東洋ハイテック株式会社様

Garoonと勤怠管理システムの連携で、働きやすい環境を整備
拡張性を活かし、勤怠状況の見える化と入力工数の削減を目指す

粉体機器の販売や粉体プラントエンジニアリング業務を手掛ける東洋ハイテック株式会社では、サイボウズが提供するクラウド版「Garoon」および「kintone」を活用することで、長年利用してきた IBM Notes からのマイグレーションを実現した。
そして導入から7年経った現在、同社は新たにGaroonと勤怠管理システムとの連携に挑戦しているという。 Garoonの拡張性を活かし、新たな勤怠管理の仕組みを構築した 管理本部 管理本部長 山田 剛秀氏および同本部 主任 碓井 優氏にその経緯を伺った。

1
4

導入前の課題

海外企業と戦うためには、残業をゼロにする環境整備が必要だった

1964年に創立され、食品をはじめ、ケミカルや電子材料、医療など幅広い業界に多種多様な粉体プラントを提供している東洋ハイテック株式会社。創業以来、粉体機器の販売や粉体プラントエンジニアリング業務を専門に手掛けており、様々な会社の製品と自社の粉体ハンドリング技術を組み合わせて最適なプラントを構築するエンジニアリング機能と、自社製品を扱うメーカー機能を併せ持っているのが特徴だ。粉体プラント構築に関する高度な技術と豊富な経験を武器に、世界中の顧客に粉体プラントを提供、粉体装置のリユース事業や受託加工事業など粉体に関連したさまざまなソリューションを展開している。

そんな同社が手掛けるプラント構築をはじめとする建設業界は、時間外労働の上限が定められていない業務、いわゆる36協定外の業務にあたることが多く、結果として大変な環境下で働くことになる従業員も少なくない。そんな業界にあって、同社では勤怠管理の見える化を実現し、残業ゼロを目指すことが経営方針として示されたという。

「グローバルにプラント事業を展開する我々にとって競合となるのは、国内企業ではなく海外の企業です。海外では時間内に仕事を終えるのが当然。当社としてもきちんと労働環境を整備し、働く時間を正しく管理していくことが必要だと経営層が判断しました。勤怠管理を正確に行うことで、コンプライアンスを遵守しながら従業員にも納得して働いてもらえる仕組みづくりに組んでいくことになったのです」と山田氏は当時を振り返る。

以前の仕組みでは、残業申請や休暇申請をGaroon上のワークフローで提出し、申請が承認されたらスケジュールに内容を記入。さらに月末にはExcelに自分の1ヶ月の勤怠情報をまとめて提出する必要があり、煩雑な管理になっていた。

以前の勤怠管理フロー

新たな勤怠管理では、正確な打刻ができること、手間なく勤務表が作成できることが必要とされた。「自己申告ではなく正確な勤怠状況を把握することと、ExcelとGaroonでバラバラになっていた勤怠報告の手間をなくすこと、この2つを実現したいと考えていました」と山田氏は話す。

東洋ハイテック株式会社 管理本部長 山田 剛秀

東洋ハイテック株式会社
管理本部長 山田 剛秀様

2
4

導入の決め手

複雑な勤務体系にも対応できる勤怠管理と、使い慣れたGaroonとの連携が最適解だった

勤怠管理の改善の検討に着手した山田氏。特に重視していたのは、Garoon、勤怠管理、そしてワークフローが連携できる仕組みだったという。「グループウェアと勤怠管理システムが別になってしまうと、ユーザー側は2つのシステムにログインしなければいけないし、管理側の手間もかかります。スムーズな勤怠管理を実現するには、グループウェアと勤怠管理、ワークフローが連動して動く必要がありました」

しかし、同社の仕様に適した、十分な機能が備わったものがなかなか見つからなかったという。

「当社の勤務状況は、プラント構築のためにお客様の工場に常駐しての残業や、2交代や3交代など現場によって複雑な勤務パターンが存在しており、シンプルなシステムでは対応できない部分もありました。世の中に適したものがないのであれば、使い慣れている既存のグループウェアをベースに、我々の勤務体系にマッチした形でカスタマイズできないか考えるようになりました」と山田氏は語る。そこで山田氏が着目したのが、Garoonの連携機能だ。

Garoonは連携ソリューションが充実している

「Garoonは、連携して利用できるソリューションが豊富に揃っています。その中の1つ、ファイブクリック合同会社の“FCL勤怠管理システム for サイボウズ ガルーン”を採用しました。複雑な勤務環境にも対応でき、さらにユーザーから見るとGaroonの一機能のように利用できる。やりたいことが実現できると思いました」Garoonの拡張性を活かし、現場が使いやすいシステムを作り上げた。

3
4

導入効果

重複入力を排除し現場の負担を軽減、Garoonとkintoneを連携させることで位置情報の証跡も管理できる

以前まで、勤怠のワークフロー申請はGaroon、月次の勤怠報告はExcelと分かれており煩雑だったが、今回Garoonと勤怠管理システムを連携させたことで、スムーズな勤怠登録が実現できるようになった。

出社するときは、Garoon上のポータル画面に表示されたボタンを押すと、勤怠管理システムに勤務時刻が反映される。

残業時間や深夜勤務時間、出勤日数などを自動で集計 申請したワークフローのリンクが自動で紐づく

残業をする場合などは、Garoon上のワークフローを使って残業申請を行うことで、勤務表に残業申請を行ったかが表示され、Garoonのスケジュール上にも自動的に申請が反映されるようになっている。

出張や時間外勤務の申請をワークフロー上で行うと、自動的にスケジュールにも反映される

残業申請のみならず、有給申請や出張申請、休日出勤申請、私用外出申請などさまざまな申請業務がGaroon上で行えるようになっており、マネージャーが管理画面を見て勤務時間が適正かどうか一目で判断できるようになっている。打刻し忘れなどの場合はコメント欄にその理由を入力し、管理者側で判断できる仕組みだ。申請したワークフローがGaroon上のスケジュールにも自動的に表示されるため、従業員側はワークフロー申請とスケジュール登録の二度手間がなくなったという。

新たな仕組みでは、社外にいてもスマートフォンのアプリから打刻できるようになっており、管理者による承認も社外から可能だ。また、打刻時刻と共にスマートフォンのGPSによる位置情報を取得できる仕組みになっており、不正の防止や事故防止の記録としても役立っている。この位置情報のデータは、kintone(*1)で閲覧することができる。

スマートフォンからの打刻の場合は、打刻時間と共にGPSによる位置情報ができる仕組みになっている

給与計算システムへのデータの受け渡しもスムーズになった。以前はExcelの勤務表が給与システムと連携していなかったために転記作業が発生していたが、今は勤怠管理システム側からCSVで情報を取り出して給与計算システム側に流し込めるようになっており、転記の手間やミスの削減にもつながっている。

「Garoonと勤怠管理システムの連携によって、正確な打刻ができるようになりました。勤怠に関するルールが以前より守られるようになり、全社のガバナンス強化に大きく役立っています」と碓井氏は評価する。従業員が同じ情報を何度も入力せずにすむようになり、従業員の業務時間削減にも大きく貢献しているという。

なお、今回のプロジェクトを進めるにあたって、社外のメンバー含めたプロジェクトの情報共有およびコミュニケーション基盤としてGaroonの持つスペース機能が活用された。

新勤怠システム関連

Garoonについては、勤怠管理システムとの連携以外にも、さまざまな機能が日々の業務に活用されている。「すでに数年クラウド版のGaroonを利用していますが、スペースやファイル管理、電話メモなどの機能も便利で、社内のコミュニケーション基盤となっています。また、バックアップやBCP対策などに社内の人員を割くことなく運用できる点も助かっていますね。オンプレミス版の場合、データサイズが増えるとストレージの増強などが必要ですが、クラウドだけに管理工数含めて外部にお願いできるのはありがたい」と碓井氏。

4
4

今後の展望

Garoonとkintone、そして基幹システムとの連携によって業務基盤のさらなる進化を目指す

同社では、Garoonによる情報基盤を整備しているだけでなく、日々の業務基盤として、自由に業務システムが作れるプラットフォームkintoneも併用している(*2)。営業日報や顧客管理、人事考課の際の現場からのヒアリングもkintoneにて情報収集するなど、さまざまな業務にサイボウズ製品が生かされている。ただ、現状はGaroonとkintoneが十分に連携されておらず、外部との連携も今回の勤怠管理が初めての試みとなる。

「今後はkintone上に蓄積された情報や基幹システム内のマスターデータなどを有機的に連携させることで、案件管理から請求管理まで一連のフローを全てシステム化することにも挑戦したい」と山田氏は意欲的に語る。最終的にはプラント受注など案件単位での原価計算を徹底させるなど、管理会計の充実を図りたい考えで、そのためにも基幹システムやGaroon、kintoneの連携を強化していきたいと話した。

「手始めに名刺管理システムとkintoneを連携させ、顧客管理や案件管理と連携させることで現場の入力負担軽減につなげていく予定です。単純な業務はRPAを活用するなど、できる限りの業務をIT化することが今経営から課せられたミッションの1つとなっています。そのための情報共有基盤として、Garoonとkintoneをさらに活用していきたい」と山田氏は語った。

*1…自由に業務システムが作れるwebデータベース。他システムとの連携やカスタマイズが可能。

*2…クラウド版Garoonユーザーの40%が、kintoneと併用をしている。

東洋ハイテック株式会社  管理本部 碓井 優様

東洋ハイテック株式会社
管理本部 碓井 優様