2014年6月18日に、第2回「ガルーンユーザー女子会」を開催しました。「サイボウズ ガルーン」を管理運用されているシステム部の女性にお集まりいただき、意見交換会を行いました。

スペース

「ガルーン」に集まる情報を整理し、効果的に現場スタッフに伝えるための工夫が見られたユーザー会となりました。その中でも、効果のある活用をされていた3社のお客様の事例をご紹介します。

参加企業ご紹介

会社名 業種 導入 ユーザー数 利用中のサイボウズ製品
株式会社 Too 商社 2012年 535 クラウド版ガルーン
株式会社ファンコミュニケーションズ 広告 2014年 380 ガルーン3
日本KFCホールディングス株式会社 サービス 2005年 2200 ガルーン3、デヂエ
A社 製造 2009年 1050 ガルーン 3、デヂエ
明治飼糧株式会社 製造 2002年 330 ガルーン2
ヤマトインターナショナル株式会社 アパレル 2005年 251 ガルーン 3、デヂエ

日本KFCホールディングス様「複数の事業会社をまとめるガルーン活用術」

日本KFCホールディングス様は、2014年4月より持株会社体制で運営されています。ケンタッキーフライドチキン事業を展開する「日本ケンタッキー・フライド・チキン株式会社」、ピザハット事業を運営する「株式会社 フェニックス」、ピザハット・ナチュラル事業を運営する「ナチュラル・ダイニング株式会社」という3つの事業会社と、店舗運営や総合マーケティングを行う3つの子会社で組織されています。「ガルーン」は、グループ企業全体で導入いただいており、ホールディングス配下に属する情報システムユニットが運用の管理を担っています。

日本KFCホールディングス様の組織体系

日本KFCホールディングス様の組織体

ID配布とアクセス権

本部の社員には個人のIDを付与しています。本部以外では店舗に配置されているパソコンの数が限られているため、個人への ID付与は行なわず、店舗とフランチャイズオーナーごとにIDを付与しています。
店舗は直営のみでなく、フランチャイズ店舗もあるため、そのステージごとにアクセス権を設定して「ガルーン」内の情報を公開しています。各事業会社は、他の事業会社の持つ店舗やフランチャイズオーナーへのアクセスは不可となっており、店舗からは、本部社員のスケジュールや掲示板へのアクセスを禁止しています。また本部からは、すべての事業会社の情報が閲覧できるようになっています。この運用によって、各事業会社や店舗の情報が混同することを防ぎ、機密情報も「ガルーン」上で取り扱えるようになっています。

日本KFCホールディングス様でのアクセス権運用

ポータル

ポータルは、「本部社員用」「ケンタッキー店舗・オーナー用」「ピザハット店舗・オーナー用」「ピザハットナチュラル用」と4つのポータルを用意しています。店舗用のポータルには、本部から発信されるファイルやメッセージが多く表示されるようになっています。新商品のアレルゲン情報や、営業本部からの指示通達事項などは、現場メンバーの確認漏れが起きると、営業に支障が出てしまいます。そこでポータルを事業ごとに整理して通達を行うことで、重要な情報の確認が徹底されるようになりました。メッセージや掲示板の「閲覧状況確認」機能も用いています。
ポータルの設計は、情報システムユニットと店舗運営を管理するチームとで話し合って決めています。店舗に周知したい情報や、重視したい施策をヒアリングし、ポータルの設計に反映させています。

A社様「製造業のガルーン整理術」

国内5工場で、自動車の部品や建設機械の部品製造を行っているA社様では、2009年から全社で「ガルーン」をご利用いただいています。情報システム部は24名体制で、そのうち2名が「ガルーン」の運用サポートを担っています。

ワークフロー

以前は、依頼業務の管理はExcelで行っており、確認用の書類作成に多くの時間が取られていました。しかし「ガルーン」のワークフロー機能を活用しフォームを統一したことで、書類作成を行う必要をなくし、業務の時間短縮に成功しました。申請フォームに案内を含め、ワークフローに関するお問い合わせを減らす工夫も行っています。

ワークフロー申請画面:
ユーザーが間違えやすいところは赤字で大きく補足をつけ、記入の不備による却下や差し戻しを防いでいます。

依頼はワークフローから受け付けますが、依頼事項に関する報告書やかかった費用、依頼された業務の細かな進捗といった、申請者や申請経路のメンバーが知る必要のない情報は、アクセス権をかけて「サイボウズ デヂエ」上で管理を行っています。この運用方法は、情報システム部で話し合って出てきたアイディアだそうです。

デヂエと紐付けたワークフロー:
申請処理はワークフローで行い、依頼された業務の管理を「デヂエ」で行うようにしています。この運用方法によって、管理情報を申請者や申請経路のメンバーに見せることを防ぎながら、情報を依頼ごとに整理できています。

ポータル

A社様で運用されているポータルの一部をご紹介いたします。

申請関連ポータル:
ワークフローの数が非常に多く、カテゴリーを選択する時間を短縮するために作成されました。各ワークフローへのリンクをポータル上にまとめています。

施設予約ポータル:
施設の空き状況が一発でわかるように、施設予約用のポータルも作成しています。これにより、会議室が空いているか口頭で聞かれたときも、すぐ返答できます。

よくある質問 FAQポータル:
現在試験運用中ですが、システムに関するよくある質問と回答をまとめた「デヂエ」を、ポータル上に表示させています。ユーザーから問合せを受けた際は、こちらに誘導することを予定しています。

この他にも、契約管理や路線検索、工場のネットワーク配線図などが表示されるポータルを運用しています。

リモートサービス

海外拠点で働く日本人従業員が増えてきたので、出張先からも「ガルーン」を確認できるよう「サイボウズ リモートサービス」を利用しています。
社内のスタッフからは「国際電話は高いから利用しづらかったが、『リモートサービス』と『ガルーン』のおかげで、電話をしなくても連絡が取れるようになった」「出張先でも社内の様々な通知を確認することができるようになった」といった声をいただいています。また、会計システムのような社内の基幹系システムへも、社外からの接続を可能にし、ワークフロー承認の停滞防止などに役立っています。

明治飼糧株式会社様「拠点が離れていても「ガルーン」で一体感を醸成

明治飼糧株式会社様は、明治ホールディングス株式会社のグループ会社で、牛専用の飼料の製造販売を行っています。酪農家の近くに営業拠点を構えているため、従業員300名ながら、全国に約50もの事業所が存在しています。 拠点が全国に分散し、社長の言葉が事業所のメンバーに届きにくい状況となっていました。そこで毎月2回、社長からのコメントをポータルに載せ、社員へのメッセージを送っています。
「ガルーン」上ならば、一堂に会さずとも社員に情報を周知できるので、これまでよりも高頻度に、トップの意向を発信できるようになりました。

システム部門を支える「ガルーンエキスパート」の存在

「ガルーン」は、社内システムの中でも非常に多くのユーザーが利用するので、社内全体に活用方法を教育していくことは、容易くありません。
そこで日本KFCホールディングス様とA社様では、各部署で「ガルーン」に詳しいメンバーを、「サイボウズリーダー」や「ガルーンエキスパート」と呼び、部門単位でのサイボウズ管理者として任命しているそうです。「ガルーンエキスパート」は、部内のメンバーに「ガルーン」の使い方をフォローしたり、部署で持っているファイル管理のフォルダ整理などを担当しています。
「ガルーン」は、必要な運用権限だけを持ったユーザーを設定することができます。この機能によって、「サイボウズリーダー」や「ガルーンエキスパート」といった役割の確立を可能としています。

運用管理の権限委譲のイメージ

まとめ 大量の情報を整理し、ガルーンを活用するには?

ユーザー会限定ノベルティ

拠点を国内外に持っている企業様や、複数の事業を運営している企業様でも、情報を溢れさせることなく「ガルーン」を運用するにはどうすればいいのか、その秘訣を、ユーザー会で教えていただきました。

ユーザー会開催日 2014/6/18