第16回、第17回、第18回は「ポートレット開発」をテーマに、東京、大阪、名古屋にて「ガルーン ユーザー会」を開催いたしました。3つの会場にて開催したユーザー会を、ひとつのレポートにまとめてご紹介します。

はじめに:ポートレットとは?

ポートレットとは、「ガルーン」のポータルを構成する各パーツのことを指します。ポータルは、ポートレットを使って必要な情報を一画面にまとめることができます。各部署や拠点、プロジェクトなどさまざまな切り口でポータルを作成することで、重要な情報を埋もれさせることなく、効率的に整理して発信できます。

パーツの説明

番号 パーツ 説明
1 ポータルの表示を切り替えるタブ 複数のポータルがある場合に表示されます。
各ポータル名がタブに表示されます。
2 ポータル 様々なポートレットが配置されています。
3 ポートレット アプリケーションごとに用意された標準ポートレットに加え、HTML・PHPを利用して自社専用ポートレットを作成することができます。

東京/大阪/名古屋 ユーザー会参加者

会社名 業種 導入 ユーザー数 利用中の製品
A社 製造 2008年 533 ガルーン、リモートサービス
B社 独立行政法人 2006年 620 ガルーン、デヂエ、メールワイズ
C社 製造 2005年 700 ガルーン、リモートサービス、メールワイズ
株式会社 三笑堂 商社 2006年 1,000 ガルーン、デヂエ、カスタマーノート
鈴豊精鋼株式会社 製造 2006年 105 ガルーン、リモートサービス
東海学園大学 教育 2009年 300 ガルーン

ポートレット開発講座

ユーザー会の前半では、ガルーン ビジネス プロダクトマネージャーの池田による「ポートレット開発講座」が行われました。

POINTポートレット開発で気をつける点

※ポートレット開発を行う前に事前にご確認ください。

1、パフォーマンス

動的な情報取得は、「ガルーン」や他システムに大きな影響を与える可能性があります。アクセス数が多いポータルやトップポータルに組み込む場合などは、十分に検証をおこなってから実施してください。

2、動作環境

近年、利用者の環境が多様になっているため、どんな環境でも動作するように開発しなければなりません。

「ガルーン」は、様々なポータルが作成できるよう、4種類のポートレットをご用意しています。

1. 標準ポートレット

「ガルーン」のアプリケーションを、ポータルに表示させるポートレットです。スケジュールや最新情報通知といった、よく使われるアプリケーションのポートレットをひとつのポータルにまとめておくと、ユーザーの利便性が高まります。

標準ポートレット例)

最新情報ポートレット

スケジュールポートレット

2. 標準ポートレット(書式編集)

標準ポートレットには文字列を記載するパーツも用意しています。
目立たせたい文言を大きくしたり、色付けしたりすることで、メリハリのあるポータルになります。

標準ポートレット(書式編集)例)

3. HTMLポートレット

HTMLを記述できるポートレットです。CSSやJavaScriptを利用し、動的なポートレットを開発することができます。より視覚に訴えるようなポータルの実現を助けます。

HTMLポートレット例)

HTML+ CSSポートレット による「社内手続きFAQ」

「出張の際にはどういう流れで申請を行えばいいのか」「結婚をした場合にはどういう社内手続きが必要になるのか」といった、社内の決まりごとを閲覧できるポータルです。何か困ったら総務に電話連絡をいれる前に、まずポータルから社内手続きMAPを確認するという習慣を、定着させることができます。

HTML+JavaScript を利用した曜日コメント表示ポートレットや、
HTML+JavaScript を利用したユーザー環境情報表示ポートレット

JavaScript を用いてクライアントの情報を取得し、ポータルに表示させることもできます。曜日ごとにお知らせしたい内容を発信するポートレットや、ユーザーがシステム部門に問い合わせる際、自分の環境をすぐに把握できるポートレットがあれば、その後のコミュニケーションもスムーズに進みます。

HTML+CSS+JavaScript を利用したグラフポートレット

サイボウズがクラウドサービスで提供している、業務改善プラットフォーム「kintone」の情報も、ポータルに表示できます。 「kintone」上のアプリで管理しているサーバールームの負荷状況や、企業の売上情報をグラフ化し共有する、といった活用方法も可能です。

※「kintone」連携は、クラウド版「ガルーン」でのみ搭載している機能です。

【グラフデザイン参考サイト】
・chart.js:http://www.chartjs.org/
・グラフデザイン:http://startapp.jp/2013/07/21/how-to-create-flat-chart.html

4. PHPポートレット

ポートレットにPHPプログラムを記述し、「ガルーン」のサーバー上でPHPプログラムを実行できます。これにより、リアルタイムに情報取得ができるポートレットを作成できます。

PHPポートレット例)

サーバー負荷をリアルタイムで表示する

「ガルーン」を稼働させているサーバーの負荷状況を、ポータルに表示させることができます。システム部門内専用ポータルに表示させておくと便利です。

別システムの売上データ(CSVファイル)を表示するグラフポートレット

社内にサーバーを立て、別のシステムで管理している売上データを、「ガルーン」のポータルにグラフ化して表示できます。PHPポートレットはリアルタイム性に優れているので、最新の売上状況をポータルに反映できます。

POINTHTMLポートレットとPHPポートレットをどう使い分けるか

HTMLポートレットではiframeタグと JavaScript が利用できます。そのため、すでにグラフページが用意されているサイトや JavaScriptによるデータアクセス(HTTPアクセス)が利用可能な場合は、HTMLポートレットで実現をお勧めします。PHPはサーバサイドで実行されるため、PHPポートレットは、サーバー側のデータのような、WEBアクセスできないデータを取得し、ポータルに表示させたいときに利用することが、おすすめです。

ポータル活用事例

ユーザー会の後半では、お客様に現在のポータル活用についてお話しいただきました。特に効果的な使い方をされていた 2 社のお客様の事例を、ご紹介いたします。

株式会社三笑堂

株式会社三笑堂様は、医療機器・介護用品・バイオ・ジェネリック医薬品の4つの分野を柱とする、総合専門商社です。今回は、5つのポータルをご紹介いただきました!

全社ポータル

全社ポータルでは、キャンペーンの達成状況や、売り上げの速報をお知らせしています。

CS・お客様センターポータル

お客様に関する情報を確認できるポータルです。
成功事例や失敗事例の共有、不具合・回収情報、アクシデント・インシデントレポートの受付などを行っています。それぞれのリンク先は「デヂエ」となっており、乱立しやすい「デヂエ」の整理に役立っています。社内で最も頻繁に使われるポータルだそうです。

会長直行便・ご意見箱ポータル

「会長直行便」は、誰でも簡単に会長に直接、意見や提案などを送ることができる投稿フォームです。「アイデア千本ノック(ご意見箱)」では、社員のちょっとしたアイデアなどを、いつでも受け付けています。「会長直行便」や「ご意見箱」は、「デヂエ」で運用を行っておりますが、社員の目に付きやすいように、ポータルにリンク先を配置しました。

各種情報ポータル

「ガルーン」を導入する前に社内で運用していたWebサイトを、HTMLポートレットを使って「ガルーン」のポータルに移行しました。各メーカーから三笑堂様に、データや郵便物、FAXといった形式で届けられる様々な案内物をPDF化してポータルにリンクを載せています。検索窓をつけ、ユーザーの探す手間を省く工夫も行っています。

事業部のポータル

事業部ごとにポータルを持ち、掲示板での連絡事項やスタッフの日報などが、すぐに閲覧できるようになっています。アクセス権をかけ、自分の所属する事業以外のポータルは見られない運用を行っています。

C社

製造業のC社様では、標準ポートレットをうまく活用して、ポータルを運用されています。

※画面はイメージです

C社様では、掲示板を重要度別に配置したポータルを用意しています。重要なお知らせを通知する掲示板は、ポータル上部に大きく置いています。掲示板ポートレットは、掲示板のカテゴリーごとに用意できるため、部署別のポータルに該当部署の通達のみを整理して表示する運用が可能です。

まとめ

ポータルを活用することで、よりお客様の業務に沿ったグループウェアの使い方を実現できます。いろいろできそうだけど、何から手をつけていいのかわからない…というお客様は、企業で求められている課題ごとに、以下のアプローチでポータル活用を進めていくことをおすすめします。

1. ガルーンをもっと使ってもらいたい。ガルーンの中に蓄積されている情報を、整理して見せたい。
標準ポートレットを活用し、特に見ていただきたい機能をポータルで共有しましょう。最新情報ポートレットや、全社通知の掲示板から取り組むことがおすすめです。
2. 複数のシステムが社内に存在している
HTMLポートレットを使い、社内のシステムを「ガルーン」内でiframe表示させ、社内システムの入り口を「ガルーン」ひとつに絞ることができます。まず「ガルーン」にログインすることを徹底させ、社内システムの浸透を図っているお客様も多くいらっしゃいます。
3. ITリテラシーの低いスタッフが多い
HTMLポートレットや書式編集ポートレットを用い、視覚的にわかりやすいポータルを作成することで、ITにあまり明るくないスタッフの「ガルーン」活用をサポートします。
4. 売り上げ情報や達成率をグラフ化し、社員に見せたい
PHPポートレットを活用すれば、最新の売上状況もグラフ化し、「ガルーン」のポータルに表示させることができます。

ユーザー会開催日
2014/07/23(東京)
2014/08/05(大阪)
2014/08/06(名古屋)