大分県庁様

県庁職員が利用するITシステムのメインポータル
1万人超の同時アクセスも快適なレスポンスを実現

「日本一のおんせん県」をうたう大分県は、情報共有ツールの強化のために、10年以上前から利用していたグループウェアをリプレースすることにした。そして、新しいグループウェアとして、「サイボウズGaroon(ガルーン)」を選び、平成27年4月1日から全職員が使い始めた。「Garoon」は県庁内で利用する全ITシステムの入り口として位置づけられている。職員は文書管理システム、メッセージ、スケジュール、掲示板などを利用して、業務を行うグループウェア利用の他に、グループウェア以外の庁内システムへのログインポータルとしても機能している。

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導入前の課題

始業時と昼休み後にアクセスが集中

-大分県の特長とITシステムに関する方針について教えてください。

工藤 大分県は温泉が豊富で、別府や湯布院はよく知られています。他にも、日田や九重などの温泉もあります。そこで、「日本一のおんせん県おおいた 味力も満載」というキャッチフレーズを立てて、キャンペーンを行っています。 ITシステムについては、平成24年度から27年度までの計画で、大分県電子県庁高度化指針の下、クラウド化、情報共有の推進、セキュリティや災害対策の強化などに取り組んでいます。その中で、平成25年度に、情報共有ツールの強化として、グループウェアのリプレース計画をスタートさせました。

中村 グループウェアは10年以上前から使っていて、ユーザーは6000人ほどいます。しかし、同時接続数の上限が2000で、朝の始業直後や昼休み終了直後はアクセスが集中して、接続できない状態でした。出先機関も含めた庁内の日常連絡メールが利用の中心でしたが、メールボックスの容量は50MB、メールは1カ月たつと自動的に削除される仕組みになっていました。

武中 最近は添付ファイルのサイズが大きくなっていて、5MBほどのメールが当たり前のようにやり取りされています。そうすると、メールボックスがすぐ一杯になってしまいます。また1カ月でメールが削除されるため、それ以前のやりとりは分からなくなってしまうということも問題でした。

大分県商工労働部 情報政策課 課長
工藤 正俊氏

大分県商工労働部 情報政策課 参事
和田 慎一郎氏

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導入の決め手

庁内の全システムポータルとしてノンカスタマイズで構築

-導入に当たって重視したのはどのような点だったのでしょうか。

武中 文書の決裁件数などが表示される文書管理システムとグループウェアを連携させて、シングルサインオンで利用できるようにしたいと考えました。文書管理システムはAdobe Flashを使っていたので、グループウェアで読み込むことができるかどうかが一番問題でした。入札前に、サイボウズを初めとするグループウェアベンダーに協力してもらい、実証実験を3カ月ほど行って、カスタマイズせずに連携できることを確かめました。

-導入の流れと使っている機能をお聞かせください。

中村 入札を実施して、平成26年8月にサイボウズGaroonの導入を決定し、平成27年2月、3月の2カ月間、古いグループウェアと並行稼働させ、4月1日にGaroonに切り替えました。情報政策課ではGaroonを県庁内情報共有の入り口にしたいと考えています。そのため、トップページには、メッセージ(庁内連絡のメール)、メール(庁外とのEメール)、掲示板、スケジュール、文書管理システム、To Doリスト、最新情報表示などが表示され、職員がポータルとして使うことができるようになっています。
現在、トップページのアプリケーションをすべて使えるユーザーと県立学校の教職員などアプリケーションを制限して使っているユーザーの合計で約1万2000人がGaroonを使っています。


ガルーンから他システムへのシングルサインオンを実装

大分県商工労働部 情報政策課
システム開発第一班 主幹(総括)
梅木 満長氏

大分県商工労働部 情報政策課
システム開発第二班 主幹(総括)
武中 誠治氏

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導入効果

アクセス集中時の快適なレスポンスを実現。
メール/スケジュールも大幅に使い勝手が向上しユーザーに好評

-Garoonを使い始めてから数カ月になりますが、ユーザーの声をお聞かせください。

梅木 特に朝の時間帯ですが、これまではアクセスが集中する時間のレスポンスが悪く、ログインができないという声が上がっていました。この問題が一度に解消したことは全ユーザーにとっての大きな効果です。また、メールが1カ月で削除されなくなったのもとても好評です。これまで、必要なメールはいちいち保存しなければならず、とても煩わしかったです。メールもこれまでは5MBという制限があり、画像や図面を送ってもらおうとすると、しばしばそれより大きくなるため、相手に電話してサイズを小さくしてもらったりしていました。メールサイズの制限がほぼなくなり、気にする必要がなくなったので、相当楽になりました。

武中 これまで、どの部署でも職員のその日の予定をホワイトボードに書いていました。前のグループウェアにもスケジュール機能があったので、情報政策課で「スケジュール機能を使おう」と全庁に通知を出したことがあります。しかし、利用は定着せず、結局使ったのは情報政策課だけで、他の課は皆、ホワイトボードのままでした。それが、Garoonになってから、1週間先まで見ることができるようになったことと、所属する課全員のスケジュールが分かるようになったこともあり、全庁的に利用が進んでいます。

和田 トップページで情報を一覧で見られるようになったので、使い慣れると、とても便利です。スケジュールは皆の予定が分かるので、離席している場合もどこで何をしているのかがすぐに分かり、連絡も取りやすくなり、助かっています。

梅木 1回90分の操作研修を事前に行ったこともありますが、使い方に慣れないという声は上がっていません。使いやすさも評価されていると思います。

大分県商工労働部 情報政策課
システム開発第一班 主事
中村 慎吾氏

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今後の展望

部署を横断してのプロジェクト情報共有の推進

-今後、活用を進めたい情報共有方法がありましたら教えてください。

中村 すでに活用が始まっていますが、グループごとに情報共有ができる「スペース機能」の利用をさらに広げていきたいと考えています。これまでは特定の業務で使う場合、メッセージでやりとりしていましたが、件数が増えると探すのに時間がかかったり、埋もれてしまったりします。それに対して、スペース機能は所属ごとではなく、所属を横断した職員のグルーピングができます。メッセージと違ってやりとりが一過性で終わらず、議論を深めていくことができます。

武中 例えば、今マイナンバー制度の導入に向けて大きな取り組みが進んでいますが、関係する課の担当職員はすべて同じレベルで情報共有をしないと、業務を円滑に進めることができません。そうした時にスペース機能を使えば、部署を超えて課題を共有できるので、とても役立っています。 大分県電子県庁高度化指針で情報共有の取り組みを進める前から、ナレッジを集積するために、所属課の垣根を越えた横断的な情報共有が必要だと考えてきました。このような情報共有の取り組みはどんどん活用したいと考えています。

工藤 私もマイナンバーグループに参加していますが、参加メンバー全員が情報共有できるので、メンバーの意見がすぐ分かります。資料も最新版に更新されていき、効率的に業務を進めることができます。これまでは担当者を経由して資料が上がってきていたのが、メンバー登録すれば担当者を経由しなくても、必要な資料がすぐに見られるので、情報共有のスピードは確実に速くなったと思います。

梅木 職員の意識も変わってきました。常に情報共有をするんだという意識が高まってきているので、自分から情報を出すという抵抗感がなくなってくると思います。

和田 最初は戸惑っていた職員も情報をポータル上に上げるようになってきています。必要な情報をいっぺんに得られる効果は高いです。

-今後の展開をお聞かせください。

武中 人事課が産休、育休取得者のテレワークの仕組みづくりを進めています。産休取得者が自宅でもGaroonを見ることができるような態勢を整えました。今後、産休、育休取得職員のテレワークを積極的に進めていく考えです。

工藤 今後の大きな課題は、シームレスな情報共有をどれだけ進められるかです。政策を実現していく時に、特定の部署で決めていくという時代は終わりました。部署を横断した議論を支えるために、より使いやすい情報共有ツールを提供していきたいと考えています。