2014年1月21日に、「ガルーンユーザー女子会」と称し、「サイボウズ ガルーン」を管理運用されているシステム部の女性にお集まりいただき、「ガルーン」の活用に関する意見交換会を行いました。
機能それぞれのきめ細かい作り込みに驚かされ、女性管理者の「ガルーン」活用レベルの高さを感じられるユーザー会となりました。その模様をご紹介します。

参加企業ご紹介

会社名 業種 導入 ユーザー数 利用中のサイボウズ製品
いちごグループホールディングス株式会社 不動産 2007年 150 ガルーン 3
A社 製造 2007年 170 ガルーン 2
株式会社 ジンコーポレーション サービス 2012年 580 クラウド版ガルーン
株式会社 JM 建設 2007年 1,000 ガルーン 3、デヂエ、メールワイズ
株式会社 Too 商社 2012年 535 クラウド版ガルーン
学校法人 共立女子学園 教育 2011年 550 ガルーン 3、デヂエ
日本リークレス工業株式会社 製造 2010年 160 ガルーン 2、デヂエ
リマテック株式会社 環境ビジネス 2013年 200 クラウド版ガルーン、kintone

スペースとポータルを使って、社内の情報を「ぎゅっと」ひとつに(株式会社 Too 様)

まずは「ガルーン」のご利用を開始してから、会社全体が情報をオープンしていこうという流れに切り替わった株式会社 Too 様の活用術です。Too 様はデザイン事業に特化された専門商社です。「ガルーン」の活用についてはシステム部内でアイデアを出し合いながら行う、とのことでしたが、その知恵の結晶を今回お見せいただくことができました。

スペース

スペース

スペースは、部署ごとにカテゴリ分けをし、管理をされています。サポートの方が営業の情報について知りたい、といったケースを想定し、部署ごとに細かく分け、欲しい情報をユーザー自ら取りに行けるように整理されています。

情報システム部のスペースには「運用管理 Tips」のような部署内 Wiki の役割を果たすものや、「ガルーンデータサイズ報告」という定期的な報告の役割を果たすもの、「スペース作成申請」など、システムに関する申請依頼を行うものが設けられています。

つづいてポータルも見せていただきました。

販促ポータル

各種の販促活動が動いているのですが、このポータルを見ると、どの販促の売上が何 % 達成できているか、ひとめでわかるようになっています。各販促の担当者から週一でばらばらと報告が来るので、その都度手動でポータルの運用者が数字を変更しています。
また販促の期間や締め切りをすぐに確認できるよう「販促スケジュール」をポータルに載せ、ユーザーにわかりやすく伝えています。

迷ったらここ ポータル

迷ったらここ ポータル キャプチャ

Too 様では「ガルーン」を導入される前は、別のグループウェアを使われていたので、ユーザーが使い方に迷うことが多々ありました。そこで「迷ったらここ」ポータルを作成し、「ガルーン」に関する質問の掲示板や、「ガルーン」上で行う申請系を、まとめてこちらに集約させ、確認できるようにしています。

来客情報ポータル

来客の予定をひとめで見られるようになっているポータルです。

施設予約ポータル

ポータル内で使われている画像の一部はこちらのサイトで作成されたものです。
ポータル画像1枚目;お花のライン ヒバナ(http://hibana.rgr.jp/
ポータル画像3枚目:ひよこのライン イラストわんパグ(http://www.wanpug.com/

2012年に事務所を移転された際、社員の方が会議室の場所をすぐに把握できるようにと作成されました。地図上の会議室をクリックすると「ガルーン」の施設予約画面に移るようになっています。

「IT は生命線」グループ全体の事業を支えるポータル&ワークフロー活用術(株式会社 JM 様)

次に「ガルーン 2」の事例でもご協力いただいている建設業大手の株式会社 JM 様の活用術をご紹介します。JM 様は、本店支店を拠点に持つだけでなく、その地に根ざした協力会社様とフランチャイズ(FC)契約により相互協力し事業を行っています。全く違う企業文化を持った方々とのチームワークを向上させていけるよう「ガルーン」を事業全体でご利用されています。FC であるサテライト様及び協力会社様には「準社員」という形で権限を付与し、本部からの情報を受け取る仕組みを整えました。

社内報ポータル

「かわら版」とよばれる社内報を毎月作成し「ガルーン」上で共有しています。

FC 会ポータル

更なるチームワークの向上をめざし、JM 様では、いままではなかったフランチャイジー会社や協力会社のみで結成した FC 会のポータルをガルーン上に配置し、会社間の抱える問題を共有できる部会を作られました。部会で話し合われたことを「ガルーン」のポータルで共有しています。

ワークフロー

JM 様では、フランチャイズ(FC)様に従事される職人の方々に対しても「ガルーン」のアカウントを付与しています。全国で多数の現場・人が動いており、毎日のように様々な稟議申請が飛び交います。その稟議は「ガルーン」のワークフローで管理をされているそうです。
提携会社様から承認された稟議を、エリア統括を行うサービスセンター(SC)のサービスセンター長が承認し、最後に本部で承認するという流れをとっているので、事業全体の情報基盤として使える「ガルーン」のワークフローがないと、業務が成り立たないとのことでした。

【JM 様のワークフロー活用の流れ】

「現場の状況がひとめでわかる」 店舗と本社をつなぐマルチレポート活用術

最後に、脱毛サロン「ミュゼプラチナム」を経営されているジンコーポレーション様にも、マルチレポート活用術をお伺いしました。ジンコーポレーション様では、クラウド版「ガルーン」をお使いいただいております。

マルチレポート

160 ほど存在する「ミュゼプラチナム」の各店舗から、異常報告書やお手入れの報告書がマルチレポートで提出され、本社に集約されます。担当者が各店舗の報告書を緊急度別にランク付けをし、急ぎで確認を要する報告書は、即座に確認をしていただけるような仕組みを作っています。
ワークフローに近い使い方をされていますが、ワークフローよりも社内に拡散したい情報を含む場合は、マルチレポートを使われるそうです。マルチレポートは、公開範囲を細かく設定できることがいちばんの特長ですが、その特長をうまく利用した活用方法です。

【ジンコーポレーション様のマルチレポート活用の流れ】

他にも、更なる活用を目指し、管理者同士で活発な意見交換が行われました。

まとめ:社内で活発に「ガルーン」を利用してもらうために、女性管理者が実践している 3 つのこと

今回のユーザー会では、現場に「ガルーン」を浸透させるための様々な取り組みを教えていただきました。女性管理者のみなさまが心がけている 3 つのポイントをご紹介します。

ガルーンを社内で効果的に活用していただくためには?

1. システム部門が業務に合わせて機能を設計する

各機能の使い分けをユーザーに認知していただくために、システム部内で「どの機能を何の業務に利用していくか」を細かく整理して、「ガルーン」を設計されていました。すでに報告する場が決まっていれば、ユーザーも迷うことなく「ガルーン」をご利用いただけるようです。

2. 各機能をシステム部門で試験運用し、必要になったルールをヨコ展開する

「ガルーン」上の情報が整理された状態を維持するためには、利用に関するルールも必要です。「スペースのディスカッションを立ち上げるのは、プロジェクトマネージャーのみとする」といった機能ごとのルールを、試験運用中にシステム部門内で決めているそうです。

3. 視覚的な要素を取り入れる

地図、グラフ、イラスト等を使い、視覚的に情報が伝わるような仕掛けを作ると、IT に明るくないユーザーにも抵抗なくご利用いただけるようです。

ユーザー会開催日 2014/1/21