルーン」と「デヂエ」に移行したことで、必要な情報だけを素早く取り出すことが可能になりました。これによりこれまで以上に販売・接客などの本来の業務やお客様にフジを支持していただくための時間が増えたのは間違いありません。しかし、現状に満足することなく、これからもポータルの改善を行っていきたいと思っています。」(重松氏)