株式会社図書館流通センター様

自社が運営受託する全国の図書館と連携し、組織の一体感を生み出すことに成功

図書館の総合支援企業である株式会社図書館流通センター(以下、図書館流通センター)は、全国の公共図書館、小・中・高等学校の学校図書館、大学図書館、専門図書館などあらゆる図書館の業務に関わり、より良いサービスを多くの方がたにお届けするためのお手伝いをしている。同社が図書館で本を探すための情報として作成する書誌データベース「TRC MARC」は、全国にある公共図書館の約83%に採用されている。図書館で必要とされる、書籍をより早く確実にお届けするための「選書から納品までの物流システム」を確立した同社では、「サイボウズ ガルーン」(以下「ガルーン」)と「サイボウズ デヂエ」(以下「デヂエ」)を導入している。今回、その狙いや導入効果について、広報部尾園清香氏、営業部徳田良治氏に話を伺った。

豊後高田市立図書館(大分県)

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導入前の課題

全国の運営受託する図書館への情報共有、情報伝達がスムーズに行えない

2015年10月現在、全国に442の運営・受託する図書館がある図書館流通センター。業績が右肩上がりに伸び、運営受託館の数が増えるにつれ、本社や支社、全国各地の館長やスタッフとの連絡が難しくなってきた。現場に配属された新人スタッフや司書から業務レポートを通して報告される課題や悩みに対して、本社の社員がメールやFAXで個別にアドバイスしていたが、社員数が増えるにつれ、そのやり取りにかかるコストや対応側の課題も増えていった。

「新人スタッフや司書が抱える課題や悩み、困っていることはある程度パターン化されます。そのため、『図書館に関するFAQ』のようなデータベースを作り、困っていることや分からないことがあれば、まずはFAQを見てもらえる仕組みを整えたいと考えました。また、個人情報を含んだ内容をメールやFAXで何百通とやりとりすることは避けたかったので、セキュアな環境のもと、全国各地のスタッフと情報共有できるシステムの導入を検討することにしました。(尾園氏)

広報部 尾園氏

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導入の決め手

20代の司書から60代の図書館長まで全員が使いこなせる

導入にあたっては、「ガルーン」のほか、「Office365」「デスクネッツ」なども導入の候補にあがっていたという。そのなかで、「ガルーン」と「デヂエ」を導入するに至った経緯について徳田氏はこう語る。

導入当時に想定していたデータベース機能は「ガルーン」の掲示板やファイル管理機能、「デヂエ」で要件を満たせると思いました。また、利用者のなかには、ITに明るくない方や50代~60代の図書館館長もいます。せっかくシステムを導入しても、使ってもらえないのでは意味がありません。全員が直感的に使えることを最も重視した結果、導入したのが「ガルーン」でした。もちろん実績や知名度があることなども決め手の1つになりました。(徳田氏)

営業部 徳田氏

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導入効果

成功イベントのスピーディーな全国展開に成功

「ガルーン」の運用が本格的に始まり、情報伝達、情報共有のスピードは飛躍的に向上し、導入当初は想定していなかった拠点や部門をまたいだ連携も広がりを見せている。

現在は本社や支社、営業所、受託運営図書館など全国各地で「ガルーン」を活用しています。「ガルーン」のおかげで全国で運営受託する図書館の情報が網羅できています。(尾園氏)

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図書館流通センターの「ガルーン」活用範囲

導入時に課題となっていた現場スタッフや司書、館長の疑問や課題へのアドバイスは「図書館に関するFAQ」を用意することで、対応数を減らすことに成功したという。

今までは全国各地の個々人にFAXやメールを一通一通送る必要がありました。誤送信してしまうケースも考えられるうえ、何百とある図書館宛てにFAXやメールを送るのは効率的ではありませんでした。「ガルーン」であれば、セキュアな環境のもと、掲示板の投稿で全国の図書館に呼びかけることが可能です。よくある疑問や課題を全国に共有できるようになったことはもちろん、本社スタッフに属人化された一つのアドバイスで終わることなく、過去に同じような課題を抱えていた複数の図書館からアドバイスが集まるようになり、より質の高い回答が得られるようになりました。(徳田氏)

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スタッフの日々の業務中の疑問・課題についてのアドバイスは掲示板で共有

さらに、当社では各図書館で実施されたイベントの報告を、コツや注意点、ポスター例などと一緒にファイル管理で共有しています。北海道の図書館で反響のあったイベントを、九州の図書館で水平展開することも可能です。自治体が運営する図書館の場合、市や県など自治体の枠を超えた図書館の連携はなかなか難しい場合もありますが、弊社では「ガルーン」を通したコミュニケーションを行うことで、全国で弊社が運営する図書館のスタッフや責任者がつながりを持ち、協力し合う体制が整っています。全国の図書館情報を居ながらにして得られるようになったうえに、組織の一体感を生み出すことにも「ガルーン」は役立っています。(尾園氏)

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成功イベントは、報告書やコンテンツ例とともにファイル管理で共有

ユーザーが迷うことなく目的の場所にたどり着けるよう、ポータルを活用している図書館流通センターでは、「ガルーン 2」から「ガルーン 4」にバージョンアップしたメリットを次のように語る。

「ガルーン 4」ではポータルの作成をドラッグアンドドロップで行えるため、完成イメージを確認しながら作れるようになり、作業がとても楽になりました。当社では多くのポータルを活用しているため、非常にありがたいです。(徳田氏)

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    本社が貸し出している物や紹介イベント、全国のイベント実施事例をポータル上で共有。
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    帳票類やデータ集を集めた関連リンクポータル


頻繁に利用する機能のアイコンを大きくし、全員が分かりやすいように工夫。

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今後の展望

「ガルーン」をさらに活用し、タイムロスをなくす

現在は交通費申請などの申請、承認作業を紙で行っていますが、これを「ガルーン」のワークフローを使って行えないかと考えています。外回りの営業が本社に戻ってくる必要なく、出先で申請が出来るようになれば、業務効率がさらに向上するのではないかと考えています。(尾園氏)

年々、運営受託する図書館数が増加している図書館流通センター。「ガルーン」を活用することで、全国の図書館と連携し、一つの組織として力を発揮する体制は非常に興味深い。それぞれの図書館がある地域の独自性を尊重しつつ、同時に高い業務効率によって全国に質の高いサービスを提供している同社に今後も大いに注目したい。