日工株式会社様

営業活動の効率化と部門横断の連携強化でお客様品質向上を実現した、100年老舗企業のクラウド活用術

1919年創業の日工株式会社様(以下、日工)は、道路工事などで利用される「アスファルトプラント(道路舗装合材の製造プラント)」や「生コンクリートプラント」を製造する老舗プラントメーカー。同社は、国産プラントとして初めて東名高速道路の建設に採用されるなどトップメーカーとして数々の実績を持つ。また、業界トップレベルの省エネ性能を持ち、その設置台数では国内シェア75%を占めるリーディングカンパニーだ。

そんな同社が、全社の業務改善のため約10年利用してきた他社グループウェアをリプレイスし、クラウド版エンタープライズグループウェア「Garoon on cybozu.com」(以下、「Garoon」)を導入。国内・海外の約700名規模のコミュニケーション基盤として活用をはじめた。従来のオンプレミス環境からクラウドを選択した理由と、その活用効果について、経営企画部 経営企画課 課長 金子和基 氏、情報センター センター長 小塩 諭樹氏、情報センター 櫻井 崇弘氏にお話をうかがった。

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導入前の課題

情報が集まらず、使われないシステムになっていたグループウェアを見直し、業務効率化を推進

国内19か所に営業拠点を持つ日工は、社員の半数以上が外出や出張中心の営業部門。しかし、ここ数年は、営業部門のメンバーが効率的に業務を進めにくい状況が課題として上がっていた。例えば、日々運用する稟議や申請書類は紙で運用されており、都度移動先のホテルやコンビニからFAXで手配する必要があるなど現場の負担は大きなものになっていた。また、オフィスに戻らなければ進められない事務作業も多くあり、「帰社後の夜型のパソコン作業」や「書類の発送負担」がネックとなって、長い時では、稟議申請から決裁に至る手続きに30日かかるなど業務スピードが滞ることも増えていたという。

一方、全社のシステムを一手に担う日工の情報センターにおいても、10年間使い続けている他社グループウェアの運用とメンテナンス負担の大きさに課題を感じていた。定期的なサーバー運用管理やバックアップ作業などの手間に加え、全社規模で利用するにはデータ容量が少ない仕様で、定期的なデータ削除作業が発生。その結果、社内の情報が集まらず、社員の利用頻度も下がり、肝心の情報共有基盤として有効活用できていない状況に陥っていた。
これらの状況を改善するために、システム見直しが必要だったと金子氏は語る。

「使い勝手の良いシステムにリニューアルすることで、営業部門とシステム部門両方の課題を解決できると考えました。そこで、2014年12月には、グループウェアリプレイスのための組織横断プロジェクトを結成し、検討を進めるに至りました。大きな目的は、営業部門が外出先からも仕事に取り組め事業効率を上げられること、稟議・決済業務のワークフロー化(電子化)で業務スピードを上げること、ペーパーレス化の推進によるISO140001に貢献することなどを挙げました。」(金子氏)

経営企画部 経営企画課 課長 金子和基氏

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導入の決め手

クラウドが大前提。営業活動の効率性を高める機能性を評価

グループウェアリプレイス検討を始めた日工が重視した要件は、「クラウド環境で利用できるグループウェア」であることだ。情報センター長の小塩氏は、限られたメンバーで効率的に活動していくためには、クラウド選択以外考えられなかったと語る。

「弊社はシステム専門の企業ではありませんので、システムの運用やメンテナンスもプロに任せていく方針です。特に、全社の情報基盤であるグループウェアは事業継承のためにも重要なツールで、BCP対策を兼ねたバックアップやセキュリティ面からもクラウドサービスを積極的に取り入れていくべきだと考えました。また、初期費用や構築期間もゼロで素早く運用をスタートできますし、日々のシステム運用負担がなく常に最新バージョンを利用できるメリットを考えると、コストメリットも大きく、クラウド選択以外は考えられませんでした。」(小塩氏)

製品選定時は、「Google Apps」、「IBM Notes」、「desknet's」など複数製品の情報収集を行ったという日工。そんな中で、「Garoon」導入の決め手は、クラウドメリットを享受できることはもちろん、機能性、使い勝手の観点でも同社の要件を満たしていたからだという。

「『Garoon』は当初掲げていたワークフロー機能や、外出先からも業務に取り組むためのモバイルインターフェースを満たしており、また、ユーザーにとって使いやすいことも大きな決め手となりました。グループウェアは、全社規模で利用する製品のため、ユーザーにとって使いやすい、覚えやすい、探しやすいことが重要です。実際、営業部門へのスマートフォン端末導入と合わせて全社運用をスタートしましたが、教育コスト、運用コストもほとんどかからず展開することができました。」(小塩氏)

情報センター センター長 小塩 諭樹氏

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導入効果

外出先からも快適に利用でき、営業効率が大幅改善。
決裁スピードは10倍、メンテナンス負担は75%減に

「Garoon」の本格運用をスタートした日工。社外からも業務に取り組める環境が整ったことや、稟議・決済業務をワークフロー利用に切り替えたことにより、導入効果は大きく、様々な効率化と業務のスピード化につながっている。

「とりわけ効果を感じているのは営業部門です。パソコンやスマートフォンさえあれば『Garoon』にアクセスできるため、外回り後に帰社する頻度が減りました。受注に必要な “契約報告書”の処理日数は、30日から3日に短縮される例もあるほどで、事業スピード全体が上がり、生産性も格段に上がっていることを実感しています。紙利用も減り、経費削減にもつながりました。」(金子氏)

日工の「ガルーン」トップ画面


「ガルーン」のトップ画面。画面上部のタブで業務別に情報を切り替えることができる。利用頻度の高い中央のスケジューラーは、日々の会議から部内の飲み会まで幅広い業務で利用され、イベントの出欠確認もスケジュール上で完結している。

外出先ではスマートフォンアプリ「サイボウズ KUNAI」を活用

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    「サイボウズ KUNAI」メイン画面
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    スケジュールの確認・登録画面
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    ワークフロー利用画面

ワークフロー(業務の電子化)で大幅な効率化を達成


外回り後の事務作業を大幅カット、申請にかかる期間は1/10に短縮、ペーパーレス化成功など、導入効果は多岐にわたる

積極的なワークフロー化(業務電子化)が成功の鍵


旅費精算書類のワークフロー化を進めるための協力依頼メール。

情報センターの大きな負担となっていた、システムメンテナンスもほぼなくなり快適に運用ができているという。

「日々のバックアップやパッチを当てる作業・サーバーを止めてのメンテナンスなどが不用になり、情報センターのメンテナンスにかける時間は、従来と比べて7割以上減らすことができました。また、アプリケーションごとに権限委譲ができるので、ワークフローの経費精算など一部業務は他部門にメンテナンスをお願いしています。会社全体でも業務が最適化され、効率的に運用できるようになりましたね。」(櫻井氏)

また、受注したプラントの管理業務に「スペース」機能を活用し、当初の想定以上に大きな成果を上げている。プラントは長期間のプロジェクトが多く、営業・設計・製造・工事など部門を超えて関係者間で協議が必要な場合も多々ある。このため、適宜関係者で情報共有していくことが重要なプロセスとなるが、従来のEメールでの情報共有では、積極的な情報交換がしにくい上情報整理も煩雑になっていた。

「今ではプロジェクト単位で、関係者が一同に情報共有できるスペースを立ち上げ、あらゆる情報を共有しています。手軽に作成でき、利便性も極めて高く、ユーザーからの反応も上々です。何より組織を横断した協力体制がとりやすくなったことで、お客様への対応レベルがあがり、顧客満足度を上げる上でも欠かせない機能になっています。」(小塩氏)

「スペース」上で案件の情報を共有し対応品質を高めている


ある案件の関係者52名が参加する「スペース」。より良い製品納品という目的を全員で共有しており、活発に情報交換が行われている。

「クラウド」が生産性向上とコスト削減に大きく貢献

情報センター 櫻井 崇弘氏

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今後の展望

クラウドを基盤にすえ、「次の100年を担う社員」にデータ残したい

このように様々な業務で効率化を進める日工は、2019年には創業100周年を迎える。今後は、クラウドを会社の標準にして、「次の100年を担う社員」へデータを継承しようとしている。

「『Garoon』の導入スピードの速さと、クラウドでデータがしっかりと守られている安心感はとても大きいもので、将来的には基幹システムも含めクラウドを当社の標準にしたいと考えています。今後入ってくる社員は古い紙の書類を見ることはありません。次の世代の社員たちのためにデータをクラウドに安全に残し、次の100年に繋いでいきたいと考えています。」(金子氏)

新たな成長、新たな100年に向けた取り組みは始まったばかりだ。