株式会社ぴーぷる

複数グループ企業のシステムをクラウド化で統合、運用コストが半分以下に
~オフィシャルセールスパートナーで初めて、クラウド版へ移行~

IT技術者派遣、アウトソーシング、システムサポートといった、企業のIT支援を事業の柱とする株式会社ぴーぷる。(以下、ぴーぷる)長年にわたり、サイボウズのグループウェアを活用している同社では先頃、パッケージ版「サイボウズ ガルーン」からクラウド版「Garoon on cybozu.com」(以下、Garoon)への移行を実施した。運用管理のプロフェッショナルでもある彼らが、なぜグループウェアの社内運用をやめ、クラウドサービスの利用へと踏み出したのか。同社の山崎浩幸氏(代表取締役)、橋本誠氏(システムサービス部 部長)、井上政弘氏(営業部)、南雲康代氏(管理部)にお話を伺った。

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導入前の課題

グループウェアをフル活用しているからこそ、情報の大部分がそこに"集中"。震災をきっかけに、より安心して業務に取り組める守れるクラウドへ

ぴーぷるでは、これまでオンプレミスで運用していたグループウェア環境を、クラウド型の「Garoon」へと移行した。ただ、これまでの利用環境に特に不満を感じていたわけではないという。15年近く前から"和製グループウェア"であるサイボウズ製品に惚れ込み、直近のパッケージ版「サイボウズ ガルーン」においても、「ガルーンの使えるところは全部使いたい」という姿勢でフルに活用。グループウェアの基本機能はもちろん、例えばタイムカード機能などでは、基幹系パッケージへデータを渡して勤怠表出力を行うプログラムを独自に作成するなど、積極的に使い込んでいる。また、運用管理の面でも既に安定的な体制を確立していた。  では、なぜ、そうした状況からクラウド型への移行を決断したのか。その大きなきっかけとなったのは、昨年の東日本大震災だ。同社では、事業拡大の一環として、平成20年から遠野市など東北地方でもビジネス展開を行っており、岩手県に遠野事業所を構えている。幸いにも、今回の震災で直接的な被害を受けることはなかったものの、「自分たちの事業継続には、普段からのクラウドサービスの活用が有効」といった意識をよりいっそう強めるきっかけになった。

「特に弊社の場合には、社内情報の大部分が「ガルーン」に集中していますから、例えば、大規模な首都直下型地震などが発生して、それが失われてしまうと、"過去"はもちろん、"未来"も一切見えなくなってしまいます。サイボウズに問い合わせたところ、セキュリティ、遠隔地バックアップなど十分に信頼できる体制で、これなら、様々な不安を解消できると確信しました。究極的に言えば、万全の体制で提供されているサイボウズのサービスが止まってしまうとしたら、それはもう、地球規模での大きな災害ですから、それでビジネスが続けられなくなったとしてもあきらめがつくでしょう。クラウド型への移行は、いま考えうる最善の手だと思っています」(山崎氏)

代表取締役 山崎浩幸氏

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導入の決め手

事前の検証を十分に行うことが、より良い提案につながる。

実際の移行作業に関しては、本社で利用していた「ガルーン」と関連会社で利用していた複数の「サイボウズOffice」の統合を行い、15年分、100名規模の膨大なデータ量を準備段階から1ヵ月半程度という短期間で移行することができた。しかも、これには通常の移行作業とは異なる工程も含まれている。ぴーぷるは、もともとサイボウズ製品の"熟練ユーザー"だったが、実は現在ではサイボウズ オフィシャル パートナー(ゴールド パートナー)として、顧客企業にサイボウズ製品を提案する立場でもある。だからこそ、今回の移行は次のような意味も持たされていた。

「先陣を切ってクラウド移行を果たし、それで良好な結果が得られたら、自信を持って、お客様にも"いいもの"としておすすめしたいということです。また、自分たちが移行や利用を実施する中で得られたノウハウや検証結果を、お客様にも伝えたいと考えていました」(橋本氏)

そのため、移行にあたっても顧客に提供する場合を想定しながら、サイボウズとの事前打ち合わせ、移行ツールの活用、テスト環境での運用など、様々な作業を進めていった。その中で、「移行するとシステムはどう変わるのか(変えなくてはいけないのか)」「クラウドではどのような運用管理体制が望ましいのか」「現在の環境の中で移せないものはあるのか」といった点を確認しながら、サイボウズとも何度もやりとりや調整を行いつつ、最終的には納得して本番環境へ移行させることができたという。

「振り返ると少しバタバタしてしまった部分もありますが、そうした自分たちの失敗の経験が今後、移行や導入を実行する企業の方に活かされるのであれば本望です。まずは、既存のシステム/ネットワーク環境やグループウェア利用状況のチェックといった、移行前の検証を十分に行った上で、様々な検討事項を慎重に詰めていくことが、結果的に早道になると感じました。」(井上氏)

システムサービス部 部長 橋本誠氏

営業部 井上政弘氏

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導入効果

ユーザーの反応はきわめて良好。関連会社のシステム管理の負担も大幅に減少。

顧客にITサービスを提供する業だからこそ、クラウドという流れに対する一定の理解はあり、事前に社員会で移行を説明した際にも特に疑問や懸念の声はなかった。とはいえ、クラウドを本格的に業務に活用するのはほぼ初めてのことであり、漠然とした不安がまったくなかったわけではないという。ただ、実際に移行を完了した現在では、ユーザーから「反応速度などについても全然問題はなく、快適に作業できる」「操作感覚もほとんど変わらず、むしろクラウド型に移行して、モバイル利用などでの使い勝手がよくなった」といった良好な評価を得ている。

スマートフォン活用画面

iPhone,iPadなら多忙な隙間時間の合間にも指示を出すことができる(山崎氏)

また、運用管理の側でも大きなメリットを感じている。まずは、面倒なバージョンアップなどのメンテナンス作業やライセンス有効期限の管理が不要になった点。さらに、いままではグループウェアのユーザー設定/各種変更などを行う際、サーバやネットワークなどのハードウェアインフラ担当部署に依頼すべき作業も生じていたが、現在では管理部だけでユーザー設定がすべて完結するため、短時間かつ少ない手間で作業が完了できるようになった。

「今回は、クラウド型へ移行するということで、パッケージ版『サイボウズ Office』を利用していた関連会社2社についても、『Garoon』へ統合を図ることができました。従来はこれら関連会社のシステムは個別に管理していたわけですが、移行後は本社の担当者が単一の画面上で管理できるようになり、その点でもずいぶん楽になっています。アクセス制限によって、3社の棲み分けも問題無く行えています。」(南雲氏)

本社、グループ会社ごとにポータルを作成している。

機能面については、冒頭でも触れたように、「ガルーン」利用時から"広く、深く"利用しており、現在の「Garoon」で特に使い勝手が変わったということもない。しかし、「社内連絡や複数のチーム間での情報共有には、もはや欠かせない存在」と評するほどに、きわめて依存度が高いゆえ、"止まらない"クラウド型への移行自体が使い方を変えつつある。従来の自社運用ではバックアップ作業やメンテナンスのために定期的にシステムを停止する必要があったが、現在ではそうした事態を気にすることなく、より活発なコミュニケーションが行われるようになったという。

ワークフロー、ファイル管理、掲示板などアプリケーションの利用比率はどれも高い

管理部 南雲康代氏

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今後の展望

できるかぎり大きな括りでcybozu.comを活用していきたい。

今回、自らが体験したことで、「ガルーン」から「Garoon」への移行は比較的容易であり、しかも、ほぼ完全なかたちでの継承が可能だと認識できたという。セキュリティ面での問題も生じておらず、また、コスト比較においては、バックアップやバージョンアップ作業が不要になるなど、目に見えない運用コストの削減効果もかなり大きいということが分かった。「安く」「安心」という点で、顧客に対しても自信を持って勧められるため、近日中にリリースが予定されている移行ツールの登場を待って、本格的にcybozu.comの提案を進めたいと考えている。

「自社導入を経て、cybozu.comというクラウド環境の安心感や快適さを知ってしまったからこそ、より大きな括りで活用していきたいという"欲"も生じています。今後も企業内の様々なシステムやデータをクラウドへ移行していけるよう、『Garoon』だけでなく『kintone』などほかのサービスも含めて、さらなる機能向上や連携強化に取り組んでいってほしいですね」(山崎氏)

より良いサービス提供のため、ユーザー視点の重要性を説くぴーぷる。今後も自社活用で得たノウハウを販売活動に生かして行く。