第12回と第13回は「ポータル活用」をテーマに、関西と中部で開催しました。2会場で開催したユーザー会を一つのレポートにまとめてご紹介します。

はじめに:ポータルとは?

「ガルーン」の特長でもあるポータルは、社内に散らばる情報を一画面に集約することができます。「ガルーン」内の自分宛ての更新通知、企業内の情報を一画面に。各部署や拠点、プロジェクトなどさまざまな切り口でポータルを作成し、全社へ情報を発信したり、部署内で情報を整理して共有することができます。

パーツの説明

番号 パーツ 説明
1 ポータルの表示を切り替えるタブ 複数のポータルがある場合に表示されます。
各ポータル名がタブに表示されます。
2 ポータル 様々なポートレットが配置されています。
3 ポートレット アプリケーションごとに用意された標準ポートレットに加え、HTML・PHPを利用して自社専用ポートレットを作成することができます。

大阪会場参加者

会社名 業種 導入 ユーザー数 利用中の製品
株式会社 ソーキ サービス業 2007 170 ガルーン 2、デヂエ 8
株式会社 セツヨーアステック 卸売業 2004 160 ガルーン 3、デヂエ 8
ケイコン株式会社 建設業 2005 200 ガルーン 3、デヂエ 8

名古屋会場参加者

会社名 業種 導入 ユーザー数 利用中の製品
名古屋鉄道株式会社(株式会社 メイテツコム) 運輸業他 2008 5950 ガルーン 2
ダイナパック株式会社 製造業 2010 800 ガルーン 3、デヂエ 8、リモート
東山株式会社 運送業 2012 800 ガルーン 3、リモート

導入企業にききました。ポータル活用のメリットとは?

稼働状況の見える化で経営判断のスピードが向上~ケイコン株式会社の場合~

生産集計表ポータル

基幹システムと連携してリアルタイムで生産管理、生産状況を地域別に出しています。コンンクリートの製造をしているのですが、営業は工場の生産能力と案件獲得のバランスを見ながら活動しています。また、このポータルを見るとひと目で工場の稼働状況がわかるため、経営戦略上も重要な役目を果たしています。このポータルを作るまでは滅多になかったのですが、見える化が進んだ今では社長から現場の責任者に直接確認の電話がいくこともあります。

経営層の閲覧率が高いこともあって、トラブルで少しの時間止まっただけで怒られてしまうくらいに、活用頻度が高いポータルになっています。

新着情報ポータル

スケジュールや、最新情報をチェックするためのポータルです。工夫していることは、RSSポートレットを使って、社外向けのブログ"ケイコンウォーカー~ケイコン社員のはんなりブログ~"の更新情報をポータルに掲載していることです。このブログは、採用活動の一環として仕事内容や社名を知ってもらう目的で更新しています。検索エンジン経由でサイトを見に来てくれる学生を増やしたいので、仕事に直接関係のない記事も掲載しています。記事は、社員が持ちまわりで作成しています。ポータルに更新通知を出すことによって、他の社員がどんな記事を書いているのかがわかり、自分の記事のヒントになるのではないかと考えています。

新製品の登録ポータル

「デヂエ」ポータルを使って、新製品の登録情報を管理しています。関係者全員が今の申請状況を確認しやすいところが利点です。

クレーム管理デヂエ

クレームは全社で情報を共有しないと抜本的な解決にはつながらない、という考えのもと「デヂエ」で管理しています。
今どういうクレームを誰が対応しているかを見える化し、上司が対応方針などをコメントする仕組みです。過去のクレームも検索できるので、対応方針に困ったときは似たようなトラブルを検索して参考にすることも可能です。

新聞情報ポータル

入札新聞の情報を毎朝拾って「デヂエ」に登録しています。公共事業の注文は、「施主→設計コンサル→ゼネコン→ケイコン」という流れになっており、コンクリートをゼネコンに使ってもらうために、設計コンサルがどんな案件を受注したのかをあらかじめチェックして営業にまわります。

グループ6,000人で業務効率化に成功~名古屋鉄道株式会社の場合~

グループ共通ポータル

グループ全体の情報共有基盤として利用しているポータルです。ログイン時にグループ全社で共有される更新情報が一目で確認できます。中でも、電子アドレス帳を整備したことで業務効率が向上しました。
「ガルーン」を導入する前は、グループ6,000 人分の会社名部署名、名前、社用電話番号が掲載された冊子のアドレス帳が配布されていました。年に一度の更新のため、個別の異動は対応できないなど、掲載情報が現状と異なる状態でしたが、「ガルーン」のアドレス帳に移行してからは、リアルタイムな情報更新が可能となり、冊子に掲載していなかったメールアドレスを共有したことで利便性も向上しました。あわせて、冊子のコスト削減も図れました。
その他、文書管理・掲示板を活用し、契約書の雛形や各種情報を幅広く共有しています。

名古屋鉄道ポータル

2008年稼働を開始した「ガルーン」は、名鉄グループ(Group)内で情報共有する場(Room)の意味を込めた造語でGROOM(グルーム)と呼んでいます。名古屋鉄道ポータルには、スケジュールや、掲示板、「ガルーン」のマニュアル、別のシステムへのリンクなど業務に必要な情報を一つのポータルに表示しています。

日々の業務効率向上に~ダイナパック株式会社の場合~

全社共通のポータル

基本的には標準ポートレットを配置しています。工夫しているのは、ワンクリックでメッセージやメールを送れるように、メッセージ/メール送信のポートレットを配置していることです。また、お知らせポートレットだと全社共通のお知らせしか出せなくなるので、「デヂエ」ポートレットを読み込んで、拠点別のお知らせを表示できるようにしています。

各拠点の総務担当者が自由に編集できるようになっている。

売上ポータル

ExcelをHTMLファイルに書き出して、一日一回のバッチ処理で反映させています。このポータルは、経営層や営業は毎日必ず見ています。「ガルーン」を導入する前は、経営陣は紙にその日の売上状況を印刷したものを回覧していました。

リンク集

リンク集には、拠点ごとの内線番号表へのリンクを入れています。クリックすると内線番号表の画像が見えるようになっています。「ガルーン」サーバーのディレクトリに置いている画像ファイルを見にいく仕組みです。導入前は紙の内線番号表を使っていましたが、更新が手間でした。
「リモート」をクリックすると、リモートデスクトップが起動する仕組みになっています。ITサポートは、拠点にも一人ずつ担当がいますが、トラブル対応などは名古屋にある本社の情報システム部で対応しています。離れた拠点で発生したパソコンのトラブルを解決するときに、電話をしながら遠隔で画面を見ながら対応しています。

施設予約

よく使うポータルアプリケーションなので、専用ポータルを作りました。iPadは営業部長など、管理職が持ち歩く目的で導入しました。iPadを持った経営層は、ワークフローの決裁が格段に早くなりました。

これからポータルを活用したい。ポイントは?

ソーキ:「ガルーン」のカタログをみて、ポータルにグラフを作れるということを知りました。どうやって作れば良いのでしょうか?これができれば出したいデータがあります。

Cy:HTMLを書ける方が社内に入れば、HTMLポートレットでグラフを作成することができます。また、「デヂエ」や「kintone」を併用すれば、開発せずに簡単にグラフや表を表示できます。

ソーキ:ぜひやってみたいです。

Cy:ポータル作成は、外注することも可能ですが、自社でポータルを構築する場合はどのくらい時間をかけていますか?

ケイコン:初めから今の形になっていたわけではなく、昔から「ガルーン」を使っていたので徐々に作って行きました。より使いやすいように、と運用しながら修正を繰り返しています。

ダイナパック:ユーザー部門からの依頼があってポータル化を進めるというよりは、情報システム部からこんなポータルがあったら社内の業務が便利になりそうというものを作ってみて、エンドユーザー部門に展開しています。

東山:「ガルーン」を導入してからまだ日が浅く、ポータル活用はあまり進んでいなかったのですが、今日のユーザー会でお聞きした内容を参考に、営業の日報の集計結果や週報などのポータル化を検討してみたいと思います。

ポータル活用の進め方

「ガルーン」のポータルは、便利に活用できるポートレットが用意されているので、開発をしなくても活用を始めることができます。HTMLやPHPポートレットを利用すると、基幹システムの情報をポータルに表示して、事業のポイントになる情報を素早く周知することも可能です。効率化したい業務、見せたいデータに合わせてご活用ください。

ポータル活用の4ステップ

  1. 1.標準搭載されているポートレットの配置を工夫する
  2. 2.書式編集機能を使って、お知らせポートレットを活用する
  3. 3. 「デヂエ」や「kintone」など他Webシステムの情報を表示させる
  4. 4.HTMLやPHPで、自社のオリジナルポートレットを作成する

ユーザー会開催日
2013/07/04(大阪)
2013/07/05(名古屋)